Молодая сотрудница, недавно пришедшая в бухгалтерию на должность кассира, ошиблась в написании суммы в расходном кассовом ордере. Свою ошибку она исправила корректурным способом и выдала денежные средства. В конце дня бухгалтер, принявший отчёт и документы, заметил ее оплошность. Как нужно было поступить кассиру? Разбираемся, какими документами оформляется приход и расход денежных средств, в чем их различие и каковы требования к оформлению.
Коротко о главном: 5 пунктов
- ПКО и РКО — это документы для учета денег в кассе.
- ПКО используют, когда деньги приходят в кассу, а РКО — когда уходят.
- ПКО состоит из двух частей — ордера и квитанции, а РКО — из одной части.
- Операции обоими документами должны регистрироваться и не могут содержать ошибок.
- ИП на определенных режимах налогообложения могут не использовать ПКО и РКО.
Что такое ПКО и РКО
Приходный и расходный кассовые ордера относятся к основным документам, которыми оформляются кассовые операции. Этим занимаются главный бухгалтер, бухгалтер или другой работник (в том числе кассир), на которого обязанности возложены руководством.
Надо знать: что относится к первичным кассовым документам
Для учета операций по кассе применяются унифицированные формы первичной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.
Самыми важными из них являются:
- приходный кассовый ордер (ПКО) — форма КО-1;
- расходный кассовый ордер (РКО) — форма КО-2.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали порядок ведения кассовых операций, соблюдение кассовой дисциплины юрлицами и ИП. Используйте эти инструкции бесплатно.
Чем отличается ПКО от РКО
Приходный и расходный кассовые ордера отличаются разными предназначением и структурой:
«Приходником» оформляется операция по приему наличных денег в кассу организации, «расходник» служит основанием для их выдачи. ПКО и РКО составляются в момент совершения операции — поступления или выдачи денежных средств, обязательно регистрируются бухгалтерией до передачи в кассу в журнале регистрации приходных и расходных документов (ф. № КО-3).
Может пригодиться: как вести журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Исходя из предназначения каждого из ордеров, определена их структура.
ПКО состоит из 2 частей: кассового ордера и отрывной квитанции, которая заверяется печатью и выдается лицу, сдающему деньги в кассу. Она служит подтверждением совершенной операции.
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно
РКО имеет одну часть и выписывается на основании соответствующих документов: например, приказов, заявлений, платеж. ведомостей и т.д.
Какие операции оформляются при помощи ПКО и РКО
Организации в процессе своей деятельности взаимодействуют с другими экономическими субъектами. Наличные расчеты между ними регламентируются ЦБ в соответствии с Указаниями Банка от 09.12.2019 № 5348-У от 11.03.2014 № 3210-У. Кассовое обслуживание возложено на банки, которые контролируют соблюдение кассовой дисциплины.
Подлежат оформлению ПКО такие операции:
- оплата от покупателя;
- розничная выручка;
- возврат от подотчетного лица;
- возврат от поставщика;
- получение наличных в банке (на оплату труда, выплату пособий по ВН, премий, командировочных, представительских, хозяйственных расходов);
- получение займа от контрагента;
- получение кредита в банке;
- возвращение займа контрагентом;
- возврат займа работником.
Операции, которые сопровождаются оформлением РКО:
- оплата поставщику;
- возврат покупателю;
- выдача подотчетному лицу;
- выплата заработной платы по ведомостям;
- выплата заработной платы работнику;
- выплата сотруднику по договору подряда;
- взнос наличных в банк;
- возврат займа контрагенту;
- возврат кредита банку;
- выдача займа контрагенту;
- инкассация;
- выплата депонированной заработной платы;
- выдача займа работнику.
Оформление ПКО и РКО
К заполнению кассовых документов предъявляют особые требования. В них не допускаются исправления, а в случае совершения ошибочной операции документы переписывают.
Оформляются ПКО и РКО как на бумажном носителе, так и в электронном виде (п. 4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У):
- документы на бумажном носителе заполняются от руки или с применением тех. средств, предназначенных для обработки информации, включая ПК и ПО, и подписываются собственноручными подписями;
- документы в электрон. виде оформляются с применением технических средств и подписываются ЭЦП с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного изменения.
