Нередко у кадровиков возникает вопрос, нужно ли прошивать трудовые договоры — все зависит от того, для каких целей он используется. Для внутреннего хранения ТК РФ не обязывает это делать. А если его надо отправить, например, в архив или суд, то придется соблюдать установленные требования. Рассказываем, в каких ситуациях необходимо прошить трудовой договор и как это сделать по всем правилам.
Прошивать ли трудовой договор
В ч. 1 ст. 67 Трудового кодекса РФ четко указано, как заключить трудовой договор (ТД):
- в письменном виде;
- в двух экземплярах (один выдают сотруднику, другой остается в организации);
- на каждом варианте ставятся подписи руководства и работника.
Дополнительно на экземпляре, который остается у работодателя, сотрудник расписывается под отметкой о том, что он получил один экземпляр на руки. Других требований по оформлению ТД — о необходимости его сшивать, нумеровать, дополнительно заверять или ставить штампы — в законодательстве нет.
По теме: как нумеровать трудовые договоры
Но когда требуется отправить документы для регистрации или в контролирующие инстанции, то действует требование прошивать все документы. Среди ведомств, которые требуют прошитые документы, — Росархив, Федеральная налоговая служба, Социальный фонд, Центробанк, нотариальные конторы и иные официальные структуры.
Например, в Налоговом кодексе прописано, что если документы для проверки предоставляют на бумаге, на листах надо проставить номера и прошить по требованиям ФНС (п. 2 ст. 93 НК РФ).
Для внутреннего хранения в кадровом производстве каждый решает самостоятельно, сшивать ли ТД. Но если в нем много страниц, то трудовой договор распечатывается и сшивается, чтобы защитить от потери, подделки, подмены листов. Если договор не прошит, то не всегда получится подтвердить принадлежность того или иного листа к конкретному документу, когда возникнет трудовой спор. Иногда ситуацию решают подписью на каждом листе, а не только в конце всего текста документа. Но это не поможет, если, например, один из листов потеряется.
Несмотря на то, что ТК РФ не требует прошивать ТД, на практике эту процедуру обязательно проводят, например, если составляют сразу и соглашение, и должностную инструкцию. В такой ситуации трудовой договор прошивается вместе с должностной инструкцией, нумеруют листы и заверяют последний лист. Такой способ станет защитой от недобросовестного сотрудника, который захочет сказать, что ему не давали ознакомиться с должностной инструкцией или в ней отличался текст.
Дополнительно в ЛНА организации надо прописать и правило, где должны подшиваться трудовые договоры и допсоглашения к договору, — обычно их распределяют по специальным папкам, в которых хранятся личные дела.
Советуем прочитать: основы делопроизводства и документооборота для новичков
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие обязательные условия должны быть включены в трудовой договор. Используйте эти инструкции бесплатно.
Действителен ли трудовой договор без прошивки
Если говорить о том, действителен ли ТД, если он не прошит, то вновь надо обратиться к ст. 67 ТК РФ. Если он заключен по всем требованиям закона, он обладает юридической силой, независимо от того, есть на нем прошивка или нет. Если даже правило о необходимости сшить трудовой договор утверждено во внутренних актах организации, после снятия прошивки с документа он сохранит правовой статус.
Аналогично принимать решение по поводу того, нужно ли трудовой договор с директором сшивать и заверять, предстоит работодателю самостоятельно. Закон такого правила не содержит. Следовательно, если такой сшивки нет, то он в любом варианте действителен, и санкции компании не грозят.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, каким способом организации предоставить документы в ответ на требование налогового органа. Используйте эти инструкции бесплатно.
Правила прошивки трудового договора
Четких требований, как правильно сшить и подписать трудовой договор с работником, в законе нет. Есть общий порядок, прописанный в госстандартах ГОСТ Р 7.0.8-2013 и ГОСТ 7.0.97-2016.
Чтобы прошить ТД, сначала надо подготовить необходимые материалы — канцелярское шило или дырокол, иглу, специальные нити, дополнительно понадобятся ножницы и клей, чтобы приклеить заверительную надпись.
Сначала надо освободить бумаги от ненужных деталей, например, если на них есть скрепки, булавки и т. д. Затем следует пронумеровать листы, обязательно арабскими цифрами. Перед стартом самой сшивки выравниваем стопку. Делаем проколы выбранным инструментом — удобнее всего дыроколом или шилом. Для тонких документов достаточно делать несколько отверстий — от 2 до 4, обычно три, соблюдая равные расстояния между ними. И приступаем к сшиванию.
Вот, например, как выглядит стандартная схема, как прошиваются трудовые договоры в три прокола:
Подробнее: как прошить договор
Шаг 1
Вводим иглу через среднее отверстие с тыльной стороны на лицевую.
Шаг 2
Когда нить окажется на титульном листе, надо вывести нитку опять на оборотную сторону через верхний прокол.
Шаг 3
Затем проводим иглу в нижний прокол снова на титульный лист.
Шаг 4
И последний шаг — переводим иглу через центральное отверстие на тыльную сторону.
Шаг 5
Затем нити, оказавшиеся на изнаночной стороне, перевяжите в узел.
Шаг 6
Сверху на узел приклейте заверительную надпись (лист бумаги прямоугольной формы примерно 4 см на 6 см). Вот итоговый вариант, как выглядит подшитый трудовой договор:
Полезно знать: нужна ли печать для кадровых документов
-
Ломова Анна
2024-02-01 08:28:18За неправильное комплектование, хранение и учет архивных документов, включая прошивку трудового договора, грозят штрафные санкции по ст. 13.20 КоАП РФ. Для физлиц — от 1000 до 3000 рублей, для должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей, для компаний — от 5000 до 10 000 рублей. Поделитесь, каким способом вы сшиваете трудовой договор?
