Важно
Минфин утвердил КБК для НДФЛ на 2025 год 
Когда я работала в гостинице, проблема миграционного учета как работников, так и постояльцев встала передо мной в полный рост. Я научилась и вам расскажу, что делать.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- За миграционный учет в больших фирмах отвечает отдельный специалист, а в маленьких — кадровик.
- Кадровики собирают и проверяют документы, контролируют сроки и подают уведомления.
- Для организации миграционного учета нужно назначить ответственных, обучить их и автоматизировать работу.
- Ошибки в миграционном учете можно избежать, если использовать специализированный софт.
- При нарушении миграционного учета могут быть большие штрафы или приостановка деятельности.
Кто в организации занимается миграционным учетом
Миграционный учет в организации подразумевает сбор, фиксацию и передачу в органы по вопросам миграции сведений о работниках-иностранцах. Гостиницам, базам отдыха и санаториям дополнительно приходится собирать данные о постояльцах; больницам, домам инвалидов и престарелых — о пациентах; интернатам и детским домам — о воспитанниках; учреждениям уголовно-исполнительной системы — об осужденных , т.к. в такой ситуации они выполняют функции принимающей стороны.
Строго говоря, миграционному учету в таких местах подлежат и граждане РФ, но состав сведений и порядок там не такой, как у иностранцев. О них поговорим в следующий раз.
Но кто же отвечает за миграционный учет в организации? В крупных компаниях обычно нанимают отдельного специалиста, который отвечает за весь фронт работ, или пользуются услугами фрилансеров-экспертов. Но мелкие фирмы не всегда в состоянии позволить себе это и нередко «вешают» миграционный учет на кадровиков или (значительно реже) на других сотрудников. Вопросы оплаты дополнительной работы оговариваются не всегда.
Удобно разделить миграционный учет по нескольким специалистам в зависимости от их профессиональных компетенций. Примерно так:
| Специалист | Обязанности |
|---|---|
| Директор организации |
1. Общее руководство. 2. Ответственность перед контролирующими органами. |
| Бухгалтерия |
1. Контроль за налоговым статусом мигрантов. 2. Начисление и уплата налогов в бюджет. 3. Валютный контроль. 4. Взаимодействие с ИФНС. 5. Выплата зарплаты иностранцем. |
| Юридический отдел |
1. Подготовка внутренних документов с учетом требований миграционного законодательства. 2. Представление интересов организации в судах и контролирующих органов. |
| Отдел кадров |
1. Сбор и контроль актуальности документов. 2. Контроль сроков действия разрешений на работу, регистрации. 3. Подача уведомлений в ОВМ. |
Как организовать миграционный учет для кадров
Организация любого процесса, в том числе и миграционного учета, состоит из нескольких шагов:
Шаг 1. Назначение ответственных лиц. Я рекомендую издать приказ, в котором четко прописать, кто и за какие аспекты отвечает.
Шаг 2. Обучение сотрудников. Несправедливо ожидать, что работники разберутся сами. Кроме того, такой подход влечет за собой множество ошибок на первых порах. А ошибки в миграционном учете обычно стоят дорого.
Шаг 3. Выстраивание и по возможности автоматизация работы.
В области миграционного учета кадровикам приходится:
- собирать документы иностранцев;
- проверять актуальность и годность разрешений на работу, виз, патентов;
- вести базу данных мигрантов;
- ставить иностранцев на миграционный учет и снимать с него путем подачи уведомлений в ОВМ.
Кроме этого, кадровики обязаны сообщать в ОВМ о приеме и увольнении любых мигрантов, даже тех, для которых фирма не является принимающей стороной.
Частично автоматизировать эти процессы удобно с помощью использования специализированного софта и сервисов, таких, как:
- 1С миграционный учет;
- 1С камин;
- Мини/Лайтик/Оптимум ФМС и другие;
- для ведения баз данных — лучшее решение Эксель или Аксес;
- для подачи уведомлений оптимальнее всего использовать Госуслуги.
Порядок миграционного учета для организации
Основные этапы миграционного учета в организации:
Этап 1. Изучение нормативной базы.
