Согласитесь, коллеги, одна из хлопотных задач бухгалтерии – собрать направленные контрагентам на подпись бумажные документы. К счастью, сервисы электронного документооборота позволяют значительно упростить и ускорить этот процесс. Тема нашей статьи – сервис ЭДО Контур.Диадок, его возможности, функциональность, варианты использования.
Навигация
Эта статья — часть цикла материалов о компьютерных программах и сервисах для бизнеса, преимущественно — российских разработках.
Наши авторы — реальные пользователи программ. Они честно делятся опытом, не скрывая ни плюсов, ни минусов.
Мы не получаем от разработчиков никаких материальных или нематериальных выгод. Наша задача — предоставить объективную информацию, чтобы вы могли выбрать подходящее решение.
В Диадоке налажен электронный документооборот с партнерами по бизнесу.
Дублирования на бумаге не требуется, поскольку прошедшие через ЭДО «Диадок» документы подписаны КЭП и имеют неоспоримую юридическую силу.
По результатам опросов пользователей различных сервисов ЭДО, Диадок уверенно занимает лидирующие позиции. У Контура гибкая ценовая политика, что позволяет подобрать подходящий вариант для любого предприятия — от небольших ИП до крупных производств.
Преимущества использования сервиса Контур.Диадок
Важным преимуществом Контур.Диадок является комплексный подход к запросам бизнеса. Здесь представлены все стадии электронного документооборота: от получения электронной подписи до редактирования договоров и проведения актов сверки. Практика показывает, что малый бизнес предпочитает работать в веб-версии, а крупным фирмам предлагается возможность интегрировать функции сервиса в учетную систему предприятия. В любом случае выбор варианта использования ЭДО «Контур.Диадок» — прерогатива заказчика независимо от размера его бизнеса.
Главные плюсы Контур.Диадок
Для плательщиков НДС Диадок предоставляет возможность отправлять и получать счета-фактуры в формате, предписанном налоговой службой. Это значительно упрощает взаимодействие не только с бизнес-партнерами, но и с ФНС.
Не надо беспокоиться и о том, что контрагент подпишет электронный документ недействительной подписью: Контур.Диадок проверяет актуальность КЭП и обязательно уведомит об ошибке.
Электронный документооборот через Контур.Диадок абсолютно безопасен, поскольку защищен надежным шифрованием, тогда как деловая переписка в различных почтовых сервисах и мессенджерах весьма уязвима.
Риск утраты бумажных документов весьма велик, особенно если документооборот достаточно объемен. Корреспонденция же, полученная через ЭДО «Контур.Диадок», хранится в электронном архиве и доступна в любое время по одному клику.
Электронный документооборот, реализованный в Контур.Диадок, позволяет отслеживать прохождение документа в реальном времени, проверяя изменение статуса. Каждый этап обработки фиксируется протоколом, в котором указываются реквизиты контрагентов, дата и время прохождения этапа, данные сертификатов КЭП подписантов.
Техническая поддержка сервиса ЭДО работает круглосуточно. Специалисты готовы ответить на вопросы пользователей в чате, по электронной почте или телефону.
Функциональные возможности сервиса Контур.Диадок
- Наличие шаблонов документов, подготовленных с учетом действующего законодательства и всегда актуальных. Есть возможность заполнить шаблон непосредственно в сервисе ЭДО, сохранить его, проверить, подписать КЭП и направить по назначению.
- Удобное хранение электронных документов, быстрый поиск необходимого письма, отчета, договора и т.п. при помощи настраиваемых фильтров.
- Настройка маршрутизации для компаний с большим документооборотом и наличием сети филиалов, обособленных подразделений и т.п. Сервис позволяет направлять документы на согласование, корректировку и подписание внутри компании и затем обеспечивает отправку проверенных и утвержденных электронных документов контрагентам.
- При необходимости с сервисом ЭДО «Контур.Диадок» смогут работать несколько сотрудников компании, например, представители кадровой службы, клиентского отдела, бухгалтерии и т.п. Ответственных по работе с ЭДО на каждом участке назначает руководитель организации.
- Контрагент использует ЭДО другого оператора? Это не создаст проблем ни пользователю, ни его партнерам. Для коммуницирования с бизнес-партнерами, использующими иные сервисы ЭДО, в Диадоке реализован роуминг, позволяющий пользователю не задумываться о том, с каким оператором электронного документооборота работает его контрагент. Диадок поддерживает автоматический роуминг с несколькими операторами ЭДО, так что пользователю не нужно подавать дополнительных заявок или производить специальные настройки. Достаточно просто пригласить контрагента к участию в электронном документообороте или ответить на его приглашение. На функциональности и скорости обработки документов в сервисе использование автороуминга никак не сказывается.
