Уведомление о приеме на работу иностранного гражданина: образец заполнения и правила подачи в 2025 году

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Уведомление о приеме иностранного гражданина в обязательном порядке подаётся в МВД в течение трёх рабочих дней после заключения договора.
2. Отчитаться нужно независимо от статуса человека — ВНЖ, РВП, патент, гражданство ЕАЭС или статус ВКС, только белорусы — спорный особый случай.
3. Исключение — иностранец работает за границей, в этом случае уведомление не нужно.
4. С 1 сентября 2025 года обновлён бланк. Также есть новые правила для тех, кто работает в нескольких регионах.
5. За неподачу или просрочку — штрафы: для юрлиц и ИП от 400 000 до 1 000 000 руб., для ответственных лиц — 35 000–70 000 руб.

Что подразумевают под уведомлением о приеме иностранца, и зачем его подают

Уведомление о приеме иностранца — это обязательный документ, который работодатель обязан подать в МВД. По сути, вы сообщаете государству: «Взяли на работу гражданина другой страны, вот его данные».

Такое требование прописано в пункте 8 статьи 13 закона № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан». Звучит сухо, но смысл простой: государство хочет знать, кто, где и сколько иностранцев работает в России. Зачем ему это нужно? Уведомления в МВД помогают:

1. Контролировать миграционные потоки. Эта информация нужна для:
   • планирования квот на следующий год;
   • анализа влияния миграции на рынок труда;
   • принятия решений о миграционной политике;
   • защиты национального рынка труда.
2. Бороться с нелегальной занятостью.
3. Собирать налоги. ИФНС получает данные о трудоустройстве иностранцев с помощью системы межведомственного взаимодействия.
4. Обеспечивать безопасность государства.
5. Защищать права самих мигрантов.

Обязательно ли уведомлять МВД о приеме иностранца

Да, всегда обязательно. Заключили трудовой или гражданско-правовой договор с иностранцем, значит, в течение трех рабочих дней подавайте уведомление в МВД.

Многие работодатели ошибочно полагают, что статус иностранца влияет на необходимость подачи уведомления. Например, думают, что, если у человека есть вид на жительство или он гражданин ЕАЭС, разрешается не сообщать о его трудоустройстве. Это неверно. Правовой статус и гражданство иностранца не освобождают работодателя от обязанности уведомлять миграционные органы. Правда, есть одно исключение, о котором поговорим позже.

По кому точно отчитываемся:

1. Временно пребывающие иностранцы с патентами и разрешениями на работу.
2. Высококвалифицированные специалисты (ВКС).
3. Обладатели РВП (разрешение на временное проживание).
4. Владельцы ВНЖ (вид на жительство).
5. Граждане ЕАЭС.
6. Беженцы и лица с временным убежищем.

В практике работы с иностранными сотрудниками регулярно возникают ситуации, когда непонятно, подавать уведомление или нет. Расскажу о самых частых случаях из своего опыта.

Ситуация 1. Дистанционные работники

Здесь все зависит от того, где фактически трудится иностранец.

Если он работает за границей и в РФ не приезжает, то наши миграционные правила и законы на него не распространяются. Никаких уведомлений никуда не отправляем.

Совсем другая ситуация возникает, когда иностранец работает удаленно, но находится в России. Например, живет в Сочи, а работает на московскую компанию. Тогда уведомление в МВД надо направить обязательно. Но подавать его следует строго по месту нахождения (и работы) сотрудника, а не организации.

Читайте:

• что делать, если сотрудник уехал за границу и работает оттуда;
• когда нужно подавать ходатайство о привлечении ВКС;
• может ли директор работать из-за границы.

Ситуация 2. Самозанятые

У большинства мигрантов стать самозанятыми не получится в принципе, т.к. закон разрешает это сделать только гражданам РФ, странам — участницам ЕАЭС и Украине.

О самозанятых мигрантах уведомляют МВД в обычном порядке, как и о других физлицах — иностранцах (без статуса самозанятого), привлекаемых по договорам ГПХ или трудовым. Для МВД не важно, платит ли иностранец НПД или обычный подоходный налог. Главное, что он выполняет работу на территории России.

Ситуация 3. Индивидуальные предприниматели

Это самый сложный случай, т.к. ни закон 115-ФЗ, ни другие НПА, ни разъяснения контролирующих органов не дают ответа, как же поступать в этом случае.

