Важно
Выпустили новые указания по заполнению формы № П-4 
Карточки учета материальных ценностей — это специальные формы учетной документации, предназначенные для отражения информации о движении товарно-материальных ценностей в организации. Бланк можно разработать самостоятельно или работать по унифицированным формам. Разберемся, как правильно составить учетную документацию.
Навигация
Какие бланки использовать в работе
Закон № 402-ФЗ «О бухучете» предусматривает право выбора экономическими субъектами форм первичной и учетной документации. Использовать унифицированные формы совсем не обязательно. Допустимо разработать собственные форматы либо доработать утвержденные документы. Например, дополнить унифицированные таблицы разделами и графами, необходимыми для детализации специфической информации о деятельности.
Каждая компания принимает решения самостоятельно. О том, по каким бланкам работать, нужно прописать в учетной политике. В противном случае у контролеров могут возникнуть вопросы по документальному оформлению бухучета.
Для систематизации сведений о товарно-материальных ценностях допустимо использовать унифицированный бланк М-17 «Карточка складского учета материалов». Формат бланка М-17 утвержден Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а.
Актуальный бланк: карточка складского учета М-17
Принципы заполнения
Составлением карточек учета должен заниматься работник, которому вменена такая обязанность Обязанности следует прописать в должностных инструкциях. Должностная инструкция не должна быть формальным документом, спрятанным глубоко в архивах: работник обязательно должен прочитать документ и поставить подпись, подтверждающую, что он согласен с формулировками.
Заполняйте учетную документацию, руководствуясь следующими требованиями:
- Бланки можно заполнять от руки или на компьютере. Допустимо использовать специализированные программы для ведения бухгалтерского учета.
- Печать организации на карточке не обязательна — она относится к внутренней документации.
- При обнаружении ошибок в форме вносятся исправления по общим правилам. Неверную запись зачеркивают тонкой линией. Рядом вписываются верные сведения. Запись заверяется подписью ответственного лица.
- Карточка составляется на один год. По окончании периода заполняется новый бланк.
Документы прошлых лет подлежат сдаче в архив на ответственное хранение. Срок хранения карточек учета — не менее 5 лет.
Пошаговая инструкция по заполнению
Разберемся, как заполнить карточку учета материалов. Пошаговая инструкция для бланка М-17 состоит из 5 шагов.
Шаг 1. Прописываем номер и дату составления документа.
Шаг 2. Указываем наименование организации, вписываем структурное подразделение.
Шаг 3. Заполняем табличную часть:
- столбец № 1 — структурное подразделение;
- столбец № 2 — вид экономической деятельности подразделения;
- столбец № 3 — номер склада;
- столбец № 4 и № 5 — конкретизирует место хранения материала.
Затем указываем характеристику объекта учета. Прописываем марку, сорт, профиль, размер и иные данные о ТМЦ. Вписываем номенклатурный номер, единицу измерения, стоимость, цену, норматив запасов, срок годности и полное наименование поставщика. При отсутствии сведений ставим прочерк.
Шаг 4. Следующая таблица М-17 — сведения о наличии драгоценных металлов или камней в учетном активе. Заполните соответствующие позиции таблицы при наличии соответствующей информации. Данные вносите согласно паспорту материального актива.
Шаг 5. Третья таблица отражает информацию о движении ТМЦ внутри организации. Заполняем сведения по столбцам:
- «Дата записи» — вписываем дату фактического перемещения товарно-материального актива;
- «Номер документа» — указываем номер первичного документа, на основании которого осуществляется движение ТМЦ;
- «Номер по порядку» — регистрируем порядковый номер операции;
- «От кого получено или кому отпущено» — вносим наименование организации или структурного подразделения предприятия;
- далее вписываем единицу выпуска ТМЦ;
- в столбцах «Приход», «Расход» и «Остаток» расписываем количество ТМЦ, которое было получено, передано или имеется в остатке на хранении. Записи фиксируются после каждой операции.
Последний столбец предназначен для подписи ответственного работника. Обязательно укажите дату проведения операции.
Заполненные карточки складского учета (образец М-17) подписывает материально-ответственное лицо. Вписывается его должность, Ф.И.О., дата подписания.
Карточка учета материалов М-17, образец заполнения
Исключения для бюджетников
Учреждения бюджетной сферы работают по иным правилам и нормативам. Государственные и муниципальные организации обязаны применять первичные учетные документы, утвержденные Приказом № 52н.
Карточки складского учета (бланк для бюджетников) имеют код по ОКУД 0504043. Применяются для отражения информации о товарах и материальных ценностях, хранящихся на складах учреждения. Форма предусматривает раскрытие сведений о типе ТМЦ, их месте нахождения (структурное подразделение), их учетной стоимости, поставщике и прочей детализации.
Первичный документ обязан заполнять ответственный сотрудник. Например бухгалтер, ответственный за учет ТМЦ в учреждении. Бланк удобно использовать при небольших объемах ценностей на хранении, так как для каждого актива придется завести отдельный лист карточки ТМЦ (карточка учета материальных ценностей).