Сравнение версий в виде таблицы
Пользователи Диадока имеют возможность пользоваться как самыми востребованными, базовыми функциями, так и продвинутым функционалом, учитывающим специальные задачи и индивидуальные запросы бизнеса.
Работа с Контур.Диадок возможна в веб-версии или с помощью интеграции сервиса ЭДО в учетную программу предприятия, а бесплатное мобильное приложение позволяет работать с Диадоком с телефона.
Веб-версия подходит для тех пользователей, кому не нужна (или пока не нужна) интеграция в учетную систему. Устанавливать дополнительное ПО не нужно. Обмен электронными документами с партнерами пользователи начинают сразу после активации доступа.
Для интеграции с учетными системами существует несколько возможностей:
- Решение для SAR. Позволяет не только создавать, подписывать, отправлять и получать электронные документы, но и связывать их с внутренними документами SAR ERP.
- Для предприятий, работающих с программами семейства 1С, разработаны два модуля, каждый из которых позволяет организовать электронный документооборот непосредственно из 1С.
Стартовый модуль ЭДО рассчитан на работу с несколькими наиболее распространенными программами: «Бухгалтерия», «Управление нашей фирмой», «Розница» и «Управление торговлей». Модуль прекрасно справляется с задачами небольших фирм, но имеет некоторые ограничения:
- одновременная работа возможна только для двух пользователей;
- нельзя работать одновременно с несколькими документами;
- набор действий с документом ограничен согласованием, подписанием, аннулированием, отправкой, просмотром печатной формы и скачиванием.
Универсальный модуль называется так недаром: в его списке более 20 конфигураций 1С, а при необходимости есть возможность доработать его для взаимодействия с любой конфигурацией. Реализованы многопользовательский режим и настройка печатных форм, значительно расширены набор действий с документами и одновременная обработка нескольких документов.
- Коннектор. Это облачное решение, при котором ЭДО «Контур.Диадок» интегрируется с учетной системой без какого-либо вмешательства в ее конфигурацию. Интересен компаниям со сложным и большим документооборотом.
- API. Разработан для компаний, применяющих нестандартную учетную систему. API позволяет интегрировать только тот функционал Диадок, который нужен заказчику. Стандартных решений здесь нет, только индивидуальные разработки.
Решение |
Интеграция |
Начало работы |
Ограничения |
Особенности |
---|---|---|---|---|
Веб-версия |
Не требуется |
Сразу после активации доступа |
|
|
Решение для SAR |
Требуется |
После настройки интеграции |
Нет |
Позволяет связывать документы с внутренними документами SAR ERP |
Стартовый модуль для 1С |
|
|
||
Универсальный модуль для 1С |
Нет |
|
||
Коннектор |
Нет |
Не вмешивается в конфигурацию учетной системы |
||
API |
Нет |
Разрабатывается для нестандартных учетных систем |
Чего не хватает в Диадок? Что бы хотелось добавить?
Сервис, безусловно, удобный и полезный. К минусам, по отзывам пользователей и по личному опыту, отнесла бы не всегда корректную работу техподдержки.
Так, на сайте не указаны контактные телефоны технической службы, приходится их искать на просторах интернета. Чат со специалистами есть, но ответы в нем зачастую типовые, формальные. Можно заказать звонок, и специалист перезвонит (проверено), но не сразу. В это время вы уже ушли от компьютера, и полноценная помощь невозможна. Если же удается дозвониться (мне удалось), то вопрос решается намного быстрее.
Как начать пользоваться сервисом Контур.Диадок
Для начала определитесь, нужна ли вашему предприятию интеграция ЭДО в учетную систему. Если сомневаетесь, то закажите консультацию специалиста, заполнив форму на сайте https://kontur.ru/diadoc.
Начинаем с получения электронной подписи. Для работы с сервисом ЭДО «Диадок» понадобится квалифицированная подпись — КЭП руководителя организации. Если КЭП уже оформлена — отлично. Если же нет — оформить ее можно самостоятельно, посетив ФНС или офис любого из ее доверенных лиц. За оформлением КЭП удобно обратиться и к Контуру — он поможет получить сертификат подписи в налоговой службе.
Передавать токен с сертификатом КЭП сотрудникам нельзя. Чтобы работать в сервисе электронного документооборота, работники организации-пользователя получают свои ЭП как физические лица. Полномочия уполномоченного лица подтверждаются машиночитаемой доверенностью (МЧД). Эту заботу тоже удобно поручить Контуру.
Фирмам, заинтересованным в интеграции Контур.Диадок в свою учетную систему, после консультации со специалистом предстоит выбрать подходящий вариант.