Ситуация 4. Белорусы

Они являются тем самым исключением из общих правил, о котором я упоминала. Но с ними обстоит всё неоднозначно. Есть два НПА, которые частично противоречат друг другу, и непонятно, какой из них главнее. Федеральный закон № 115-ФЗ гласит, что уведомлять МВД необходимо обо всех иностранцах без исключения. Никаких поблажек для белорусов там нет. Но одновременно с ним действует Решение Высшего Совета Сообщества Беларуси и России от 22.06.1996 № 4 «О равных правах граждан на трудоустройство». Звучит сложно, но смысл простой. В пункте 1 прямо написано: «Порядок регулирования привлечения и использования иностранной рабочей силы» на граждан Беларуси в России не применяется. То есть белорусы работают как свои, российские, и уведомлений никаких не нужно.

Узнайте, нужно ли гражданам Беларуси становиться на миграционный учет

Что же применять на практике?

Точку попытался поставить Верховный Суд в Постановлении от 07.06.2018 № 83-АД18-6. История такая:

Директор транспортной компании «Мертранс» взял на работу белоруса и не подал уведомление в МВД. Инспекторы это выяснили и оштрафовали директора на 35 000 рублей. Он не согласился и дошел до Верховного Суда, т.к. местные суды его не поддержали и оставили решение о штрафе без изменений. В итоге по решению Верховного Суда штраф отменили полностью. Нарушения нет, потому что международные договоры важнее внутренних российских законов.

Но в жизни происходит не всегда так, как в нормативных актах. На местах инспекторы ОВМ где-то бодро и без проволочек штрафуют работодателей за неуведомление о приеме белорусов, а где-то документы от них просто не принимают, ссылаясь как раз на Верховный Суд. Как же поступать? Я рекомендую сведения на принятых белорусов все-таки подавать. Это займет некоторое время, но зато впоследствии никто не придерется. За излишние уведомления штрафов нет, а вот за неподачу есть, и немаленькие.

Сроки уведомления МВД о приеме иностранцев

Самое важное правило: у вас есть 3 рабочих дня с момента заключения договора с иностранцем. Звучит просто, но на практике возникает куча вопросов.

Закон четко говорит о рабочих днях, а не календарных, то есть выходные и праздники не считаются. Но тут есть несколько подводных камней.

Не считаются рабочими днями:

1. Суббота и воскресенье (если у вас стандартная рабочая неделя).
2. Официальные праздники по Трудовому кодексу (см. ст. 112 ТК РФ).
3. Дополнительные выходные дни, которые объявили в регионе.

А включается ли день заключения договора? По закону он не входит в срок. Это прописано в статье 191 Гражданского кодекса и повторяется в статье 4.8 КоАП. Отсчет ведется со следующего дня.

Вот отдельные случаи, когда дата договора не совпадает с началом работы.

Ситуация 1. Сотрудник начинает работу позже подписания договора

Такое часто бывает с высококвалифицированными специалистами: договор подписали для получения приглашения, а работать человек начинает через несколько месяцев после получения визы и разрешения на работу.

Уведомление в этом случае подавайте сразу после подписания договора. Не ждите, когда сотрудник фактически приступит к обязанностям.

Ситуация 2. Сотрудник начал работу раньше подписания договора

Формально это будет нарушение, поскольку человек работает без оформления. Но такое иногда случается.

Уведомление подавайте в течение 3 дней с момента фактического начала работы. Судебная практика подтверждает такой подход.

Надо знать: чем грозит работа без трудового договора

Бланк уведомления в миграционную службу о приеме на работу

С 1 сентября 2025 года действуют обновленные формы. Приказом МВД России от 06.08.2025 № 552 внесли изменения в действующий Приказ МВД от 30.07.2020 № 536. Они коснулись как самой формы уведомления, так и порядка ее заполнения.

Поправки приняты на основании Федерального закона от 23.05.2025 № 121-ФЗ, который ввел в закон № 115-ФЗ новую статью 13.3-1 о возможности работы иностранцев в двух соседних субъектах РФ по одному патенту.

Показываю пилотные регионы с 1 сентября 2025 года:

1. Москва + Московская область.
2. Санкт-Петербург + Ленинградская область (соглашение готовится).

Суть изменений состоит в следующем: теперь иностранцу разрешено работать в двух регионах, заключивших между собой соответствующее соглашение одновременно, по одному патенту. Ну а работодателю придется отчитываться в каждый из них.

Основное изменение в бланк для миграции для приема на работу (прил. 7 к приказу № 536) коснулось п. 3.4 уведомления. Добавили количество строк для указания нескольких адресов работы. Теперь, если курьер работает и в Москве, и в Московской области, в уведомлении следует указать все места его работы — например, офис в центре Москвы и склад в Подольске.