И кадровики, и юристы организации просто обязаны держать руку на пульсе, т. к. изменения в законах происходят регулярно. Особенно часто МВД любит менять формы уведомлений.
Этап 2. Сбор документов иностранцев и подготовка бумаг организации.
Обычно кадровикам требуются следующие документы:
- паспорт мигранта;
- миграционная карта;
- виза, РВП или ВНЖ;
- патент (с чеками о его оплате) или разрешение на работу;
- ИНН и СНИЛС;
- отрывная часть уведомления о регистрации по месту пребывания.
А вот готовить макет трудового договора и других соглашений с работниками-иностранцами рекомендую юристам.
Узнайте: нужно ли вставать на миграционный учет гражданам Беларуси
Этап 3. Создание и ведение внутренней базы данных.
Тут каждый кадровик сам для себя решает, какие сведения фиксировать. У меня это будут:
- ФИО;
- дата и место рождения;
- гражданство;
- дата въезда и срок пребывания;
- срок действия визы, разрешения на работу — для визовых мигрантов;
- дата выдачи, номер и сроки действия патентов — для безвиза;
- контактные данные.
Современные технические средства позволяют настроить уведомления на телефон или компьютер об истечении срока действия разрешения на работу или регистрации. Рекомендую ими пользоваться.
Этап 4. Взаимодействие с миграционными органами.
Главная задача кадровика в этой области — вовремя уведомлять о:
- приеме мигрантов;
- увольнении мигрантов;
- прибытии и выбытии иностранцев с адреса организации (в том случае, если она является принимающей стороной).
Все уведомления заполняются по одинаковым правилам:
- бланки унифицированы и утверждаются приказами МВД. На сегодня актуальны следующие:
- уведомление о приеме и увольнении — приложение № 7 и 8 к Приказу МВД России от 30.07.2020 № 536;
- уведомление о прибытии — приложение № 4 к Приказу МВД России от 10.12.2020 № 856;
- уведомление о выбытии — приложение № 1 к Приказу МВД России от 14.09.2020 № 641.
- на каждого иностранца — отдельное уведомление;
- ошибки, исправления и помарки недопустимы;
- при нехватке знакомест, используются доплисты;
- уведомление подписывает ответственное лицо организации (чаще всего директор). При наличии печати она ставится в специально отведенное поле.
Подают уведомление несколькими способами:
- лично, в ОВМ;
- через Госуслуги;
- почтой.
На сегодня самым удобным способом подачи уведомлений становятся Госуслуги . Их преимущества:
- быстрота;
- дистанционность;
- удобство заполнения. Не надо мучиться с вписыванием букв в клеточки.
Чтобы найти нужную услугу, удобно использовать функционал электронного помощника Макса. Необходимо лишь вписать вопрос в поисковую строку и запустить поиск. А потом пройти по нужной ссылке:
Если же вы по старинке заполняете и распечатываете бланки уведомлений, то рекомендую внимательно проверять их на предмет ошибок, особенно при отправке почтой. После отправки уведомление исправить нельзя и легко попасть на штраф.
Этап 5. Внутренний аудит.
Рекомендую время от времени его проводить. Это поможет выявить ошибки и неудобства и исправить их раньше, чем это приведет к штрафам.
Полезные материалы по теме миграционного учета:
Часто задаваемые вопросы о миграционном учете
-
Что входит в миграционный учет в организации?
Подача уведомлений о прибытии и выбытии иностранных граждан и другое взаимодействие с ОВМ. Часто к нему относят еще и уведомление ОВМ о найме иностранцев, выплате зарплаты ВКС.
-
Кто отвечает за миграционный учет в организации?
Перед государством за все, в том числе и миграционный учет, отвечает директор. А внутри организации — кадровик или любой другой специалист (или несколько), на которого возложат эти обязанности.
-
Обязательно ли вести миграционный учет в организации?
Да, если привлекаете иностранцев или предоставляете им жилье даже временно.
-
Что грозит, если не вести миграционный учет в организации?
Штрафами в рамках ст. 18.9, 19.27 КоАП. Большими — от 400 000 до 800 000. При неоднократных нарушениях предусмотрена и приостановка деятельности на срок до 90 суток.
