Важно
Выпустили новые указания по заполнению формы № П-4 
Законодательство уделяет существенное внимание контролю движения и учета наличных денег в бизнесе. Рассказываем, что собой представляет кассовая дисциплина, как ее можно нарушить и какая ответственность за нарушение кассовой дисциплины предусмотрена.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- Кассовая дисциплина нужна для правильной работы с наличными деньгами.
- Все предприятия, принимающие наличные, обязаны использовать онлайн-кассы.
- Есть лимит на количество денег, которые могут храниться в кассе, и его нельзя превышать.
- Нарушения кассовой дисциплины могут привести к штрафам для работников и компаний.
- Организацию могут проверить не только изнутри, но и государственные органы.
Понятие кассовой дисциплины
Правила ведения кассовых операций в организации закрепляют указания Центробанка России № 3210-У.
Нормативный документ предусматривает порядок работы с наличными денежными средствами. За любое отклонение от установленных требований предусмотрена ответственность за нарушение порядка ведения кассовых операций, но это не единственный норматив в работе с наличностью.
Все организации и ИП, которые принимают наличную оплату за оказанные услуги и работы или реализованный товар от физических лиц, обязаны применять онлайн-кассы. Работать без ККТ запрещено (закон № 54-ФЗ и закон № 290-ФЗ от 03.07.2016). Если компания или коммерсант проведет операцию «мимо кассы», то штрафов не избежать.
Советуем прочитать: правила работы с онлайн-кассами для ИП
Порядок организации кассы
Для соблюдения установленных норм достаточно выполнить пять ключевых шагов:
- Назначить ответственного работника за ведение кассовых операций. Ознакомьте сотрудника с положениями указания № 3210-У и закона № 54-ФЗ в последней редакции под подпись.
- Обеспечьте сохранность кассы и документации. Необходимо оборудовать кабинет сейфом, в котором храните деньги, ордера, кассовые книги и чековую книжку.
- Установите предельный лимит остатка наличности в кассе. Эта сумма вычисляется расчетным путем по приходу или выбытиям из кассы. Не допускайте превышение лимита на конец рабочей смены или дня, иначе гарантированы штрафные санкции за нарушение кассовой дисциплины. Излишки вносите на расчетный счет компании в банке. В дни зарплаты разрешен остаток больше лимита. Как часто пересматривать лимит, компания решает сама (п. 2 указания № 3210-У). Требование о расчете лимита остатка не касается малых и микропредприятий — они вправе хранить все наличные у себя.
- Все операции отражайте специальными кассовыми документами. На приходные операции выписывайте приходный ордер, на расход — расходный. Регистрируйте операции в кассовой книге. Если принимаете наличную оплату за товар, работы, услуги, то используйте онлайн-ККТ.
- Тратьте выручку только на разрешенные цели. Перечень одобренных затрат приведен в Указаниях Банка России от 09.12.2019 № 5348-У.
Может пригодиться: как вести кассовую книгу
Что понимается под нарушением кассовой дисциплины
Подконтрольные организации обязаны разбираться и понимать, за какие кассовые нарушения штрафуют и при каких условиях наказания недопустимы. Всего выделяют пять категорий нарушений дисциплины кассы, за которые предусмотрена административная ответственность:
| Суть нарушения | Пояснения |
|---|---|
| За расчет наличными сверх лимита | Если организация или ИП рассчиталась наличными деньгами в сумме более 100 000 рублей в рамках одного договора. Лимит расчетов наличными между юридическим и физическим лицом не установлен. |
| Нецелевое расходование наличной выручки | Если компания потратила наличную выручку на цели, не предусмотренные указаниями № 5348-У, то ей грозит штраф за нарушение нецелевого использования розничной выручки организации. |
| Превышение лимита кассы | Если в кассе организации на конец рабочего дня денег осталось больше, чем утвержден лимит остатка. Исключение: дни выплаты зарплаты, пособий и стипендий, прием наличных в выходные дни. |
| Неоприходование наличной выручки | Если поступившая в кассу выручка не оприходована в установленном порядке. То есть не оформлена кассовая документация (ПКО, фискальный чек или БСО). |
| Нарушение порядка ведения операционной онлайн-кассы | Если фирма допустила отклонение от правил ведения онлайн-касс по закону № 54-ФЗ. Например, не оприходовала покупку через онлайн-ККТ. |
В назначении мер административной ответственности предусмотрен срок исковой давности по нарушениям кассовой дисциплины — всего два месяца со дня совершения правонарушения.
