Важно
Выпустили новые указания по заполнению формы № П-4 
Акт передачи документов (дел, материальных ценностей) — форма, необходимая для подтверждения факта такой передачи от одного работника другому. Рассмотрим, кто составляет акт приема и передачи документов при увольнении, каким образом и в каких случаях.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- Закон не требует обязательного акта приема-передачи документов при увольнении.
- Но для порядка ведения делопроизводства такой акт может быть полезен.
- Составление акта обязательно при смене делопроизводителя, освобождении должности руководителя банка и увольнении материально-ответственных лиц.
- В акте указывают ФИО, должности, дату, номер приказа, перечень документов и нарушения.
- Акт составляется в двух экземплярах: один остается в организации, второй у передающей стороны.
В каких случаях составлять акт приёма-передачи документов при увольнении
Стоит отметить, что трудовое законодательство РФ не предусматривает обязательного составления какой-либо формы о передаче документации, дел, иных ценностей при расторжении трудового договора с работником. Но такая обязанность закреплена иными специальными нормативными правовыми актами:
| Статья (пункт) НПА | Случай составления формы |
|---|---|
| П. 1.13 Правил делопроизводства в государственных органах, органах МСУ (утв. Приказом Росархива № 71 от 22.05.2019) |
Смена делопроизводителя подразделения. Под сменой понимают не только увольнение соответствующего работника, но и перемещение (перевод), отпуск, командировку |
| Ст. 24 ФЗ № 395-1 от 02.12.1990 «О банках и банковской деятельности» | Освобождение единоличного исполнительного органа (например, генерального директора) от должности. В этом случае он осуществляет передачу имущества, базы данных и документации кредитной организации другому руководителю. Хоть и прямой обязанности составлять что-либо в подобном случае ФЗ не содержит, но его наличие поможет соблюсти порядок передачи документации и формализовать процедуру |
| Ст. 11 ФЗ № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете», п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности В РФ (утв. Приказом Минфина № 34н от 29.07.1998) |
Увольнение материально-ответственных лиц. В этом случае обязательно нужно проведение инвентаризации, по результатам которой составляют акт о передаче документации и материальных ценностей |
Вам будет полезно узнать: какие документы должен передать главный бухгалтер при увольнении
Сейчас многие работают на удаленке, в связи с чем некоторые работодатели выдают оборудование для комфортной работы. Так, например, мне были выданы ноутбук и наушники. И в случае моего увольнения составят акт о передаче оборудования, а до той поры я материально ответственное лицо.
Может пригодиться: как составить акт приема-передачи оборудования
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить передачу дел при увольнении работника. Используйте эти инструкции бесплатно.
Кто составляет акт приёма-передачи документов при увольнении
Как правило, форму приема и передачи документации, дел и материальных ценностей при увольнении составляют и подписывают работник, который передает документацию, и лицо, их принимающее.
В некоторых случаях, в том числе при оставлении должности руководителя банка, принимающей стороной станут финансовый директор, председатель ревизионной комиссии и иные лица из числа руководителей.
Полезная информация: законно ли требование о передаче всех рабочих документов при увольнении
Так, допустимо оформить передачу документации при увольнении работника с участием комиссии:
|
Общество с ограниченной ответственностью «PPT.RU» АКТ № 2 приема-передачи кадровых документов г. Санкт-Петербург 28.08.2024 В соответствии с приказом генерального директора Петрова П.П. от 28 августа 2024 г. № 29 комиссия в составе: генерального директора Петрова П.П., главного бухгалтера Пэпэтэшиной П.П., руководителя отдела кадров Пэпэтэшина П.П. в присутствии менеджера по персоналу П.П. Петровой произвела прием-передачу по состоянию на 28 августа 2024 г. от менеджера по персоналу П.П. Петровой, уволенной приказом от 28 августа 2024 г. № 29-к, руководителю отдела кадров Пэпэтэшину П.П. следующих документов:
Подписи сторон: Сдала: менеджер по персоналу ___________________ П.П. Петрова Приняла: руководитель отдела кадров ________________ П. П. Пэпэтэшин Председатель комиссии: генеральный директор _____________________ П.П. Петров Члены комиссии: главный бухгалтер _______________________ П.П. Пэпэтэшина Руководитель кадров ______________________ П.П. Пэпэтэшин |
Как составить акт приема-передачи документов при увольнении сотрудника
Акт о передаче документации имеет произвольную форму. В любом случае ее допустимо утвердить локальным положением организации.
Лучше всего включить в него определенные реквизиты, чтобы он стал элементом организованного делопроизводства в компании и определенным доказательством при возникновении какой-либо спорной ситуации:
- ФИО, должности работников, передающих и принимающих документацию;
- дата и номер приказа о приеме-передаче дел;
- наименования и количество документов;
- указание на недостатки, недостачу, иные нарушения;
- дата составления;
- подписи сторон.
Так выглядит образец формы передачи документации:
Часто задаваемые вопросы по теме акта приема-передачи документов при увольнении
-
Обязательно ли составление акта приема-передачи документов при увольнении работника?
Законом (ТК РФ) не закреплено составление такого документа при расторжении трудового договора с работником, отсутствует четко регламентированная процедура. Но для целей обычаев делового оборота и порядка ведения делопроизводства в организации составление названной формы необходимо.
-
Как передают документы при увольнении?
Издают надлежащий приказ, после чего оформляют акт приема-передачи, в котором фиксируют все переданные бумаги, недостачу, выявленные недостатки (при наличии).
