В 2025 году правила заполнения отчета 6-НДФЛ изменились. Рассказываем, как заполнить расчет в соответствии с новыми требованиями законодательства.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- С 2025 года в России изменилась шкала подоходного налога для расчета 6-НДФЛ.
- Налоговые агенты обязаны сообщать о неудержанном налоге до конца января следующего года.
- Стандартные вычеты на детей и предельный доход для их предоставления были увеличены.
- Форма 6-НДФЛ сдается каждый квартал, но зависит от количества сотрудников.
- За несвоевременную сдачу отчетности предусмотрены штрафы, возможна блокировка счетов.
Изменения по НДФЛ-2025
С 2025 года изменили прогрессивную шкалу подоходного налога. Теперь расчет 6-НДФЛ необходимо заполнять с учетом новых ставок — для каждой из них предусмотрен отдельный код бюджетной классификации.
Облагаемый доход за год, млн руб. | Ставка | КБК |
---|---|---|
До 2,4 | 13 % | 182 1 01 02010 01 1000 110 |
От 2,4, но не более 5 | 15 % | 182 1 01 02080 01 1000 110 |
От 5, но не более 20 | 18 % | 182 1 01 02150 01 1000 110 |
От 20, но не более 50 | 20 % | 182 1 01 02160 01 1000 110 |
От 50 | 22 % | 182 1 01 02170 01 1000 110 |
Подробнее: как изменилась прогрессивная шкала НДФЛ
Для высококвалифицированных специалистов и дистанционных работников применяются такие же ставки.
С 2025 года изменились правила сообщения о неудержанном налоге. Теперь налоговые агенты должны сообщить о неудержанном НДФЛ, если не смогли удержать его до 31 января следующего года. Раньше же сообщали, если не удержали налог в течение налогового периода.
Кроме того, с 2025 года повысили стандартные вычеты на детей и предельный доход для их предоставления. Новые стандартные вычеты на детей:
- на второго ребенка — 2800 рублей;
- на третьего и каждого следующего ребенка — 6000 рублей;
- на ребенка-инвалида, который находится на обеспечении опекуна, попечителя, приемного родителя, супруга/супруги приемного родителя, — 12 000 рублей.
Совокупный доход для применения вычетов увеличили с 350 000 до 450 000 рублей.
Форма отчета 6-НДФЛ
Приказом ФНС № ЕД-7-11/1@ от 09.01.2024 внесены изменения в бланк и порядок заполнения 6-НДФЛ в 2025 году, утв. Приказом ФНС № ЕД-7-11/649@ от 19.09.2023. Этот бланк применяется с отчетности с 1-го квартала 2024 года, на 2025 год его не меняли.
Отчет, который показывает расчет сумм налога на доходы физических лиц, сдается поквартально. В каком формате и как заполнять новую форму 6-НДФЛ в 2025 году, зависит от численности сотрудников (п. 2 ст. 230 НК РФ):
- в электронном формате, если за отчетный квартал в организации производились выплаты в пользу 11 человек и более;
- если организация отчитывается менее чем за 10 человек (включительно), то форму разрешат сдать на бумажном носителе.
Сумма налога указывается в рублях, а сумма дохода — в рублях и копейках.
Вам пригодятся онлайн-калькуляторы:
Сроки сдачи отчетности
Расчет надо сдать до 25-го числа следующего месяца после отчетного квартала. Годовую форму отправляют до 25 февраля следующего года. Если дата отчетности выпадает на праздник или выходной, то срок сдачи переносится на следующий рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
Актуальная таблица сроков сдачи 6-НДФЛ в 2025 году поквартально:
Расчетный период | Последний срок сдачи |
---|---|
За 1-й квартал 2025 года | До 25.04.2025 |
За 2-й квартал 2025 года | До 25.07.2025 |
За 3-й квартал 2025 года | До 27.10.2025 |
За 2025 год | До 25.02.2026 |
Штрафы за отчетность
За несоблюдение сроков сдачи отчета предусмотрен штраф. Каждый месяц опоздания обойдется в 1000 рублей по нормам п. 1.2 ст. 126 НК РФ. Должностное лицо, отвечающее за непредоставление в срок отчетности по налогу на доходы физических лиц, оштрафуют на сумму от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).
По ст. 76 НК РФ налоговая служба вправе заблокировать банковские счета налогового агента, который не сдал отчет.
