Делопроизводство
Делопроизводство — это система документационного обеспечения управления организацией. Включает создание, обработку, хранение, учет документов. Требует соблюдения стандартов и правил оформления
Здесь собрано всё о работе с документами в организации: как наладить делопроизводство и назначить за него ответственного, какие журналы вести, сколько хранить документы и как передавать их в архив и уничтожать, как перейти на электронный документооборот и что делать, когда документы запрашивают или изымают проверяющие.
Первые разделы идут по пути документа: оформление, регистрация, хранение, архив; дальше — электронный документооборот, проверки и отдельные виды документов.
Как наладить делопроизводство в компании
Раздел о том, кто в компании отвечает за документы, какими приказами это закрепляют и как держать в порядке организационно-распорядительные документы.
Неправильный состав реквизитов и разнобой в формах тормозят работу компании, поэтому организационно-распорядительные документы оформляют по единым правилам.
Через делопроизводителя идёт почти весь документооборот организации, а его трудовые функции закрепляют в должностной инструкции.
Ответственного за делопроизводство назначают официально — приказом по основной деятельности.
Инструкция по делопроизводству не обязательна, но её принимают почти везде и утверждают приказом руководителя.
Поручение руководителя по документу оформляют резолюцией — как её проставить.
После переименования организации кадровику приходится обновлять название в кадровых документах.
Полезные разделы:
Регистрация и журналы учёта
Раздел о том, какие журналы организация ведёт по закону, а какие по собственному решению, и как их заполнять.
Закон не обязывает вести журнал входящей корреспонденции, но большинство организаций его ведут.
Форма журнала учёта рабочего времени произвольная: в нём отмечают приход и уход сотрудников, время и причины отсутствия.
Сроки хранения документов
Срок хранения зависит от вида документа. Общие сроки берут из перечня типовых управленческих архивных документов Росархива, который действует с 2020 года; для бухгалтерских документов и закупок есть свои правила в законах.
Бухгалтерские документы хранят в сроки из статьи 29 закона № 402-ФЗ, а за нарушение порядка хранения есть санкции — сроки по видам документов.
Журналы по охране труда хранят от 1 года до 75 лет, а некоторые документы оставляют в архиве навсегда — что сколько хранить.
Сколько лет хранить личное дело сотрудника, зависит от того, когда по нему закончено делопроизводство.
Для входящих и исходящих писем сроки хранения разные и зависят от вида документа.
Документы о закупках хранят по сроку, который установлен законом о закупках, — сколько именно.
Сроки хранения, которые компания применяет у себя, закрепляют приказом руководителя.
Архив и уничтожение документов
Когда дела закрыты, их либо готовят к архивному хранению, либо, если срок истёк, уничтожают. Порядок одинаков для большинства организаций:
- Провести экспертизу ценности документов и отобрать дела для хранения и к уничтожению.
- Оформить дела длительного хранения и составить к каждому лист-заверитель.
- Передать кадровые документы в архив.
- Уничтожить документы с истёкшим сроком хранения и оформить это документами — способы и оформление.
Рецептурные бланки аптека не вправе просто выбросить: их хранят положенный срок, а уничтожение оформляют документами — порядок для аптеки.
Электронный документооборот
ЭДО не обязателен, но ускоряет обмен документами внутри компании и с контрагентами. Раздел о том, как его внедрить, чем подписывать электронные документы и как вести в электронном виде кадровые документы.
Система ЭДО и подпись
Внедрение электронного документооборота автоматизирует обмен информацией в компании — как организовать переход.
Подписать документ электронной подписью можно без распечатки и собственноручной подписи.
Электронную подпись физлица, ИП или директора организации можно отозвать — порядок отзыва.
Уничтожение ключей электронной подписи оформляют отдельным актом.
УПД нельзя подписывать факсимиле, а на других учётных документах штампованная подпись допустима не везде.
Кадровые документы в электронном виде
Трудовой договор в электронной форме заключают в компаниях, которые перешли на кадровый ЭДО.
Многие компании отказываются от бумажных расчётных листков, но электронную выдачу листков нужно правильно оформить.
Сведения в Социальный фонд работодатель отправляет через систему СЭДО.
Регистрация, архив и споры
Входящие и исходящие документы регистрируют в программе 1С:Документооборот.
Для электронного архива документов выбирают отдельную систему хранения.
Электронная переписка может стать доказательством в суде.
Запросы, проверки и изъятие документов
Раздел о том, как отвечать на запросы информации, вести учёт проверок и что делать, если документы изымают.
Чёткого перечня органов, которые вправе изымать документы, нет, поэтому важно знать основания изъятия и роль акта об изъятии.
Вести журнал учёта проверок юрлицо не обязано, но записи в нём помогают защитить свои интересы.
На запрос о предоставлении информации организация готовит письменный ответ.
Отдельные правила действуют, когда информацию запрашивает полиция.
Виды документов
Раздел о документах, которые организация составляет и получает каждый день.
О начале отпуска сотрудника уведомляют заранее, под подпись — образец уведомления.
Прежде чем наказать сотрудника, работодатель запрашивает у него объяснительную записку.
- записки
- письма
- акты
- протоколы
- справки
- заявления
- уведомления работнику
- претензии
- ходатайства
- удостоверения
- платёжные поручения
Делопроизводство
51
Обзоры по теме
Колонки по теме
229
833
212
534
543
570
293
622
696
657
1.4к
301
