Важно
ФНС опубликовала рекомендуемые форматы книги покупок и продаж Выяснилось, что в прошлом году мы выплатили сотруднику по больничному листу на 600 рублей меньше, чем были должны. Как выйти из положения без штрафов?
Что делать, если в прошлом году сотруднику недоплатили больничный из-за ошибки
Здравствуйте! Я бухгалтер и при подготовке годового отчёта 6-НДФЛ обнаружила, что в прошлом году мы из-за технической ошибки в программе неправильно рассчитали больничный одному из сотрудников. За первые три дня, что оплачивает работодатель, мы недоплатили ему около 600 рублей. Выплаты от СФР, к счастью, прошли правильно.
Я нахожусь в растерянности. Что теперь делать? Годовые отчёты уже сданы. Нужно ли сейчас официально доплачивать эти 600 рублей, пересчитывать НДФЛ, подавать «уточнёнки»? Или можно просто отдать сотруднику деньги, чтобы восстановить справедливость, и ничего не трогать в учёте?
Да, необходимо доплатить сотруднику недостающие 600 рублей, поскольку это его законное право по ст. 183 ТК РФ. Более того, за задержку надо начислить компенсацию по ст. 236 ТК РФ — не менее 1/150 ключевой ставки Центробанка от недоплаченной суммы за каждый день просрочки.
Чтобы не задолжать еще больше, как можно скорее заплатите работнику всю положенную сумму — 600 рублей и компенсацию. Считайте просрочку от даты, когда должны были заплатить больничный за счет работодателя. Обычно это ближайший день зарплатных выплат работникам после закрытия больничного. С доплаты удержите и перечислите в положенный срок НДФЛ.
А вот подавать уточненную 6-НДФЛ в это случае не надо. Несмотря на то что доплачиваете за прошлый период, по сути, это текущая выплата. Ее надо учесть в 6-НДФЛ за тот отчетный период, в котором вы фактически рассчитались с работником.
Заметит ли налоговая расхождение в расчёте среднего заработка, если мы и СФР посчитали его по-разному?
Меня беспокоит, что из-за нашей ошибки средний дневной заработок, который мы передали в СФР, и тот, по которому мы сами рассчитали свою часть пособия, — разные. Могут ли налоговые органы или сам Социальный фонд при проверке сопоставить эти данные и увидеть несостыковку? Велика ли вероятность, что из-за 600 рублей нам могут предъявить претензии или на такие мелочи обычно не обращают внимания?
Отвечает Задорожнева Александра
Да, ФНС и СФР обмениваются данными через СЭДО и межведомственные реестры. Несоответствие в среднем заработке могут выявить при камеральных или выездных проверках. Вероятность выездных проверок за недоплату в 600 рублей низкая, на мелких ошибках без ущерба бюджету налоговики обычно не фокусируются. Но если вы системно нарушаете правила учета — это приведет к внеплановому контролю. А если сотрудник подал жалобу на недоплату, то проверит уже ГИТ. И штрафы там гораздо выше: за задержку или невыплату ЗП (в том числе больничного за счет работодателя) штрафуют по п. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ.
Чтобы подстраховаться от проверок и штрафов, доначислите сотруднику все положенные суммы — доплату и компенсацию за просрочку. Заплатите ему, рассчитайте НДФЛ и перечислите налог в бюджет. Покажите начисления в текущем расчете 6-НДФЛ. В дополнение можете написать и направить налоговикам пояснения по этой сумме.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы пересчитать пособие по больничному листу из-за ошибок.
Можно ли просто отдать сотруднику недоплату «из кармана» и не трогать отчётность?
Мы уже сдали все годовые отчёты. Исправлять ошибку официально — это большая головная боль: нужно подавать корректирующие 6-НДФЛ и РСВ, объясняться с налоговой, и всё это из-за смешной суммы. Директор предлагает просто отдать сотруднику эти 600 рублей наличными, чтобы он не был в обиде. Насколько это рискованно? Если мы так сделаем, а сотрудник, например, уволится и решит пожаловаться, чем это грозит компании?
Отвечает Задорожнева Александра
Ни в коем случае не рассчитывайтесь с работником наличкой. Если передадите сотруднику даже 600 рублей наличными и не оформите выплату официально — это создаст серьезные риски для вашей компании. Неофициальные выплаты приравнивают к сокрытию доходов и занижению налоговой базы. Это не исправление, а еще одна серьезная ошибка.
Вот к чему это приведет:
- Административные штрафы. Если сотрудник пожалуется в трудовую инспекцию, то ГИТ признает невыплату больничного и оштрафует нарушителя по ст. 5.27 КоАП РФ.
- Налоговые последствия. По сути, это выплата «в конверте», пусть и такая маленькая. Если не отразили ее в бухгалтерском и налоговом учете, не включили в отчетность и не заплатили налог, то ФНС доначислит НДФЛ, пени и штраф (ст. 123 НК РФ). Размер штрафа составляет 20 % от недоимки.