Например, лимит остатка кассы превышен 09.08.2024. Штраф наложат на организацию, только если проступок выявят до 09.10.2024. Позже применять взыскание неправомерно.
Исключением являются длящиеся преступления. Это будет категория проступков в части нарушений положений закона № 54-ФЗ. Например, если организация длительное время не переходит на онлайн-кассу.
Виды наказаний за нарушения кассовой дисциплины
За проступки в части соблюдения дисциплины кассы нарушителя ждет административная ответственность. Часть 1 ст. 15.1 КоАП РФ и Письмо ФНС от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338 предусматривают следующие виды взысканий:
- предупреждение;
- штраф в отношении ответственного работника (руководителя или иного сотрудника организации);
- штраф в отношении компании-нарушителя.
В отношении нарушений в части соблюдения закона 54-ФЗ (ст. 14.5 КоАП РФ) наказания следующие:
- предупреждение;
- штраф на ответственное лицо;
- штраф на организацию;
- дисквалификация должностного лица;
- приостановка деятельности компании (срок до 90 дней).
Штрафы и наказания за нарушения кассовой дисциплины
Мы составили таблицу штрафов за нарушение дисциплины кассы. В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ нарушителей накажут:
| Суть нарушения | Штрафы для должностных лиц и ИП | Штрафы для юрлиц |
| Вот какие штрафы предусмотрены за нарушение кассовой дисциплины (указания 3210-У): | ||
|
От 4000 до 5000 рублей. Административный штраф заменяется предупреждением, если правонарушение совершено впервые (ч. 2, 3 ст. 3.4, ч. 1 ст. 4.1.1 КоАП РФ) |
От 40 000 до 50 000 рублей. Предупреждение, если правонарушение совершено впервые |
| Нарушение порядка ведения онлайн-касс (закон № 54-ФЗ): | ||
| Прием наличной выручки мимо онлайн-ККТ | От 25 до 50 % суммы расчета без ККТ, но не менее 10 000 руб. | От 75 до 100 % суммы расчета без ККТ, но не менее 30 000 руб. (п. 2 ст. 14.5 КоАП) |
| Повторное неприменение ККТ, если сумма выручки, проведенной мимо кассы, составила 1 миллион и более |
Дисквалификация должностного лица от года до двух лет. Для ИП — приостановка деятельности до 90 суток. |
Приостановление деятельности организации на срок до 90 суток (п. 3 ст. 14.5 КоАП РФ) |
| Онлайн-касса не отвечает установленным требованиям либо нарушен порядок применения ККТ | Предупреждение или штраф от 1500 до 3000 рублей | Предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 рублей (ст. 14.5 КоАП РФ, п. 15 ст. 7 закона № 290-ФЗ) |
| Документы, связанные с применением ККМ, не представлены в ФНС по запросу | ||
| Чек или БСО не выдан покупателю, в т.ч. в электронном виде | Предупреждение или административный штраф в размере 2000 руб. | Предупреждение или административный штраф в размере 10 000 руб. (п. 6 ст. 14.5 КоАП РФ) |
Исходя из практики, отмечу, что самые частые нарушения кассовой дисциплины, за которые контролирующие органы выставляют штрафы, — это невыдача чека покупателю и отказ от применения онлайн-кассы.
Подробнее:
Кто и как проверяет соответствие законодательству о порядке ведения кассовых операций
Законодательство предусматривает два вида контроля над соблюдением порядка ведения операций по кассе. Это внутренняя и внешняя формы контроля.
Внутренний контроль
На проведение ревизий внутреннего характера уполномочены штатные сотрудники организации. Например, главный бухгалтер или руководитель организации.
Порядок проведения проверки кассовой дисциплины, как и перечень уполномоченных лиц, закрепите в учетной политике учреждения. Либо издайте отдельный приказ. Учтите, что внезапная ревизия кассы проводится группой лиц. То есть специально созданной комиссией.
Проверку кассовой дисциплины в организации следует проводить и при смене кассира (работника, ответственного за прием и выдачу наличных, оформление документов). По результатам проверки составляется акт. Например, при проверке кассовой дисциплины в части проверки наличных денежных средств в кассе разрешено применять форму № КМ-9, утвержденную постановлением Госкомстата России № 132 от 25.12.1998, или разработать ее самостоятельно.