Как заполнить уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином

Правил заполнения уведомления немного. Главное — писать разборчиво, без помарок, используя синюю или черную пасту. Удобнее всего заполнять на компьютере. При нехватке знакомест используются дополнительные страницы.

Все листы уведомления обязательно прошиваются.

Правильный образец заполнения нового бланка о приеме иностранного гражданина на работу выглядит так:

Так выглядит образец уведомления о найме иностранца в МВД

Через Госуслуги заполнять уведомление проще. Для работы с ними потребуются подтвержденная учетная запись организации, усиленная квалифицированная электронная подпись руководителя и права доступа для ответственного сотрудника.

На заметку: когда нужно согласовывать трудоустройство иностранца с ФСБ

Показываю пошаговый алгоритм, как заполнить образец заполнения уведомления ООО о принятии иностранного гражданина через Госуслуги:

Шаг 1. Подготовьте документы иностранца: паспорт с нотариальным переводом, трудовой договор или договор ГПХ, патент, РВП, ВНЖ или другие разрешительные документы.

Шаг 2. Выбираем услугу. Для этого заходим на gosuslugi.ru и авторизуемся. Вызываем электронного помощника и в поиске вводим «Уведомления по трудовым мигрантам».

Выбираем нужную услугу

Шаг 3. Вносим данные организации. Система автоматически подтягивает основные данные, но важно проверить их правильность.

Проверяем данные организации

Шаг 4. Вносим данные иностранца. Это самый ответственный этап, где нужна особая внимательность. ФИО указываем точно так же, как в нотариальном переводе паспорта, без сокращений. Дополнительно потребуется ФИО латинскими буквами.

Вносим данные иностранца

Шаг 5. Вносим сведения о паспорте иностранца.

Вносим паспортные данные иностранца

Шаг 6. Указываем статус мигранта. Система предлагает несколько вариантов, выбираем подходящий.

Выбираем правовой статус

Шаг 7. Указываем сведения о договоре: дату заключения, профессию, фактическое место работы.

Вносим данные договора

Шаг 8. Выбираем подразделение МВД. Сервис сам подскажет правильный вариант.

Проверяем подразделение МВД

Куда и как подавать сведения о приеме иностранца

Уведомление всегда подается в территориальный орган МВД по месту осуществления трудовой деятельности иностранца, а не по месту регистрации работодателя.

Как найти нужное отделение:

1. Заходите на сайт МВД России.
2. Выбираете федеральный округ.
3. Находите управление МВД нужного региона.
4. На сайте регионального управления ищете раздел «Контакты» или «Подразделения».
5. Уточняете адрес конкретного отдела по вопросам миграции.

Доступно три способа подать сведения.

Способ 1. Подача через портал Госуслуг (рекомендую)

Я 90 % уведомлений подаю так. Удобно, что не надо задумываться о правильности заполнения бланка, вы просто вписываете данные в поля, следуя подсказкам сервиса. Да и ходить никуда не придется, а ответ придет прямо в личный кабинет на Госуслугах. Отследить статус уведомления легко по ответам сервиса и комментариям ведомства:

• статус «Услуга оказана» — документы приняты и обработаны;
• статус «Отказ в оказании услуги» — есть ошибки, читайте комментарии инспектора.

Способ 2. Личная подача в отделение МВД

Использую такой способ для сложных случаев или когда нужна консультация инспектора. В этом случае заполненный, распечатанный и прошитый бланк представляется в МВД лично директором организации или ее представителем. Во втором случае понадобится доверенность. Инспектор проверит документы и выдаст справку о приеме уведомления, которая и служит подтверждением при последующих проверках.

Способ 3. Отправка Почтой России

Если нет возможности подать уведомление лично или через Госуслуги, то остается использовать Почту России. Распечатываем уведомление, прошиваем его и отправляем ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Чек и экземпляр описи обязательно сохраняем.

Какая ответственность предусмотрена за нарушение сроков уведомления о найме иностранцев

Если сроки предоставления информации нарушить и подать сведения по истечении трех рабочих дней или нарушить форму уведомления, то нанимателя ждут штрафные санкции. Так, статья 18.15 КоАП устанавливает следующие размеры штрафов для:

• физлиц — от 5000 до 7000 рублей;
• ответственных сотрудников организации — от 35 000 до 70 000 рублей;
• юрлица или индивидуального предпринимателя — от 400 000 до 1 млн рублей.

Часто задаваемые вопросы об уведомлении МВД при найме иностранцев