Рейтинг@Mail.ru
195
Оставить комментарий Распечатать

Прошиваем трудовой договор правильно

Размер шрифта:

Нередко у кадровиков возникает вопрос, нужно ли прошивать трудовые договоры — все зависит от того, для каких целей он используется. Для внутреннего хранения ТК РФ не обязывает это делать. А если его надо отправить, например, в архив или суд, то придется соблюдать установленные требования. Рассказываем, в каких ситуациях необходимо прошить трудовой договор и как это сделать по всем правилам.

Прошивать ли трудовой договор

В ч. 1 ст. 67 Трудового кодекса РФ четко указано, как заключить трудовой договор (ТД):

  • в письменном виде;
  • в двух экземплярах (один выдают сотруднику, другой остается в организации);
  • на каждом варианте ставятся подписи руководства и работника.

Дополнительно на экземпляре, который остается у работодателя, сотрудник расписывается под отметкой о том, что он получил один экземпляр на руки. Других требований по оформлению ТД — о необходимости его сшивать, нумеровать, дополнительно заверять или ставить штампы — в законодательстве нет.

По теме: как нумеровать трудовые договоры

Но когда требуется отправить документы для регистрации или в контролирующие инстанции, то действует требование прошивать все документы. Среди ведомств, которые требуют прошитые документы, — Росархив, Федеральная налоговая служба, Социальный фонд, Центробанк, нотариальные конторы и иные официальные структуры.

Например, в Налоговом кодексе прописано, что если документы для проверки предоставляют на бумаге, на листах надо проставить номера и прошить по требованиям ФНС (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Для внутреннего хранения в кадровом производстве каждый решает самостоятельно, сшивать ли ТД. Но если в нем много страниц, то трудовой договор распечатывается и сшивается, чтобы защитить от потери, подделки, подмены листов. Если договор не прошит, то не всегда получится подтвердить принадлежность того или иного листа к конкретному документу, когда возникнет трудовой спор. Иногда ситуацию решают подписью на каждом листе, а не только в конце всего текста документа. Но это не поможет, если, например, один из листов потеряется.

Несмотря на то, что ТК РФ не требует прошивать ТД, на практике эту процедуру обязательно проводят, например, если составляют сразу и соглашение, и должностную инструкцию. В такой ситуации трудовой договор прошивается вместе с должностной инструкцией, нумеруют листы и заверяют последний лист. Такой способ станет защитой от недобросовестного сотрудника, который захочет сказать, что ему не давали ознакомиться с должностной инструкцией или в ней отличался текст.

ВАЖНО!
Поскольку требования прошивки ТД в законе нет, чтобы обезопасить себя от проблем, руководство компании вправе прописать это правило в локальном нормативном акте организации. Тогда его придется соблюдать (ст. 8 ТК РФ).

Дополнительно в ЛНА организации надо прописать и правило, где должны подшиваться трудовые договоры и допсоглашения к договору, — обычно их распределяют по специальным папкам, в которых хранятся личные дела.

Советуем прочитать: основы делопроизводства и документооборота для новичков

Действителен ли трудовой договор без прошивки

Если говорить о том, действителен ли ТД, если он не прошит, то вновь надо обратиться к ст. 67 ТК РФ. Если он заключен по всем требованиям закона, он обладает юридической силой, независимо от того, есть на нем прошивка или нет. Если даже правило о необходимости сшить трудовой договор утверждено во внутренних актах организации, после снятия прошивки с документа он сохранит правовой статус.

Аналогично принимать решение по поводу того, нужно ли трудовой договор с директором сшивать и заверять, предстоит работодателю самостоятельно. Закон такого правила не содержит. Следовательно, если такой сшивки нет, то он в любом варианте действителен, и санкции компании не грозят.

Правила прошивки трудового договора

Четких требований, как правильно сшить и подписать трудовой договор с работником, в законе нет. Есть общий порядок, прописанный в госстандартах ГОСТ Р 7.0.8-2013 и ГОСТ 7.0.97-2016.

ВАЖНО!
Если сшивка требуется для определенной госструктуры, например, для архива или налоговой, то используют НПА, утвержденные в конкретном ведомстве. Для направления документов в госархив ориентируются на правила, утвержденные в приложении № 20 к Приказу Росархива от 24.12.2020 № 199. Для отправки в ФНС примите на вооружение порядок, указанный в приложении № 18 к Приказу ФНС РФ от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@. Когда отправляете ТД в другие инстанции, узнайте, на какие правила ориентироваться.

Чтобы прошить ТД, сначала надо подготовить необходимые материалы — канцелярское шило или дырокол, иглу, специальные нити, дополнительно понадобятся ножницы и клей, чтобы приклеить заверительную надпись.

ВАЖНО!
Толщина нитей зависит от объема листов, которые требуется сшить. Если объем небольшой, как при обычном договоре, то подойдут стандартные нити (синтетические или хлопчатобумажные). Если стопка большая, то выбирают лавсановые ленты, бечевки и даже банковский шпагат.

