Штатное расписание и штатная расстановка сотрудников

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Штатная расстановка показывает, кто и на какой должности сейчас работает.
2. Она необязательна для работодателя, но помогает лучше понять реальную ситуацию с кадрами.
3. В ней указывают данные сотрудников, количество занятых ими единиц, надбавки и доплаты.
4. Штатное расписание обязательно и отражает структуру организации, но без персональных данных.
5. Расстановка более подробная и гибкая, обновляется по мере изменений в штате.

Что такое штатная расстановка сотрудников

Это полезный инструмент, в котором указано реальное состояние кадров организации. В отличие от расписания, расстановка отражает реальное состояние кадров, а не планируемое и необязательна для работодателя.

Это инструмент, предназначенный исключительно для внутреннего, служебного использования. Это «черновик» расписания, который уточняет и детализирует его. По документу кадровик отслеживает свободные вакансии и ориентируется в реальной ситуации по занимаемым единицам.

В ней указывают:

• ФИО сотрудника и должность;
• количество единиц, которые занимают работники (например, по расписанию предусмотрена одна шт. единица «инспектор по кадрам», но фактически принят совместитель на 0,5 единицы);
• надбавки и доплаты, установленные для конкретного сотрудника, с учетом числа единиц, которые он занимает.

Я собираю более детальную расстановку для отражения полной картины, дополнительно указываю:

• кто из сотрудников в отпуске, на больничном, в декрете;
• кто совмещает должности внутри организации;
• с кем заключен срочный трудовой договор;
• у кого действует испытательный срок, и когда он заканчивается.

Образец:

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Что такое штатное расписание сотрудников

Оно отражает структуру, состав и численность организации. Для его оформления разработана и утверждена Государственным комитетом статистики РФ унифицированная форма № Т-3, на сегодняшний день ее использование необязательно: организации вправе утвердить собственные формы.

На практике форма № Т-3 оказалась удобной, и даже в случае утверждения организацией своей формы она обычно напоминает унифицированную.

В нем указывают:

• наименование организации и название документа;
• номер документа, дату составления и срок действия;
• наименование и код структурного подразделения;
• должность (специальность, профессию) с указанием класса, разряда или квалификации, если это актуально;
• количество единиц по каждой должности (специальности, профессии);
• тарифную ставку (оклад) для каждой должности (специальности, профессии);
• дополнительные надбавки, связанные с должностью (специальностью, профессией);
• подписи уполномоченных лиц.

Документ отражает, какие структурные подразделения существуют в организации, какие должности (профессии) и в каком количестве закреплены за каждым из них, устанавливает правила подчинения, поскольку перечень структурных подразделений и должностей представлен в иерархическом порядке.

Внизу указывают итоговые суммы по оплате труда, разрешено добавить промежуточные итоги под каждым структурным подразделением, чтобы иметь фонд оплаты труда отдельно для каждого подразделения. В этом документе можно увидеть структуру фонда оплаты труда: окладную часть, суммы по каждой надбавке и итоговые суммы для каждой должности (профессии).

Образец:

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Подробнее:

• как составить штатное расписание;
• как утвердить штатное расписание;
• как внести изменения в штатное расписание;
• как хранить штатное расписание.

Чем отличается штатная расстановка от штатного расписания

Расписание отражает общую структуру компании, включая иерархию структурных подразделений, фонд оплаты труда, распределенный по должностям. Данный документ не содержит конкретной информации о сотрудниках и их персональных данных. В отличие от него, расстановка предоставляет более детализированные сведения, включая ФИО сотрудников и особенности оплаты труда для каждого конкретного лица, а не только для должностей.

Вот показана таблица отличий:

Читайте также: что такое ротация кадров и зачем она нужна

Часто задаваемые вопросы по теме: