Образец штатного расписания на 2025 год

Обязательно ли составлять штатное расписание

В соответствии с Трудовым кодексом иметь штатное расписание (или ШР, штатка) совсем необязательно. При желании работодатель вправе работать и без него, включая наименование должностей и размеры окладов в трудовые договоры и приказы о приеме сотрудников на работу. Такие документы будут являться полноценными внутренними нормативными актами, тогда ни у каких проверяющих не возникнет вопросов по этому поводу.

Но не все так просто, из содержания статьи 15 ТК РФ и части второй статьи 57 ТК РФ следует: если в условиях трудового договора определено, что трудовая функция работника заключается в выполнении работы по определенной должности, то такая должность должна соответствовать ШР. Или если каким-то должностям, которые занимают сотрудники, положены льготы.

Следовательно, документ в организации должен быть. Вступление сотрудника в должность, в отсутствие его должности в штатке, относят к нарушению трудового законодательства, за которое положена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Без ШР вправе работать:

• физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями;
• микропредприятия (вправе отказаться от локалки на основании ст. 309.2 ТК РФ);
• некоммерческие организации, которые соответствуют критериям ст. 309.1 ТК РФ (вправе отказаться от нормативных актов, содержащих нормы трудового права, на основании ст. 309.2 ТК РФ).

Они используют типовые трудовые договоры, в которые включают все условия.

Советуем ознакомиться: основы делопроизводства и документооборота

Зачем нужно составлять штатное расписание

В первую очередь документ необходим для планирования. По своей сути ШР — это перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках, месячном фонде зарплаты в компании. ШР структурирует всю организацию и иерархию в ней. Документ показывает, сколько в компании отделов, какие руководящие органы предусмотрены и какое направление является приоритетным. Имея под рукой форму ШР, любой человек сможет без труда составить мнение о средней численности сотрудников, ежемесячном фонде заработной платы и роде деятельности фирмы.

На основании этого локального акта очень удобно формировать фонд оплаты труда, подтверждать обоснованность расходов для ФНС, составлять статистические отчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. Кстати, важно помнить о том, что, если должность обозначена в ШР, она должна быть занята. Но это не говорит о том, что при каждом увольнении сотрудника необходимо менять ШР. При появлении вакансии у работодателя возникает обязанность сообщать информацию в службу занятости. В противном случае, узнав о нарушении, накажут. Это следует из норм закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 о занятости.

На практике ШР необходимо в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам. Штатка — одна из форм, которые наиболее часто требуются при налоговых и иных проверках, так как является документом первичного учета. При составлении документа необходимо учесть в нем все требования трудового законодательства и внутренние потребности организации-работодателя.

Когда разрабатывают штатное расписание и как часто его меняют

Разработать и оформить штатное расписание желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если документ забыли утвердить, то сделать это разрешается в любой момент существования бизнеса и можно утверждать заново хоть каждый месяц.

Другой вариант — вносить необходимые изменения в уже действующее ШР путем издания специального приказа. Это понадобится, если:

• вводятся новые должности или подразделения;
• меняются наименования должностей, подразделений, окладов, тарифных ставок;
• ликвидируются отделы, сокращаются штат или численность работников.

Обязательно ли использовать унифицированную форму Т-3

Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 утверждена унифицированная форма Т-3 штатного расписания, но с 2013 года она перешла в разряд рекомендованных, а не обязательных. Несмотря на это, обычно ШР составляется на основе этой формы. Но компания вправе изменять эту форму, исходя из своих потребностей, и утвердить ее во внутреннем локальном акте.

Если вы решите подготовить собственный бланк, то проверьте, какие сведения содержит и как правильно оформить штатное расписание: это определено трудовым законодательством. Перечень обязательных сведений, которые включают в этот локальный акт, небольшой:

• структурные подразделения;
• должности;
• сведения о количестве штатных единиц;
• должностные оклады;
• месячный фонд заработной платы.

Если компания решила разработать собственный образец штатного расписания, то оно должно соответствовать еще и требованиям части 2 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011.

Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В расписании не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Значит, при приеме на работу и увольнении сотрудников ШР никак не изменяется. Но существует подчиненный ему документ — так называемая штатная расстановка. Ее утверждают на уровне структурных подразделений, и в ней разрешено указывать конкретных лиц. Никаких унифицированных форм и образцов для заполнения расстановки не существует, поэтому каждый руководитель вправе составлять (или не составлять) ее на свое усмотрение.