Сначала надо освободить бумаги от ненужных деталей, например, если на них есть скрепки, булавки и т. д. Затем следует пронумеровать листы, обязательно арабскими цифрами. Перед стартом самой сшивки выравниваем стопку. Делаем проколы выбранным инструментом — удобнее всего дыроколом или шилом. Для тонких документов достаточно делать несколько отверстий — от 2 до 4, обычно три, соблюдая равные расстояния между ними. И приступаем к сшиванию.

Вот, например, как выглядит стандартная схема, как прошиваются трудовые договоры в три прокола:

Подробнее: как прошить договор

Шаг 1

Вводим иглу через среднее отверстие с тыльной стороны на лицевую.

Шаг 2

Когда нить окажется на титульном листе, надо вывести нитку опять на оборотную сторону через верхний прокол.

Шаг 3

Затем проводим иглу в нижний прокол снова на титульный лист.

Шаг 4

И последний шаг — переводим иглу через центральное отверстие на тыльную сторону.

Шаг 5

Затем нити, оказавшиеся на изнаночной стороне, перевяжите в узел.

Шаг 6

Сверху на узел приклейте заверительную надпись (лист бумаги прямоугольной формы примерно 4 см на 6 см). Вот итоговый вариант, как выглядит подшитый трудовой договор:

ВАЖНО!
Обратите внимание на наклейку. В текст на ней необходимо включить количество прошитых листов (пишем арабскими цифрами и прописью), дату, должность директора, его Ф.И.О. и подпись. Если в компании есть печать, ее ставят таким способом, чтобы она находила на наклейку и на лист документа.
Полезно знать: нужна ли печать для кадровых документов
  • 2024-02-01 08:28:18
    За неправильное комплектование, хранение и учет архивных документов, включая прошивку трудового договора, грозят штрафные санкции по ст. 13.20 КоАП РФ. Для физлиц — от 1000 до 3000 рублей, для должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей, для компаний — от 5000 до 10 000 рублей. Поделитесь, каким способом вы сшиваете трудовой договор?
Оставить комментарий Распечатать
Ломова Анна Автор-эксперт

Родилась 12.10.1978 г. в Молдавской ССР в Кишиневе. В 1986 г. поступила в русскую СШ № 34 им. Н. Островского. В 1996 г. окончила лицей-гимназию № 11. В 2001 г. закончила факультет журналистики в МолдГУ. С 2001 г. работаю по специальности в разных СМИ.

Комментарии
Автор что-то упустил? Информация неверна или устарела? Остались вопросы? Есть сомнения? Высказывайтесь в комментариях!
Документы: ответы по темам
3 вопроса
Оставить комментарий 2 февраля 2024
Как проставлять в счетах-фактурах данные по норма/часу?

Мы оказываем услуги по ремонту автотранспортных средств, где стоимость работ измеряется по цене норма/часа. В ОКЕИ норма/час не имеет кода, поэтому в графах 2 и 2а выставляемых счетов-фактур мы ставим прочерк. Один из наших контрагентов требует изменить данные в графах 3 и 4 счетов-фактур, сославшись на Постановление №1137. Как правильно заполнять эти графы, и прав ли наш контрагент в своих требованиях?

3 вопроса
1179
6 вопросов
Оставить комментарий 13 ноября 2023
Как правильно использовать печать

У нас в компании есть основная печать, которую директор не выдаёт. Сделали дополнительную печать "для документов". Не знаем, на какие документы её можно ставить. Хочу написать приказ, который бы указывал, где можно и нельзя использовать эту печать.

6 вопросов
3077
6 вопросов
Оставить комментарий 18 октября 2023
Несоответствия в документах работника: как оформлять, отчитываться и т.д.

Изучаем вопросы, связанные с несоответствием ИНН и паспортных данных сотрудников в базе налоговой. Обсуждаем возможные проблемы для работодателя при сдаче отчетности и варианты их решения.

6 вопросов
500
6 вопросов
Оставить комментарий 2 октября 2023
Как правильно заполнить графы «Груз принял» и «Груз получил» в ТОРГ-12 при самовывозе товара?

У нас есть ситуация, когда товары забирают по доверенности. Организации, которые получают товары, не хотят расписываться в графе «Груз получил грузополучатель». Они говорят, что это должен сделать их кладовщик на складе. Мы считаем, что если у них есть доверенность на получение товаров, они и являются грузополучателями. Кто прав?

6 вопросов
225
5 вопросов
Оставить комментарий 29 августа 2023
Когда и в каких случаях необходимо ставить печать на документы, и какова юридическая сила документа без печати?

Когда и в каких случаях необходимо ставить печать на документы, и какова юридическая сила документа без печати?

5 вопросов
122
Вам может быть интересно:
Рубрикатор
  • Бухгалтеру
  • Юристу
  • Кадровику
  • Физическому лицу
    • Формы и отчеты
    • Налоги и взносы
    • Учет и платежи
    • Расчеты с работниками
    • Документы
    • Суд
    • Корпоративное право
    • Кадровые документы
    • Трудовые отношения
    • Отчеты и контроль
    • Общие вопросы
    • Охрана труда
    • ИП и самозанятость
    • Работа. Служба
    • Здоровье
    • Семья
    • Имущество. Жилье
    • Документы
    • Льготы. Пенсии
Ошибка на сайте