Оборотно-сальдовая ведомость в бухгалтерском учете

Что такое оборотно-сальдовая ведомость

Действительно, что же это? Найти официальное определение невозможно. Сгенерируем его из теории и практики бухучета. Итак, оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) — это регистр бухучета, сформированный в виде таблицы, содержащий информацию об остатках и оборотах по всем или по какому-либо одному счету за заданный период.

Для сведения: что такое регистры бухгалтерского учета

Что можно узнать из этой ведомости

ОСВ — это кладезь обобщающей информации. Задав анализируемый период, увидим:

• входящее сальдо;
• дебетовые и кредитовые обороты;
• сальдо на конец периода.

И все это с нужной детализацией по аналитическим статьям.

Чтобы говорить подробнее и полнее, необходимо разложить по полочкам возможные варианты ОСВ.

Виды оборотно-сальдовых ведомостей

ОСВ формируются:

• по всем счетам, используемым в учете предприятия (полная);
• по выбранному счету;
• по выбранному субсчету.

Полная развернутая (с детализацией по субсчетам) оборотка — это фактически готовый баланс предприятия за заданный период. Ее используют при подготовке к отчетности, выверяя результаты, контролируя обороты. В этом регистре бухгалтер видит сразу и бухгалтерский баланс, и отчет о прибылях и убытках, и отчет о движении денежных средств.

ОСВ по счету обращается к остаткам и оборотам конкретного счета. В «свернутом» виде это сальдо и обороты по объектам, учитываемым на счете, будь это основные средства, материалы, контрагенты, финансовые вложения или что-либо еще.

ОСВ по субсчету — более детальная оборотка, «разворачивающая» показатели объекта.

Пример

В оборотке по счету 60 бухгалтер видит такую картину по Поставщику № 1:

То есть сальдо по поставщику равно нулю и, вроде, все отлично: заплатили, получили, все довольны.

Но! Разворачиваем ОСВ по субсчетам, а там:

Оказывается, есть сальдо, причем и дебетовое, и кредитовое. Как так получилось? Очень просто — ошибка в аналитике: оплата проведена на один договор, а поступление материалов — на другой.

В нашем примере свернутое сальдо по контрагенту равно нулю, однако в балансе будут отражены остатки по субсчету 60.01 в пассиве, и по субсчету 60.02 в активе.

Подробнее: счет 60 бухгалтерского учета

Форма и состав оборотно-сальдовых ведомостей

Форма ОСВ самая удобная — таблица. Ее состав практически одинаков в любой бухгалтерской программе: сальдо — обороты — сальдо. А вот наполнение зависит от заданных настроек программы.

Очень важно настроить аналитические статьи учета так, чтобы на выходе бухгалтер видел объективную картину, учитывающую особенности работы конкретного предприятия.

Например, аналитику по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» можно развернуть не только по контрагентам и договорам, но и по ведущим менеджерам, центрам формирования затрат и т. п.

Таким образом, в составе ОСВ наличествуют данные и синтетического, и аналитического учетов.

Как составить оборотно-сальдовую ведомость

Надеемся, что ручное заполнение обороток кануло в лету и никто уже не листает ведомости формата А3.

ОСВ формируются автоматически, анализируя данные проведенных первичных документов, бухгалтерских справок и т. п.

Образец оформления оборотно-сальдовой ведомости

Приведем пример правильно заполненной ведомости по счету 60:

Здесь сальдо по счету 60 разворачиваем по субсчетам:

При таком оформлении ОСВ в балансе будут отражены верные данные.

Обязана ли организация предоставлять ОСВ по требованию ФНС

Налоговые инспекторы довольно любопытные ребята. При проверках — камеральных, выездных, встречных, при проведении мероприятий налогового контроля — частенько хотят увидеть не только первичные документы, но и регистры учета. Причем как налогового, так и бухгалтерского.

Однако при проведении камеральной проверки налоговый инспектор ограничен требованиями законодательства, о чем сама ФНС сообщает на своем сайте:

Истребование документов, в соответствии со ст. 93 НК, является одним из инструментов проведения проверки выездной. Если документы не предоставлены, то налоговые инспекторы перейдут к их выемке — процедура не самая приятная, а главное, что ни сотрудники, ни руководство проверяемого предприятия повлиять на состав выемки уже не могут, так что туда и учетные регистры вполне могут попасть.

Можно досконально разобраться в тонкостях статей 88 и 93 НК РФ, где речь идет о праве налоговой инспекции потребовать документы и обязанности налогоплательщика их предоставить. Но мы оставим это юристам, у бухгалтера и своих дел хватает.

Одни предприятия предоставляют по запросу все и даже больше, заполняют таблички, распечатывают учетные регистры, пишут различные справки и пояснения.

Другие тщательно подбирают исключительно первичные документы и готовы в суде отстаивать свою правоту.

Скажем лишь, что единого мнения ни у плательщиков, ни даже у судов по этому поводу нет. Зато у ФНС мнение твердое и неколебимое — предоставить все, что запросили, и без лишних вопросов.

Как поступить — решать вам в каждом конкретном случае. Ссориться с налоговой службой, конечно же, не резон. Но и на поводу у инспектора тоже идти не стоит. Руководствуемся законодательством и здравым смыслом. Впрочем, как всегда.

Полезно знать: как планируются выездные налоговые проверки

• Дорофеева Ирина
  2023-05-10 14:20:43
  Из личного опыта:
  - при камеральной проверке достаточно направить пояснения либо уточненную декларацию;
  - в иных случаях (мероприятия налогового контроля, встречка, выездная) предоставляю учетные регистры, только если в запросе это прямо указано. Регистры по запросу всегда формирую в виде выписок и строго по теме проверки.
  Если такой формулировки нет (это чаще всего), значит ограничиваюсь пояснениями.
• А.О.
  2023-06-15 10:43:50
  Что делать, если организация не предоставляет ведомость, несмотря на требование ФНС? Какие могут быть последствия для организации?
• Зам.
  2023-06-20 12:20:55
  Обязаны ли мы предоставлять ОСВ по требованию налогового органа?
• Бульдо
  2023-06-21 13:46:45
  А давно ли оборотно-сальдовая ведомость стала единственным документом, который позволяет узнать о финансовом состоянии организации? Вообще-то кроме нее, есть и другие отчеты, такие как баланс и отчет о прибылях и убытках, которые также дают полную картину о финансовом положении компании. Забавные вы.
• Марлен Иванович
  2023-06-22 09:47:45
  Подскажите пожалуйста, я же правильно поняла, что оборотно-сальдовая ведомость может быть составлена не только по итогам года, но и по любому другому периоду времени?