Учет наличных денежных средств

Навигация

Учет наличных денежных средств обычно называют кассовым, потому что все операции, связанные с наличностью, не только осуществляются в помещении, называемом «касса», но и проводятся по счету 50 «касса» в плане счетов. Правда, если организация реализует товары, услуги или работы в розницу, наличность может находиться в торговых точках, но ее тоже нужно складывать в кассу — специальный контрольный аппарат, выбивающий чеки покупателям. Кто может работать с наличными деньгами, как вести их учет и какие нужны документы?

План счетов

Учет движения денежных средств в наличном варианте осуществляется по счету 50 «касса» в плане счетов бухучета. Этот счет является активным синтетическим и к нему обычно открывают субсчета, показывающие движение наличных денежных средств в разрезе:

• 50-1 «Касса организации» — для отражения операций с наличными непосредственно по кассе организации (выдача денег на хознужды, командировочные расходы и т. д.);
• 50-2 «Операционная касса» — для отражения операций с наличными, осуществляемых в обособленных подразделениях и участках предприятия (в магазинах, кафе, киосках и т. п.);
• 50-3 «Денежные документы» — для отражения операций с бланками строгой отчетности, а также прочими ценными бумагами (марками, путевками, векселями и т. д.);
• других субсчетов, при необходимости.

По каждому из субсчетов необходимо вести аналитику в разрезе движения по каждому отделу.

Уполномоченный работник

Заниматься движением наличных денежных средств и его учетом должен уполномоченный специалист: кассир или бухгалтер, который является материально-ответственным лицом и проводит все операции с первичными документами и занесением данных в регистры. С работником организация заключает договор о полной финансовой ответственности. Однако на многих первичных расходных документах также должна стоять подпись главного бухгалтера, который напрямую контролирует оборот наличности.

Кассовый лимит

Законодательно предусмотрено, что для всех организаций, которые имеют кассу и осуществляют налично-денежные расчеты, независимо от их организационно-правовой формы и сферы деятельности, банк должен установить кассовый лимит. Это остаток денег, который можно хранить, не сдавая в банк. Организация не имеет права выходить за пределы этого лимита.

Учетные документы

Учет денежных средств кратко осуществляется на основе первичных документов — расходных и приходных кассовых ордеров в регистрах бухучета. Ордера может выписывать уполномоченный бухгалтер или кассир. Первичка имеет ряд обязательных реквизитов:

• наименование организации и ее реквизиты;
• номер;
• дата составления;
• сумма операции;
• назначение операции;
• Ф.И.О. и подпись уполномоченного за прием, выдачу денег лица.

Приход наличных денег в кассу оформляется приходным ордером, а выдача — расходным. Получатель денег должен собственноручно написать, сколько наличных денег получил, и подписаться. Ордера регистрируются в специальном журнале, где им присваиваются порядковые номера.

Для массовых выплат сотрудникам (зарплата, премии, аванс и т. п.) применяется платежная ведомость. В ней пишется список фамилий и инициалов получателей и причитающиеся им суммы. Напротив каждой суммы ставится подпись в ее получении. На основании ведомости все равно оформляется сводный расходный ордер, к которому она прикладывается.

Кроме того, обязательным является ведение кассовой книги. В этом регистре фиксируются все движения наличности за каждый день и выводится остаток средств на следующий день. Книга заполняется в двух экземплярах: один лист остается в ней, второй (отрывной) подлежит сдаче в бухгалтерию вместе с первичными документами за день. Никаких исправлений в самой книге, а тем более в первичных кассовых документах не допускается.

Бухучет наличности

Информацию о поступлении наличных средств в организацию бухгалтер отражает по дебету счета 50, а расходование — по кредиту. В рамках одного договора коммерческая организация имеет право принять от контрагента не более 100 000 рублей. При этом необходимо применять контрольно-кассовую технику (ККТ) с функцией передачи данных онлайн, которая выдает фискальные чеки. Неприменение ККТ грозит серьезными штрафами.

Для синтетического учета применяется журнал-ордер по счету 50 и главная книга, аналитику бухгалтер ведет по каждому подразделению отдельно в специальных регистрах. Сальдо (остаток) необходимо выводить не реже одного раза в месяц. Данные по учету должны корреспондироваться с другими счетами.