Подробнее: чем штатное расписание отличается от штатной расстановки сотрудников

Как составить штатное расписание

Разберем на примере: оформляем по всем правилам образец штатного расписания на 2025 год для индивидуального предпринимателя, у которого десять штатных единиц (нажмите на картинку, чтобы увеличить ее):

А это образец для ООО на примере штатного расписания строительной компании на 2025 год (нажмите на картинку, чтобы увеличить ее):

Показанный в качестве иллюстрации пример является приблизительным. В документ, при наличии, включают обособленные подразделения, филиалы и другие структурные единицы компании. Вот пример заполнения штатного расписания на 2025 год для ООО с филиалом (нажмите на картинку, чтобы увеличить ее):

Надо знать: где и сколько должно храниться штатное расписание

Документ составляет любое должностное лицо организации, которому делегированы такие полномочия (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). При его составлении обязательно опираться на нормы трудового законодательства и внутренние акты компании, например:

• устав;
• утвержденную структуру предприятия (при ее наличии);
• учетную политику;
• профессиональные стандарты;
• расчеты месячных должностных окладов;
• другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.

Иногда перед составлением ШР оформляется другой кадровый нормативный акт — структура организации: схема всех подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Эта форма обязательной тоже не является, но на ее основе проще составить ШР.

Как утвердить штатное расписание

Чтобы утвердить штатку, издается приказ, который подписывают руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Круглая печать на ШР не ставится, даже если организация ее использует. Подписывает ШР тот, кто его составил, а в верхнем грифе необходимо вписать реквизиты соответствующего приказа и заверить их подписью руководителя.

Подробнее: как составить приказ об утверждении штатного расписания

Как внести изменения в штатное расписание

Любое изменение штатного расписания всегда происходит на основании приказа. Такие поправки связаны с:

• исключением вакантных мест в связи с организационными изменениями в работе компании;
• вводом новых штатных единиц при необходимости расширения бизнеса;
• сокращением штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата;
• изменением окладов;
• переименованием подразделений, наименований структурных единиц и пр.

Изменения разрешается вносить в действующую форму ШР или просто утвердить новый документ на основании старого образца. В обоих случаях потребуются документальное оформление и сопутствующие документы.

Может пригодиться: как составить приказ об изменении штатного расписания

Как изменить ШР в связи с сокращением штата

При сокращении численности работников надо издать приказ об исключении из штатного расписания определенных должностей и о введении в действие нового расписания, соблюдая требования статьи 180 ТК РФ. Этой статьей определена обязанность работодателя предупредить о сокращении не менее чем за два месяца. Дата ввода в действие обновленного ШР с занятыми должностями — не ранее чем через два месяца после издания приказа о внесении изменений. Если изменения касаются вакантных мест, то этот срок разрешено не соблюдать.

Подробнее: как оформить сокращение должности в штатном расписании

Как в ШР изменить размеры окладов

При изменении окладов необходимо соблюдать требования статьи 74 ТК РФ, согласно которой изменение условий трудового договора по инициативе работодателя допускается только в том случае, если оно является следствием изменения организационных или технологических условий труда. Об этом тоже необходимо уведомить всех работников, оклады которых должны измениться, не позднее чем за два месяца.

Как в ШР переименовать профессии или должности

При определении профессий и должностей нельзя брать их наименования, что называется, «с потолка». Следует придерживаться названий, которые содержатся в квалификационных справочниках или утвержденных профстандартах. Более того, в отдельных случаях это является обязательным: в статье 57 ТК РФ определено, что если какие-либо должности, специальности либо профессии связаны с предоставлением компенсаций и льгот или наличием противопоказаний, то их наименования должны строго совпадать с наименованиями и требованиями из нормативных документов, т. е. профстандартов и справочников. Аналогичные требования предъявляются к специалистам, которые имеют льготу по досрочному выходу на пенсию. В этом случае стоит руководствоваться списками 1 и 2 производств, работ, профессий и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение (постановление Кабинета министров СССР № 10 от 26.01.1991, Постановление Совмина СССР № 1173 от 22.08.1956). Если пренебречь этими требованиями, то у работника, у которого в трудовой книжке указана фактически вымышленная профессия, возникнут проблемы при оформлении пенсии. А записи в трудовой (если она на бумаге) делают только в соответствии со штатным расписанием и приказом о приеме на работу.

Другая сложность возникает, когда в форме ШР указывают не профессию или должность, а конкретный вид работы. Этот вопрос законодательно не урегулирован, но на практике работодатели часто вынуждены указывать вид работы, чтобы не получить проблем при подтверждении сокращения штата или численности работников. Это необходимо, когда в организации есть такие должности. В этом случае пользуйтесь порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России № 20 от 24.03.1999. В этом документе указано, что руководство организации вправе издать приказ (распоряжение) и в нем указать все дополнительные реквизиты, подлежащие внесению в форму Т-3. Если организация применяет только виды работ и численность работников небольшая, то ШР разрешается не составлять.

Часто задаваемые вопросы по теме