В случае установления недостоверности сведений в расчете организацию оштрафуют на 500 рублей (п. 1 ст. 126.1 НК РФ). Следовательно, главбуху каждой организации надо позаботиться не только о том, как заполнить 6-НДФЛ без ошибок, но и как сдать отчет без нарушения сроков.
Неправомерная сдача отчета на бумажном носителе вместо электронной формы грозит штрафом в 200 рублей (ст. 119.1 НК РФ).
В КонсультантПлюс вы найдете порядок заполнения 6-НДФЛ с бланком и образцами. Эксперты подробно разобрали заполнение всех полей и рассказали про ближайшие изменения. Переходите по ссылке и используйте инструкции бесплатно.
Порядок сдачи расчета 6-НДФЛ для правопреемников
Для правопреемников реорганизованных компаний действует обязанность сдавать форму 6-НДФЛ, если сама фирма до окончания реорганизации этого не сделала. Такой порядок заполнения следует соблюдать организации-правопреемнику:
- указать ИНН и КПП налогового агента в верхней части титульного листа;
- использовать код 215 в реквизите «По месту нахождения (учета) (код)»;
- в реквизите «Налоговый агент» отметить название реорганизованного лица или его обособленного подразделения;
- в новом реквизите «Форма реорганизации (ликвидация) (код)» указать одно из значений: 1 — преобразование, 2 — слияние, 3 — разделение, 5 — присоединение, 6 — разделение с одновременным присоединением, 0 — ликвидация;
- указать «ИНН/КПП реорганизованной компании».
На титульном листе формы указывают полные реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя.
Пошаговая инструкция, как правильно заполнить 6-НДФЛ за 1-й квартал 2025 года
Хотя отчет действует уже не первый год, его оформление по-прежнему вызывает вопросы у работодателей и бухгалтеров. Кроме того, в него внесли целый ряд изменений, которые необходимо учесть при заполнении. В профессию приходят молодые бухгалтеры, которым требуются разъяснения. Специально для них разберем действия по шагам.
Бланк расчета 6-НДФЛ состоит из следующих разделов:
- титульный лист;
- раздел 1 (отражаются сроки перечисления налога и удержанные суммы за последние 3 месяца отчетного периода);
- раздел 2 (сведения формируются нарастающим итогом);
- приложение 1 (заполняется только в отчете за 4-й квартал и содержит сведения о доходах каждого сотрудника, аналогичные отражавшимся ранее в справках 2-НДФЛ).
Вот инструкция по заполнению 6-НДФЛ в 2025 году с примерами за 1-й квартал 2025 г.
Титульный лист
Поскольку 6-НДФЛ — это налоговый отчет, необходимо указать все обязательные реквизиты для ИФНС. Пишем полное название налогового агента. В соответствующих полях указываются ИНН и КПП организации, сдающей отчет. Если отчет подают филиал или другое обособленное подразделение, то указывается КПП этого ОП. Указываем номер корректировки. Если форма сдается первый раз за отчетный период, то в поле «Номер корректировки» отражаются нули.
Корректировка подразумевает изменение сведений, переданных в ФНС. Уточнение расчета по соответствующему отчетному периоду указывается номером корректировки: --1, --2. --3 и т. д.
Период предоставления отчета — квартал, за который отчитывается работодатель:
- 1-й квартал — код 21;
- полугодие — код 31;
- 9 месяцев — код 33;
- год — код 34.
Коды для организаций, осуществляющих передачу сведений на этапе реорганизации (ликвидации), указаны в приложении 1 приказа.
Налоговым периодом является календарный год, за который предоставляются сведения. В поле проставляются соответствующие 4 цифры (сейчас — 2025). Затем в строке указывается код той налоговой инспекции, куда сдается отчетность. Это четырехзначный код, в котором:
- первые две цифры — номер региона;
- вторые две цифры — код инспекции.
Код «По месту нахождения (учета)» помогает определить, какая организация сдает отчетность. Полный перечень кодов содержится в приложении № 2 к приказу.
Наиболее распространенные для организаций по:
- месту учета — 214;
- месту учета обособленного подразделения — 220.
ИП тоже указывают специальные коды по:
- месту жительства — 120;
- месту осуществления деятельности — 320.
