Первичная документация — это документы, подтверждающие совершение фактов хозяйственной жизни. Необходимость их составления возникает из того, что каждая операция в деятельности хозяйствующего субъекта должна быть не только экономически обоснована, но и документально подтверждена.
Навигация
Что такое первичные учетные документы
Для отражения каждого факта хозяйственной жизни предназначена первичная документация в организации (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете 402-ФЗ). Документы должны быть правильно оформлены, содержать все обязательные реквизиты. Не допускается документирование мнимых и притворных сделок, фактов хозяйственной жизни, которых не было.
Какие использовать формы
Бланки, по которым будет составляться первоначальная документация, устанавливаются каждой организацией самостоятельно (п. 4 ст. 9 402-ФЗ). Утвердить их следует в учетной политике. Компания может сама разработать форму каждого документа. Также можно использовать бланки, разработанные Госкомстатом. Если применяете унифицированные формы, просто укажите их перечень в учетной политике. Если используете собственные бланки, их нужно сделать приложением.
Это правило действует не всегда. Если законодательный акт уполномоченного органа строго обязывает использовать определенный бланк, вносить в него изменения коммерческая организация не вправе. Такими обязательными к использованию документами являются:
- банковские: платежное, инкассовое поручения, банковский ордер (Указание Банка России от 19.06.2012 № 383-П);
- кассовые: расходный и приходный кассовые ордера (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У);
- транспортная накладная (Постановление Правительства от 15.04.2011 № 272).
Обязательные реквизиты
Отвечая на вопрос, что такое первичная документация в бухгалтерии, нужно учесть, что это не только документ, используемый для ввода информации в учетные регистры. Это, в первую очередь, подтверждение операции. И должен он быть оформлен так, чтобы не вызвать претензий контролирующих органов.
Каждый первичный документ должен содержать семь обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 402-ФЗ):
- Наименование документа.
- Дата составления.
- Наименование субъекта (организации или ИП), составившего документ.
- Описание факта хозяйственной жизни.
- Натуральный и(или) денежный измеритель факта хозяйственной жизни, его единица измерения.
- Должность лица, совершившего сделку и ответственного за ее оформление.
- Подписи ответственных лиц с указанием Ф.И.О.
Правила оформления первички
Документация составляется в момент совершения операции или сразу после ее завершения. Она должна своевременно передаваться ответственным лицом в бухгалтерию. Бухгалтерия, в свою очередь, обязана своевременно отражать их в учетных регистрах.
В настоящее время заполнение первичной документации допускается как в бумажном виде, так и в электронной форме. При использовании электронных регистров должна быть обеспечена возможность в любой момент изготовить бумажную копию.
Перечень унифицированных форм
В таблице приведены перечень первичной документации, наиболее часто применяемой в деятельности коммерческой организации, и реквизиты бланков, утвержденных Госкомстатом. Организация может сама решить, использовать именно этот бланк, доработать его, включив только те данные, которые необходимы, или разработать собственный.
Раздел учета | Документ | Унифицированная форма |
---|---|---|
Учет кадров | Приказ о приеме на работу | Т-1 |
Личная карточка | Т-2 | |
Штатное расписание | Т-3 | |
Приказ о переводе | Т-5 | |
Приказ о предоставлении отпуска | Т-6 | |
Приказ об увольнении | Т-8 | |
Учет рабочего времени и оплата труда | Табель учета рабочего времени | Т-12, Т-13 |
Расчетная ведомость | Т-51 | |
Платежная ведомость | Т-53 | |
Кассовые операции | Расходный кассовый ордер | КО-1 |
Приходный кассовый ордер | КО-2 | |
Авансовый отчет | АО-1 | |
Банковские операции | Платежное поручение | 0401060 |
Инкассовое поручение | 0401071 | |
Платежное требование | 0401061 | |
Платежный ордер | 0401066 | |
Учет ТМЦ и торговых операций | Товарная накладная | ТОРГ-12 |
Доверенность | М-2 | |
Приходный ордер | М-4 | |
Требование-накладная | М-11 | |
Накладная на отпуск материалов на сторону | М-15 | |
Учет основных средств | Акт о приеме-передаче объекта основных средств | ОС-1 |
Акт о списании основного средства | ОС-4 | |
Инвентарная карточка | ОС-6 |
Учетные регистры
Информация, которая содержится в первичных документах, отражается в учетных регистрах бухгалтерского и налогового учета. Учетные регистры предназначены для накопления и систематизации информации. На их основе составляется отчетность компании.
Порядок и формы, по которым осуществляется ведение учетной документации, прописываются в учетной политике. Бланки учетных регистров разрабатываются каждой организацией самостоятельно.