Штатное расписание и штатная расстановка — похожие документы, но неидентичные. Разберемся, для чего нужен каждый из них и чем эти документы отличаются друг от друга.
Коротко о главном: 5 пунктов
- Штатная расстановка показывает, кто и на какой должности сейчас работает.
- Она необязательна для работодателя, но помогает лучше понять реальную ситуацию с кадрами.
- В ней указывают данные сотрудников, количество занятых ими единиц, надбавки и доплаты.
- Штатное расписание обязательно и отражает структуру организации, но без персональных данных.
- Расстановка более подробная и гибкая, обновляется по мере изменений в штате.
Что такое штатная расстановка сотрудников
Это полезный инструмент, в котором указано реальное состояние кадров организации. В отличие от расписания, расстановка отражает реальное состояние кадров, а не планируемое и необязательна для работодателя.
Это инструмент, предназначенный исключительно для внутреннего, служебного использования. Это «черновик» расписания, который уточняет и детализирует его. По документу кадровик отслеживает свободные вакансии и ориентируется в реальной ситуации по занимаемым единицам.
В ней указывают:
- ФИО сотрудника и должность;
- количество единиц, которые занимают работники (например, по расписанию предусмотрена одна шт. единица «инспектор по кадрам», но фактически принят совместитель на 0,5 единицы);
- надбавки и доплаты, установленные для конкретного сотрудника, с учетом числа единиц, которые он занимает.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что такое штатное расписание и как с ним работать. Используйте эти инструкции бесплатно.
Я собираю более детальную расстановку для отражения полной картины, дополнительно указываю:
- кто из сотрудников в отпуске, на больничном, в декрете;
- кто совмещает должности внутри организации;
- с кем заключен срочный трудовой договор;
- у кого действует испытательный срок, и когда он заканчивается.
Образец:
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно
Что такое штатное расписание сотрудников
Оно отражает структуру, состав и численность организации. Для его оформления разработана и утверждена Государственным комитетом статистики РФ унифицированная форма № Т-3, на сегодняшний день ее использование необязательно: организации вправе утвердить собственные формы.
На практике форма № Т-3 оказалась удобной, и даже в случае утверждения организацией своей формы она обычно напоминает унифицированную.
В нем указывают:
- наименование организации и название документа;
- номер документа, дату составления и срок действия;
- наименование и код структурного подразделения;
- должность (специальность, профессию) с указанием класса, разряда или квалификации, если это актуально;
- количество единиц по каждой должности (специальности, профессии);
- тарифную ставку (оклад) для каждой должности (специальности, профессии);
- дополнительные надбавки, связанные с должностью (специальностью, профессией);
- подписи уполномоченных лиц.
Документ отражает, какие структурные подразделения существуют в организации, какие должности (профессии) и в каком количестве закреплены за каждым из них, устанавливает правила подчинения, поскольку перечень структурных подразделений и должностей представлен в иерархическом порядке.
Внизу указывают итоговые суммы по оплате труда, разрешено добавить промежуточные итоги под каждым структурным подразделением, чтобы иметь фонд оплаты труда отдельно для каждого подразделения. В этом документе можно увидеть структуру фонда оплаты труда: окладную часть, суммы по каждой надбавке и итоговые суммы для каждой должности (профессии).
Образец:
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно
Подробнее:
Чем отличается штатная расстановка от штатного расписания
Расписание отражает общую структуру компании, включая иерархию структурных подразделений, фонд оплаты труда, распределенный по должностям. Данный документ не содержит конкретной информации о сотрудниках и их персональных данных. В отличие от него, расстановка предоставляет более детализированные сведения, включая ФИО сотрудников и особенности оплаты труда для каждого конкретного лица, а не только для должностей.
Вот показана таблица отличий:
Критерий | Штатное расписание | Штатная расстановка |
---|---|---|
Обязателен для работодателя | Да (ст. 57 ТК РФ) | Нет |
Форма унифицирована | Т-3, необязательна для применения | Нет |
Обезличенный | Да | Нет |
Содержит персональные данные | Только для подписантов | Да |
Оклады и надбавки | Указаны оклады (тарифные ставки) | Кроме окладов и ставок, указывают персональные надбавки |
Свободные и занятые вакансии | Не указано | Указано |
Утверждение | Приказом руководителя | Не требует утверждения |
Обновление | Раз в год или приказом руководителя | По факту изменений |
Читайте также: что такое ротация кадров и зачем она нужна
Часто задаваемые вопросы по теме:
-
Что такое штатное расписание?
Это обязательный документ, в котором указывают количество штатных единиц и фонд оплаты труда.
-
Что такое штатная расстановка?
Это необязательный документ, в котором отражают реальную картину по кадрам: кто какую должность занимает, кто работает, кто на больничном или в отпуске и пр.
-
В чем отличие расписания от расстановки?
Расписание обязательно, а расстановка — нет. В расстановке работодатель указывает любые сведения о сотрудниках, которые для него информативны.
-
Кто в организации составляет эти кадровые документы?
Документы готовит отдел кадров.
Делитесь в комментариях, какую еще информацию вы добавляете в штатную расстановку.