- Судебные взыскания. Сотрудник может обратиться в суд, взыскать недоплату по больничному, компенсацию за задержку и запросить возмещение морального вреда. И если работник выиграет, то оплата судебных издержек тоже ляжет на вас.
Поэтому желательно не рисковать и проводить все расчеты с работниками официально. Тем более в учетной программе это занимает не более 15 минут.
Как правильно оформить доплату больничного за прошлый год в текущем периоде?
Я всё-таки решила, что правильнее будет всё сделать официально. Как мне теперь провести эту доплату? Я должна оформить её текущей датой? Нужно ли брать с сотрудника какое-то заявление? И как быть с НДФЛ: удержать его сейчас и уплатить со свежим платежом? Самое главное, в какой отчётности и за какой период я должна буду отразить эту доплату?
Отвечает Задорожнева Александра
Официальная доплата — правильное решение, так вы минимизируете все риски. Оформите выплату текущей датой, прошлые периоды пересчитывать не надо. Необязательно брать и заявление от сотрудника на перерасчет. Вы можете сделать к операции бухгалтерскую справку и указать в ней, что начисляете эту сумму для исправления технической ошибки. Если хотите соблюсти формальности, то попросите у сотрудника письменное согласие на доплату. Хотя и это необязательно.
После того как рассчитаете сумму к выплате — напомню, это и 600 рублей доплаты, и компенсация за каждый день просрочки, — начислите НДФЛ. Начисление проводите текущей датой, перечисляйте в бюджет в срок, который соответствует периоду начисления. Так, если проводите начисление в 1С:ЗУП, то создайте документ «Начисление зарплаты и взносов». Выберите вид начисления «Доплата за дни болезни». Его можете включить в настройках 1С: зайдите в «Настройки», затем в «Расчет зарплаты» и поставьте флажок «Доплата за дни болезни». Укажите период болезни, и программа автоматически пересчитает выплату.
Поскольку доплата по больничному и компенсация за просрочку относятся к новым выплатам, их надо учитывать в отчетности текущего года. Отразите и выплату, и начисленный подоходный налог в расчете 6-НДФЛ за тот квартал, в котором все провели в учете. Страховые взносы на доплату по БЛ начислять не надо, в РСВ эту выплату тоже не учитывают.
Какие штрафы грозят компании за ошибку в расчёте больничного, если мы её исправим сами?
Предположим, я подам все корректирующие отчёты и доплачу налоги и взносы. Будут ли со стороны налоговой или СФР какие-то санкции за то, что мы изначально допустили ошибку? Или тот факт, что мы сами её обнаружили и исправили до того, как её нашли проверяющие, освобождает нас от ответственности?
Отвечает Задорожнева Александра
Никаких корректировок за прошлые периоды подавать не надо. Все начисления и расчеты по доплате больничного относятся к текущему периоду, а не к прошлому, по которому уже подали расчет 6-НДФЛ.
Но если обнаружили техническую ошибку самостоятельно, то ее надо сразу же исправить. В вашем случае — доплатить положенную сумму по больничному и компенсацию, начислить подоходный налог и показать все это в отчетности. В таком случае налоговики не привлекут к ответственности, то есть не доначислят налог, пени и штраф. СФР тоже не применяет санкции при своевременном исправлении ошибок. Более того, выплаты за первые 3 дня болезни за счет работодателя никак не влияют на расчет СФР, поэтому и претензий к работодателям они обычно не предъявляют.
Что делать, если ошибка привела к переплате, а не к недоплате больничного?
А если бы ситуация была обратной? Допустим, мы из-за сбоя в программе заплатили сотруднику за первые три дня больничного больше, чем положено. Можем ли мы в таком случае удержать излишне выплаченную сумму из его следующей зарплаты? Или это разрешено сделать только с письменного согласия работника?
Отвечает Задорожнева Александра
Переплата за первые три дня болезни из-за технического сбоя в программе — это счетная ошибка работодателя. В таком случае вы сможете удержать излишек из следующей зарплаты сотрудника без его письменного согласия, но с соблюдением ограничений по ТК РФ. В 1С тоже надо сделать перерасчет: в документе «Начисление зарплаты» укажите удержание как «Счетная ошибка по больничному».
Запомните, что основанием для удержания является именно счетная ошибка, а не сбой программы. Удержать переплату необходимо не позднее 1 месяца со дня, когда выявили ошибку, а срок для ее исправления истек (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). Еще одно важное условие — работник не оспаривает сумму удержания. Размер удержания составляет не более 20 % от зарплаты при каждой выплате (ст. 138 ТК РФ). Если переплата составляет более 20 %, то удерживайте ее частями. Письменное согласие не требуется, если работник не оспаривает сумму и основание. Но его надо письменно уведомить за 3 дня до удержания.
Также читайте:
