Можно ли заменять журнал инструктажей электронной формой А2 с УКЭП?

Навигация

Вопрос: электронный учёт инструктажей по форме А2

В организации внедрён электронный кадровый документооборот в информационной системе работодателя. В этой системе вместо бумажного журнала регистрации инструктажей по охране труда оформляется личная карточка прохождения обучения безопасности труда по форме А2. Возникает вопрос, можно ли считать такую электронную карточку законной заменой журнала и вправе ли работодатель фиксировать факт проведения инструктажа только в электронном виде, когда специалист по охране труда и инструктируемый работник подписывают форму А2 усиленными квалифицированными электронными подписями при наличии у всех работников письменного согласия на электронное взаимодействие.

Ответ: документы по инструктажам вне ЭКДО

Ответ Онлайнинспекции: использование только электронной личной карточки прохождения обучения по форме А2 вместо журнала инструктажей и её подписание усиленной квалифицированной электронной подписью как специалистом по охране труда, так и работником признано неправомерным. Причина в том, что правила электронного кадрового документооборота не распространяются на документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе на те, которые работник должен подписывать лично. Следовательно, такие документы не могут оформляться исключительно в рамках ЭКДО и не могут заменяться полностью электронными формами с электронной подписью.

Правовое обоснование позиции

Часть 3 статьи 22.1 Трудового кодекса РФ устанавливает перечень документов, для которых порядок электронного кадрового документооборота не применяется. В этот перечень прямо включены документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, включая документы, которые работник обязан подписывать лично.

Поскольку законодатель специально вывел такие документы из сферы действия норм об электронном кадровом документообороте, работодатель не вправе оформлять их только в электронном виде, даже если:

• внутри организации создана система ЭКДО;
• все работники дали письменное согласие на электронное взаимодействие;
• используются усиленные квалифицированные электронные подписи всех участников.

Из этого следует, что фиксация проведения инструктажей по охране труда и подлежащие личному подписанию записи о прохождении обучения должны оформляться вне режима ЭКДО — традиционно на бумаге с собственноручными подписями или иным способом, прямо допускаемым трудовым законодательством, но не в порядке, установленном для электронного кадрового документооборота статьями 22.1–22.3 ТК РФ.

Трудовой кодекс РФ, статья 22.1, часть 3: Согласно ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ положения настоящей статьи и статей 22.2 и 22.3 ТК РФ не применяются в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников, акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

Вывод: инструктаж по охране труда вне ЭКДО

Таким образом, документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, не могут оформляться исключительно в рамках электронного кадрового документооборота: форма А2 и журнал инструктажей должны вестись вне ЭКДО, а личные подписи работников по этим документам не могут быть заменены только электронной подписью по правилам статей 22.1–22.3 ТК РФ.

Отметим, что эта позиция, хотя и является официальной, была сформулирована специалистами Онлайнинспекции в ответ на конкретный вопрос и не может быть применена в отрыве от ситуации запроса пользователя.

Другие разъяснения специалистов сайта Онлайнинспекция.рф:

• Кто и с каким обучением может проводить вводный инструктаж по охране труда?
• Может ли работодатель заставить перенести уже утверждённый отпуск?
• Нужно ли доводить отпускные и зарплату до МРОТ при отпуске?
• Входят ли ночные и праздничные доплаты в МРОТ при сменном графике?