Пример оформления акта:
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно
Внешний контроль
Под внешним контролем кассы понимаются проверки и ревизии соблюдения кассовой дисциплины, которые осуществляются государственными органами, службами и ведомствами.
Представителей коммерческих структур уполномочена контролировать ФНС. Инспекция разрабатывает и утверждает специальные планы выездных налоговых проверок. В соответствии с планами выявляются риски от нарушений кассовой работы. ФНС вправе провести внеплановую ревизию проверки кассовой дисциплины. Учтите, что отсутствие компании в плане проверок ФНС не является гарантией того, что инспекторы не приедут с ревизией. Инспекция уполномочена назначить внеплановый контроль при наличии веских оснований и даже без них.
Вам будет полезно узнать: как проходит выездная налоговая проверка
Бюджетный сектор контролирует не только ФНС. Ревизии кассы вправе проводить:
- Счетная палата;
- ревизионный отдел финансового органа, в котором обслуживается учреждение;
- Министерство внутреннего финансового контроля;
- Министерство финансов;
- учредитель или профильное министерство и ведомство;
- органы прокуратуры и следственного комитета;
- иные представители госструктур.
Бюджетников на нарушения по кассовым операциям вправе проверять хоть каждый день, так велико число контролеров и ревизоров.
При инициации внешней проверки кассовой дисциплины контролер обязан предоставить:
- удостоверение контролера;
- распоряжение ведомства, инициировавшего контрольное мероприятие;
- план проведения ревизии;
- предмет проверки;
- сроки проведения контрольного мероприятия.
Как фиксируются нарушения кассовой дисциплины
Выявленные нарушения оформляют специальным актом. Иначе привлечь нарушителя к ответственности нельзя. Проверьте, все ли обязательные реквизиты отражены в акте про нарушения при проверке кассовых операций, к ним относят:
- наименование документа, дату составления, номер;
- наименование подконтрольной организации;
- членов комиссии (ФИО, должности) — для внутренней проверки;
- должность, ФИО ревизора, наименование ведомства — для внешней формы контроля;
- кассира или иное материально ответственное лицо (ФИО, должность);
- перечень ценностей в кассе на начало проведения ревизии (это не только наличность, но и марки, ценные бумаги, бланки строгой отчетности);
- сумму наличных денег и стоимость прочих ценностей по учетным данным;
- последние номера приходных и расходных ордеров (при наличии);
- детальное отражение факта и содержания нарушения.
Часто задаваемые вопросы по теме нарушений кассовой дисциплины
-
Каким документом регулируются правила ведения кассовых операций?
Правила регламентированы в указаниях Центробанка России № 3210-У.
-
Кто и как проверяет правильность ведения кассовых операций?
Есть 2 вида проверок: внутренние и внешние. Внутренний контроль проводится уполномоченными сотрудниками организации, а внешний осуществляется государственными органами, службами и ведомствами. Основной проверяющий орган — ФНС.
-
Что понимается под нарушением кассовой дисциплины?
К таким нарушениям относятся: расчет наличными сверх лимита, нецелевое расходование наличной выручки, превышение лимита кассы, неоприходование наличной выручки.
-
Какие штрафы грозят за нарушение кассовой дисциплины?
Штрафы для должностных лиц и ИП — от 4000 до 5000 рублей.
Штраф для юрлиц — от 40 000 до 50 000 рублей.
Штраф заменят на предупреждение, если правонарушение совершено впервые
-
В каком документе отражаются итоги проверки кассовой дисциплины?
Выявленные нарушения оформляют актом. Раскрываемую в документе информацию мы привели выше.
<Письмо> ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338
Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У
Федеральный закон от 03.07.2016 N 290-ФЗ
Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132
Указание Банка России от 09.12.2019 N 5348-У
Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ
Статья 2.4 КОАП РФ. Административная ответственность должностных лиц
Статья 3.4 КОАП РФ. Предупреждение
Статья 4.5 КОАП РФ. Давность привлечения к административной ответственности
Существует и другая позиция: при рассмотрении вопроса о возможности такой замены должны учитываться совершенные ранее иные административные правонарушения, в том числе не являющиеся однородными (п. 43 Обзора судебной практики Верховного Суда РФ № 4 (2018)).