Опись имущества в кабинете — это документированный перечень имущественных ценностей, расположенных в определенном служебном помещении.
Коротко о главном: 5 пунктов
- Опись имущества помогает следить за вещами в офисе.
- Она нужна, чтобы проверять, что в кабинете есть и в каком оно состоянии.
- Опись делают по специальному бланку, который можно разработать самим.
- В таблице записывают название предметов, их количество и состояние.
- Эти документы нужно обновлять каждый год и хранить бессрочно.
Зачем нужна опись имущества
Рабочий процесс невозможен без использования имущественных активов. Даже если учреждение мало или в нем числится всего один сотрудник, во время работы обязательно будут применяться товарно-материальные ценности — мебель, компьютер и комплектующие, канцелярские товары.
Ревизия ценностей, находящихся в рабочем помещении, может понадобиться для различных целей:
- для проверки наличия и состояния используемого имущества;
- в рамках инвентаризации, которая проводится во всем учреждении;
- при реализации конкретных активов из кабинета по договору купли-продажи.
В результате осмотра составляется специальный документ — опись имущества в кабинете. Инвентаризация включает в себя процедуру анализа инвентарных описей имущества в конкретном помещении.
Опись, составленная по итогам осмотра, представляет собой акт, включающий сведения о наличии и текущем эксплуатационном состоянии используемых в офисе активов.
При проведении ревизии ответственные сотрудники, назначенные приказом, включают в специальный акт данные обо всех предметах и их количестве в кабинете. Отражаются и компьютеры, и мебель, и бытовая техника.
Какой бланк использовать
Формальный вид актуализирующего документа не унифицирован и не закреплен действующим законодательством. Поэтому каждая организация вправе разработать и использовать собственный бланк, в который можно включать сведения в соответствии с организационными потребностями и отраслевой спецификой каждого конкретного предприятия. Главное — закрепить форму акта в учетной политике и иных локальных нормативах учреждения.
Допускается использовать и унифицированную форму, которая применяется при инвентаризации основных средств, — вторую страницу формы ИНВ-1. При выборе этого бланка помните, что две последние колонки должен заполнить сотрудник бухгалтерии. В этих графах указывается количество и стоимость активов по бухгалтерскому учету.
Наиболее простой вариант обработать информацию по ревизии — опись в виде таблицы, в которой перечисляются имущественные ценности, их количество и техническое состояние.
Как правильно составить
Имущественная опись формируется с соблюдением ряда правил:
- Указываем название документа и наименование объекта ревизии — офис, кабинет или служебное помещение.
- Вносим дату проверки.
- Прописываем номер объекта (кабинета или комнаты). При необходимости можно отразить адрес офисного здания.
- Составляем табличную часть. Рекомендуется добавить колонки: номер по порядку, название предмета, его характеристики, запись о текущем состоянии в следующем виде: отличное, хорошее, удовлетворительное, неудовлетворительное.
- При необходимости в конце таблицы отражаем важные дополнения о процедуре и об объектах.
Можно использовать такой образец описи кабинета.
| № п/п | Наименование имущества | Количество | Состояние имущества |
|---|---|---|---|
| 1 | Доска классная | 1 | Хорошее |
| 2 | Жалюзи | 4 | Хорошее |
| 3 | Подставка ТСО | 1 | Хорошее |
| 4 | Полка для книг | 5 | Хорошее |
| 5 | Стол 1-тумбовый | 1 | Хорошее |
Подлинность сведений необходимо подтвердить подписями ответственных лиц. Акт подписывают сотрудник, который провел ревизию и составил документ, работник, который непосредственно трудится в помещении. В конце проставляется дата и виза владельца имущества.
При составлении акта необходимо учесть еще одно правило: для прозрачности проверка должна проводиться в присутствии сотрудника, работающего в этом кабинете, или иного работника при отсутствии хозяина на рабочем месте.
Где хранить
Правила хранения бланков ревизии каждое учреждение определяет самостоятельно, в соответствии с порядком и номенклатурой, действующей в организации.
Документация по инвентаризации движимого имущества и ТМЦ хранится в организации в течение пяти лет, а документы и описи инвентаризаций активов и обязательств должны храниться в учреждении бессрочно (ст. 427 Перечня из Приказа Минкультуры № 558 от 25.08.2010, ч. 1 ст. 29 402-ФЗ от 06.12.2011). Срок отсчитывается, начиная с 1 января года, следующего за проведением проверки и составлением регистров.
Как часто обновлять опись
Ревизия проводится ежегодно, но по усмотрению руководства допускаются внеочередные проверки. Количество инвентаризаций, их дата и состав проверяемого имущества определяет руководитель учреждения.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
