Как присваиваются инвентарные номера

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Инвентарный номер — это уникальный код для объектов в компании.
2. Он помогает следить за вещами и знать, где они находятся.
3. Номера дают разным предметам, например, машинам, мебели и даже зданиям.
4. Присваивают их, чтобы не запутаться и легче проводить проверки.
5. Номера пишет комиссия, и их фиксируют в специальных книгах.

Инвентарный номер (инв. №)— это уникальный идентификационный знак, который присваивается объекту учета в организации, учреждении или у частного предпринимателя для систематизации активов, отслеживания и контроля за движением имущества. Такие объекты могут включать в себя:

• основные средства, такие, как машины и оборудование и пр;
• мебель, компьютерную технику;
• ценные предметы, такие, как произведения искусства, книги в библиотеках и документы в архивах.

Инв. № присваивается однократно при поступлении объекта и внесении в учетные документы, после чего он фиксируется в инвентарных книгах, в бухгалтерских программах учета. Для сравнения в ходе контрольных мероприятий он наносится на сам предмет в виде наклейки или иной маркировки.

Использование инв. № обеспечивает точность и порядок в бухгалтерском и складском учете, позволяет оперативно получать информацию о состоянии и местоположении активов, а также важно для проведения инвентаризации и управления имуществом.

Советуем ознакомиться: как провести и оформить инвентаризацию

Как присваиваются инвентарные номера

Для придания статуса объекту необходимо придать индивидуальность. Если, например, в компанию поступает несколько станков с одинаковыми характеристиками и схожим внешним видом, то легко обмануть инвентаризационную комиссию, предоставив для сверки один и тот же станок. Когда присваивается инв. №, то такой способ обмана можно исключить. Номера даются не только станкам и оборудованию, а также:

• зданиям и сооружениям;
• нематериальным активам;
• природным объектам: водоемам, земельным участкам, иному.

При постановке на учет надо учитывать требования, предъявляемые к нумерации:

• отсутствие дублирования;
• соблюдение порядка нумерации.

Процесс принятия на учет объекта производится в присутствии комиссии, которая часто участвует в инвентаризации. Название объекта и нумерация фиксируются в специальном журнале, форму которого разрабатывает компания.

Как присвоить инвентарный номер основному средству

Учет основных средств ведется по правилам ФСБУ 6/2020. К ним относятся объекты, которые служат не менее года. Если объект состоит из нескольких частей, которые имеют разный срок полезного использования и учитываются отдельно, то каждой из них присваивается отдельный инв. №.

Читайте: как работать с ФСБУ 6/2020 «Основные средства»

Он сохраняется за объектом на весь период его нахождения в организации и указывается в первичных документах: в акте ОС-1, в инвентарной карточке ОС-6 и т.д.

В акте приема-передачи основного средства указывается его инвентарный номер

Может пригодиться:

• как заполнить форму ОС-1;
• как заполнить инвентарную карточку ОС-6.

Когда основное средство выбывает, его номер не рекомендуется присваивать новым ОС в течение 5 лет по окончании года выбытия.

Четких законодательных норм к порядку установления инвентарных номеров не утверждено. Каждая компания самостоятельно разрабатывает регламент, как именно она будет присваивать инв. № объектам ОС.

1. Выбор варианта нумерации. Самый простой вариант — сплошная нумерация: 1, 2, 3 и т.д. — например, объекты в цехе номер 1 имеют префикс «Ц1». К префиксу прибавляется «001, 002, 003…». В результате получается: «Ц1-001». Другой вариант — присвоение префикса по году ввода в эксплуатацию: «2025 — 001» и т.д.
2. Выбор способа нанесения номеров — краской, с использованием бирок, иной способ.
3. Назначение комиссии. В ее составе должны быть технические специалисты, работники бухгалтерии.

Данные записываются в журнал регистрации, который хранится в бухгалтерии.

Номенклатурный номер и инвентарный номер: в чем разница

Эти понятия похожи по назначению. Их цель — идентификация и помощь в ведении учета материальных активов и товаров в различной документации и по факту.

1. Номенклатурный №— это уникальный идентификатор, присваиваемый товару, запчастям, изделиям, полуфабрикатам в номенклатурном списке организации. Этот номер используется для стандартизации и унификации классификации продукции и удобства работы с большим количеством разнообразных позиций. С его помощью легко идентифицировать продукт среди всех остальных, так как он содержит в себе информацию о типе, размере, особенностях товара и других его характеристиках. В советское время ОТК по этой нумерации определяло, кто допустил брак. Он важен при совершении госзакупок. Есть несколько стандартов по присваиванию этих номеров ГОСТ Р 51725.10-2014, Р 50.5.005-2002. Рекомендации по каталогизации, ГОСТ Р 51725.21-2014.
2. Инвентарный № — это также уникальный №, который присваивается конкретному экземпляру основного средства (оборудование, мебель, компьютеры и т.п.) для его идентификации в процессе инвентаризации и ведения бухгалтерского учета. Он позволяет отслеживать движение, состояние и отчетность по каждому активу внутри компании, фиксируется на инвентарной карточке и на самом предмете.

Основная разница между ними заключается в сфере применения: номенклатурный № относится к типу или категории товара, продукции, в то время как инв. № привязан к уникальному экземпляру актива. Также номенклатурный номер связан с производством и оборотом товаров, а инвентарный номер — с учетом и контролем за основными средствами в рамках одной организации.

Часто задаваемые вопросы по теме