Как правильно вести книгу учета принятых и выданных денежных средств по форме КО-5

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Книгу учета денежных средств по форме КО-5 ведет старший кассир.
2. Она важна для контроля движения денег внутри компании.
3. Заполняется книга ежедневно, фиксируя выдачу и возврат денег.
4. Она состоит из титульного листа и табличной части с записью сумм.
5. Правильное заполнение помогает при проверках и инвентаризациях.

Кто и зачем заполняет книгу учета движения денежных средств по форме КО-5

Когда в компании есть несколько касс, тогда в штате организации находится несколько кассиров, один из которых назначается главным (старшим). Именно ему доверяется заполнение книги учета движения денег по форме КО-5. Процесс работы кассиров выстраивается следующим образом:

• определяется потребность в наличных деньгах для каждого подразделения. Документальное оформление этой части процедуры организация разрабатывает самостоятельно. В одной компании принято, что накануне кассир подразделения передает старшему служебную записку с необходимой суммой на следующий день. Другие организации устанавливают ежедневную фиксированную сумму. Все зависит от специфики деятельности юридического лица или ИП;
• в начале каждого рабочего дня главный (старший) кассир выдает деньги коллегам из обособленных подразделений и фиксирует факт передачи в книге учета принятых и выданных денежных средств по форме КО-5;
• в конце рабочего дня неиспользованный остаток передается в центральную кассу, что также находит отражение в книге учета движения денежных средств

Данная форма разработана постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.1998.

Советуем прочитать: как вести учет наличных денежных средств

Как выглядит книга учета по форме КО-5

Начну с того, что при открытии нового регистра по форме учета денег КО-5 ее надо пронумеровать, скрепить подписью руководителя (индивидуального предпринимателя) и заверить печатью, если она имеется. Бланк документа состоит из двух частей:

• титульный лист;
• табличная часть, которая является основным источником сведений.

Нередко при ведении регистра возникает вопрос: нужно ли дополнительно оформлять приходные и расходные ордеры или достаточно подписей, проставленных в книге учета принятых и выданных денег.

Может пригодиться: как заполнять ПКО и РКО

Бланк книги по форме КО-5:

Книга учета принятых и выданных денежных средств по форме КО-5

Порядок и правила заполнения книги учета принятых и выданных денежных средств

Заполнение титульного листа не вызывает затруднений. Здесь приводятся данные:

• наименование организации (ФИО предпринимателя с указанием статуса — ИП);
• ОКПО;
• год, в котором начинаются записи о выданных и полученных наличных деньгах;
• ФИО главного (старшего) кассира.

Табличная часть документа учета выданных и принятых денег состоит из двух листов: четные и нечетные страницы. Они заполняются по-разному.

Правила заполнения четных страниц

Эти листы содержат информацию о выданных из центральной кассы денег. На четных страницах книги движения учета принятых и выданных денежных средств КО-5 главный (старший) кассир построчно вносит информацию о выдачах:

• дата;
• остаток денег в центральной кассе на начало рабочего дня;
• сколько денег выдано каждому из сотрудников подотчетных касс;
• подпись кассира обособленного подразделения, получившего денежные средства;
• сумма денег, которые получил кассир в течение рабочей смены.

Правила заполнения нечетных страниц

Эти листы предназначены для внесения информации по возвращенным суммам. Старший кассир заполняет здесь сведения по возврату средств в центральную кассу построчно. Указываются:

• полученная сумма денежных средств;
• подпись старшего кассира;
• остаток средств на конец дня с учетом выданных и возвращенных денег.

В обязанность кассиров подразделений входит не только сдача остатка денежных средств, но и представление кассовых документов за день. Они подвергаются проверке и сравниваются с полученной и возвращенной суммами.

Надо знать: какие документы относятся к кассовым и как долго нужно их хранить

При ведении книги учета надо учитывать особенность, связанную с деньгами, которые предназначены для выдачи зарплаты. За эти деньги требуется отчитаться в срок, указанный в ведомости на выплату зарплаты. По депонированным суммам делается отметка.

Титульный лист Книги принятых и выданных денежных средств КО-5

Табличная часть Книги КО-5

Часто задаваемые вопросы по теме