Указываем код ОКТМО (муниципального образования) и номер телефона налогоплательщика. Как требует утвержденный приказом ФНС порядок заполнения отчета 6-НДФЛ, указывают код того МО, на территории которого расположена и зарегистрирована организация или филиал. Иногда гражданам выплачивают денежные средства (зарплату и премии) как головная организация, так и ее подразделение. В этом случае заполняются и сдаются сразу две формы с разными кодами по ОКТМО.
Заполняем титульный лист расчета 6-НДФЛ
Раздел 1
В разделе 1 указываются суммы по шести срокам перечисления и удержанный подоходный налог с начала года. Правила заполнения отчета объясняют, какие суммы нужно отражать в строке 030 раздела 1 расчета 6-НДФЛ: возвращенные налоговым агентом налогоплательщику с начала года.
Информацию указывают так:
- поле 010 — КБК;
- поле 020 — общая сумма подоходного налога, которая подлежит перечислению с начала года;
- поля 021–026 — расшифровка НДФЛ по шести срокам перечисления в отчетном квартале;
- поле 030 — сумма НДФЛ, возвращенного работникам с начала года;
- поле 031–036 — расшифровка возвращенного НДФЛ по шести срокам перечисления.
Если возникает вопрос, как вычислить сумму удержанного налога в 6-НДФЛ, то необходимо суммировать налог со всех доходов, выплаченных работникам в отчетном периоде. Вот образец, как заполнить декларацию 6-НДФЛ за 1 квартал 2025 года (раздел 1):
Заполняем раздел 1 расчета 6-НДФЛ
Раздел 2
Ставки налога на доходы работников по трудовым договорам и лиц, выполняющих работы (оказывающих услуги) в рамках гражданских договоров: от 13 до 22 % (стр. 100). Повышенные ставки применяются только к сумме превышения, а не ко всему доходу с начала года. Для каждой ставки — 13, 15, 18, 20 и 22 % — придется заполнять отдельный раздел 2 расчета 6-НДФЛ.
Наш пример, как заполнить 6-НДФЛ за 1 квартал 2025 года, предусматривает использование ставки НДФЛ 13 %. В случае исчисления налога по разным ставкам для каждой ставки будут формироваться те данные, которые относятся только к указанной ставке НДФЛ. КБК продублируйте в поле 105.
Заполняем раздел 2 расчета 6-НДФЛ
Действующие правила заполнения 6-НДФЛ (для чайников) предписывают заполнять раздел нарастающим итогом с начала года. В строке 120 указывают общую сумму начисленной заработной платы работников, все полученные отпускные, больничные и другие доходы без уменьшения на налог и вычеты. Сумму вычетов указывают в строке 130, а исчисленный НДФЛ — в строке 140.
В строке 160 указывают сумму удержанного налога, а в строках 161–166 расшифровывают удержания по шести периодам отчетного квартала. Удержанный НДФЛ в строке 160 не всегда совпадает с исчисленным налогом в строке 140. В поле 170 укажите сумму НДФЛ, которую не удержал налоговый агент. Например, налог с подарка физлицу, которое не получает постоянных денежных доходов в организации.
На титульном листе это правило тоже действует. Даже в самой длинной строке, содержащей название организации, все оставшиеся пробелы заполняются прочерками.
Бывшая справка 2-НДФЛ в составе расчета
Приложение № 1 к расчету содержит справку о доходах физических лиц (бывшая 2-НДФЛ). Работодателям не следует заполнять справки на всех сотрудников ежеквартально, их сдают только по итогам года — в расчете за 4-й квартал. В состав отчета за 1–3-й кварталы приложение 1 со справками не включают. Пустое приложение ежеквартально подавать не надо.
А вот в справке о доходах и суммах налога физического лица по итогам года укажите:
- порядковый номер справки;
- номер корректировки сведений, для первичной указываются нули;
- данные о физлице — его ИНН, ФИО, статус плательщика (например, 1 — резидент), дата рождения и гражданство (643 — РФ), код вида документа (21 — паспорт гражданина РФ), серия и номер документа;
- ставку налога (13, 15 % и т. д.);
- КБК;
- общую сумму дохода за год, налоговую базу для расчета налога, сумму вычетов (при наличии) и исчисленный и удержанный НДФЛ;
- если есть неудержанные суммы, то отразите их в разделе 4.
Актуального примера заполнения 6-НДФЛ со справками 2-НДФЛ за 1 квартал 2025 г. для агента по НДФЛ (справками о доходах и суммах налога физлица) нет. Напоминаем, что справки-приложения подают только в составе годового расчета.