При оформлении операции по приходу денег в ПКО указывают:
| Поле (графа) | Заполняется |
|---|---|
| Кассовый ордер | |
| Форма по ОКПО | Присвоенный код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций |
| Организация | Название организации, в кассу которой вносятся денежные средства |
| Структурное подразделение | Если оно есть |
| Номер документа | Ставится в хронологическом порядке, согласно журналу регистрации |
| Дата документа | Дата операции (формирования документа) |
| Дебет | Счета бухгалтерского учета в соответствии с видом операции |
| Кредит |
Код структурного подразделения — при наличии. Корр. счет, субсчет — счет бух. учета. Код аналитического учета, если используется |
| Сумма | Цифрами |
| Код целевого назначения | Если в организации утверждена система кодирования |
| Принято от | Наименование юридических лиц или ФИО физ. лиц, от которых поступили наличные денежные средства |
| Основание | Содержание операции (например, получено с расчетного счета, выручка от реализации товаров, возврат подотчетным лицом остатка неиспользованного аванса, возмещение причиненного материального ущерба и т.д.) |
| Сумма | Прописью |
| В том числе | Сумма НДС в составе полученной суммы или делают запись «без налога НДС» |
| Приложение | Названия и номера документов, на основании которых проведена кассовая операция и выписан ПКО (корешок денежного чека, договор, авансовый отчет и т.д.) |
| Главный бухгалтер | Подпись ответственного лица и ее расшифровка |
| Получил кассир | |
| Квитанция к ПКО дублирует содержание первой части и имеет особенность: на ней ставится печать организации в отведенном для нее месте (М.П). Сам ордер (первая часть ПКО) оформляется без печати. | |
Чтобы одни и те же ПКО не могли использоваться дважды, их гасят штампом или надписью «Получено» с указанием даты.
В РКО обязательные реквизиты и табличная часть заполняются аналогичным образом. Дальше поля заполняются так:
| Выдать | Наименование ЮЛ или ФИО лица, которым выдают нал. денежные средства по РКО, название и номер документа, на основании которых производят выдачу (наименование банка, подотчетное лицо и т.д.) |
|---|---|
| Основание | Содержание операции (сдача денежных ср-в на расчетный счет, выдача на командировочные расходы, выплата зарплаты) |
| Сумма | Прописью |
| Приложение | Документы, на основании которых произведена операция (например, квитанция от объявления на взнос наличными из банка, заявление на выдачу подотчет, платежная ведомость) и оформлен РКО |
| Руководитель организации | Подпись ответственного лица и ее расшифровка |
| Главный бухгалтер | |
| Получил | Получатель пишет в РКО сумму: рубли — прописью с заглавной буквы, копейки — цифрами. Незаполненная строка — прочерк |
| Подпись | Дата, подпись получателя |
| По | Документ, удостоверяющий личность (доверенность, если получает представитель) |
| Выдал кассир | Подпись |
Чтобы избежать повторного проведения операции и использования РКО, их гасят штампом или надписью «Оплачено».
Подробнее:
Часто задаваемые вопросы про РКО и ПКО
-
Что такое ПКО?
Приходный кассовый ордер (ПКО) — это документ, который применяется для оформления операций при поступлении наличных денежных средств в кассу.
-
Когда применяется РКО?
Применяется РКО при оформлении операций по выбытию наличных денежных средств из кассы.
-
Если операция по приходу или расходу денег оформлена с ошибками, то допускаются ли в ПКО и РКО исправления?
В ПКО и РКО исправления не допускаются.
-
Селихова Лариса
2024-05-20 07:43:20Для соблюдения кассовой дисциплины большое значение имеет правильное документальное оформление каждой кассовой операции. Приходные и расходные кассовые ордера подтверждают движение денег по кассе: если их нет или они оформлены неправильно, то будет затруднительно установить фактическое наличие денежных средств в организации.