Тем, кто решил обойтись без интеграции и работать в веб-версии, не нужна установка дополнительного ПО, но некоторая настройка компьютера может понадобиться. Сервис сам все подскажет (ссылки активны), но, если вы все же затрудняетесь произвести настройку самостоятельно, обращайтесь в техподдержку.
Я при первом входе так и сделала: до техподдержки дозвонилась через отдел продаж. Да, кстати, это готовый лайфхак — вот уж кто готов отвечать на каждый звонок, так это менеджер по продажам.
Технический специалист Контура подключился к моему рабочему компьютеру через AnyDesk, и через 5 минут — добро пожаловать в сервис.
Вход в Диадок возможен по:
- сертификату КЭП;
- логину и паролю;
- телефону;
- электронной почте.
Работа в Контур.Диадок по сертификату КЭП предоставляет пользователю полный набор прав, тогда как вход по логину, например, не предполагает возможности подписания электронных документов.
Руководитель предприятия работает в сервисе по сертификату КЭП, сотрудники — с личной подписью физического лица и МЧД.
Итак, начинаем работу с ЭДО «Контур.Диадок».
1 шаг — заполнение реквизитов организации
Если первый вход в Диадок осуществляется по сертификату КЭП, то ИНН и КПП организации автоматически заполняются данными из сертификата. Остальные реквизиты указывают самостоятельно в разделе «Настройки».
2 шаг — работа с контрагентами
Для взаимодействия с партнерами необходимо направить каждому приглашение к обмену электронными документами. Для этого в разделе «Контрагенты» перейдите на закладку «Поиск и приглашение» и в поисковой строке введите ИНН партнера. Допустимо искать и по наименованию, но учтите, что полученный в результате такого поиска список организаций может оказаться внушительным. Выберите нужную фирму и нажмите кнопку «Отправить приглашение». Если приглашение принято, то партнер появляется в списке «Ваши контрагенты».
Ваш партнер может и сам направить вам приглашение к электронному документообороту. Вам останется только принять его.
Обратите внимание на подсказки и помощь сервиса. Они частенько выручают.
3 шаг — работа с документами
Документы в Диадоке аккуратно разложены по папкам: входящие, исходящие, внутренние, черновики, удаленные.
Все полученные от контрагентов электронные документы автоматически попадают в папку «Входящие». Непрочитанные сообщения выделяются полужирным шрифтом.
Корреспонденцию, предназначенную для контрагентов, добавляют в сервис ЭДО несколькими способами:
- созданием формализованных документов (счет-фактура, УПД, накладная, акт) в редакторе сервиса;
- загрузкой файла с компьютера;
- загрузкой из учетной системы (необходима интеграция с системой).
Как созданные, так и полученные электронные документы можно отправить на согласование и подпись. Подробности работы с корреспонденцией вы найдете здесь:
Интерфейс Диадока интуитивно понятен, подсказок много, так что работа с ЭДО не вызывает сложностей у пользователей.
Тарифы и версии сервиса Контур.Диадок
Тарифы на использование сервиса зависят от выбора варианта:
Решение |
Годовая стоимость, руб. |
---|---|
Модуль для работы с 1С |
От 17 500 |
Интеграция: коннектор, API, SAR |
От 23 400 |
Годовые пакеты исходящих документов |
|
250 документов |
2290 |
600 |
4900 |
1200 |
9000 |
3000 |
21 600 |
Входящие документы не тарифицируются, подключение к сервису ЭДО бесплатное. Оплачиваются лишь выбранное решение интеграции и пакет исходящих документов. Работающие в веб-версии оплачивают только годовой пакет исходящих.
Часто задаваемые вопросы
-
Нужно ли приобретать ЭДО «Диадок» в дополнение к Контур.Экстерн?
Подключившись к Контур.Экстерн, вы получите доступ и к Диадоку. Дополнительные заявки и соглашения не понадобятся.
-
Как в Диадоке посмотреть все электронные документы, полученные от определенного поставщика?
Воспользуйтесь фильтром. Укажите в строке ИНН поставщика, сервис подберет полученные от него документы за всё время сотрудничества.
-
Как удостовериться, что входящий документ подписан актуальной подписью?
Диадок проверяет актуальность подписи и остановит подписание в случае ошибки. Получив подписанный электронный документ, вы можете быть абсолютно уверены в актуальности сертификата КЭП.
-
У фирмы появился новый директор. Будут ли в Диадоке доступны документы, полученные и отправленные ранее с КЭП предыдущего руководителя?
Да, будут, как только оформите КЭП нового директора.
-
Что делать, если нам не хватит оплаченного годового пакета исходящих документов?
Не волноваться. Сервис ЭДО «Диадок» предупредит вас об исчерпании лимита и предложит оплатить новый пакет.