Подробнее: как заполнить справку о доходах для выдачи работнику
Нулевой 6-НДФЛ
Обязанность сдавать в налоговый орган по месту своего учета расчет по форме 6-НДФЛ возникает, если налогоплательщик признается налоговым агентом, то есть осуществляет выплаты в пользу физических лиц. Если в течение отчетного периода доходы работникам не начисляются и не выплачиваются, то предоставлять отчет не нужно. Об этом ФНС проинформировала в Письме № БС-4-11/4901 от 23.03.2016.
Если в течение календарного года была хоть одна выплата в пользу физического лица, имеющая характер оплаты труда, больничного, материальной помощи, вознаграждения за оказанные услуги (выполненные работы) в рамках выполнения гражданского договора, то отчет составляется. Поскольку форма заполняется нарастающим итогом, в дальнейшем показатели из первого, второго и третьего кварталов будут сохраняться накопительным образом. Нулевого 6-НДФЛ не существует в принципе, в отчете все равно будут сведения хотя бы об одной выплате.
Может пригодиться:
Если в прошлом году организация была налоговым агентом, а в текущем отчетном периоде по каким-то причинам перестала выплачивать доходы работникам, то отчет в налоговый орган подавать нет необходимости. Хотя компания не обязана объяснять налоговикам, с чем связана утрата статуса налогового агента, рекомендуется отправить в ИФНС письмо о непредоставлении 6-НДФЛ, составленное в произвольной форме.
Подробнее: сдавать ли нулевой отчет 6-НДФЛ
Заполнить форму 6-НДФЛ онлайн
Заполнить отчет онлайн есть возможность на сайтах разработчиков бухгалтерского ПО: «Мое дело», «Контур», «Небо» и др. Некоторые сайты позволяют это делать безвозмездно, но обычно сервисы требуют небольшой платы — до 1000 рублей. Учтите, что скачать бесплатно бланк новой формы 6-НДФЛ в 2025 году в Excel не получится, в сети вы найдете бланк в формате PDF.
Ответы на частые вопросы
-
Кто сдает расчет 6-НДФЛ?
Расчет надо заполнять и сдавать тем, кто начисляет или выплачивает доходы сотрудникам или другим физлицам, если с этих доходов уплачивали НДФЛ. Простыми словами, 6-НДФЛ заполняют все налоговые агенты. Правила распространяются как на организации, так и на ИП: организационно-правовая форма и налоговый режим (кроме АУСН, они могут передать агентские обязанности в банк) не имеют значения.
-
Когда сдавать расчет 6-НДФЛ?
Ежеквартально. Данные в отчете заполняют нарастающим итогом с начала года. Расчет за 1–3 кварталы сдают до 25-го числа следующего месяца после отчетного квартала, а за 4-й квартал — до 25 февраля следующего года включительно.
-
Как отчитываться, если нет начислений?
В таком случае у агента есть два варианта. Первый — сдать нулевой расчет 6-НДФЛ, в котором заполнен титульный лист, а в остальных строках стоят нули и прочерки. Второй — не сдавать расчет, но обязательно уведомить ИФНС об отсутствии начислений и выплат в официальном письме.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Приказ ФНС России от 06.12.2019 N ММВ-7-11/622@
Приказ ФНС России от 19.09.2023 N ЕД-7-11/649@
Статья 119.1 НК РФ. Нарушение установленного способа представления налоговой декларации (расчета)
Статья 230 НК РФ. Обеспечение соблюдения положений настоящей главы
Статья 6.1 НК РФ. Порядок исчисления сроков, установленных законодательством о налогах и сборах
В строке 110 указывают общую сумму заработной платы работников за апрель-июнь ..." Так как же все-таки заполнить Раздел 2, нарастающим итогом или за 2 квартал(апрель-июнь)?
" Документ состоит из следующих разделов:
Титульный лист.
Раздел 1 (сведения формируются нарастающим итогом).
Раздел 2 (отражается информация только за указанный квартал, без учета предшествующих периодов)."
Информация не верная.
Правильно будет наоборот, раздел 1 заполняется за 3 месяца отчетного квартала, а раздел 2 заполняется нарастающим итогом с начала года.
В строке 110 указывают общую сумму заработной платы работников за апрель-июнь ..." Так как же все-таки заполнить Раздел 2, нарастающим итогом или за 2 квартал(апрель-июнь