Важно
Утверждена новая форма РСВ 
Можно ли заплатить НДФЛ за сотрудника — один из самых частых вопросов, которые я слышу от коллег и руководителей. Мне регулярно приходится разбираться, что делать с налогом, если его не удержали, а заплатили из средств работодателя. Показываю, какие последствия возможны в зависимости от ситуации и как их отразить в учете.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- Работодатель может уплатить НДФЛ за работника из собственных средств.
- До 2023 года это допускалось в основном при доначислениях по проверке, теперь же можно платить по любому поводу.
- Если налог уплачен по акту проверки или сотрудник вернул сумму, у него не возникает дохода.
- Если возмещения нет, уплата считается экономической выгодой сотрудника, с которой нужно удержать налог.
- Бухучёт зависит от ситуации — то это расчёты с работником, то учёт прочих доходов и удержаний.
Может ли организация уплатить НДФЛ за свой счет, а не за счет физлица
Работодатель вправе из собственных средств уплатить НДФЛ работника. До 2020 года такой возможности не было, НК РФ предусматривал жесткое правило:
- плательщиком НДФЛ-налога являлся только работник;
- работодатель, как налоговый агент, удерживал налог из зарплаты и других доходов.
Для информации: кто является налоговым агентом по НДФЛ
После 2020 года были приняты две законодательные поправки, которые полностью изменили ситуацию.
Во-первых, с 1 января 2020 года появилась возможность платить НДФЛ за счет работодателей, если налог начислила ФНС по итогам проверки.
Надо знать: когда возможно доначисление НДФЛ
Поправку в п. 9 ст. 226 НК РФ внес закон от 29.09.2019 № 325-ФЗ. При уплате НДФЛ за счет средств работодателя налог:
- не признается доходом работника;
- не удерживается у физического лица;
- не отражается в 6-НДФЛ и справке о доходах.
Такие разъяснения приведены в письмах ФНС от 10.01.2020 № БС-4-11/85@, от 23.04.2021 № БС-4-11/5630@. Включать суммы такого налога в расходы по налогу на прибыль, а также налогам при УСН и ЕСХН — нельзя (письма Минфина от 29.01.2020 № 03-11-09/5344, ФНС от 10.03.2020 № СД-4-3/4109).
Во-вторых, с 1 января 2023 года вступил в силу закон от 14.07.2022 № 263-ФЗ. Он полностью отменил пункт 9 статьи 226 НК РФ, в которой устанавливался запрет на оплату НДФЛ за счет работодателя. С этого момента у налоговых агентов появилась возможность в любое время перечислять НДФЛ-налог работников, а не только по проверкам и доначислениям.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как уплатить налоги за третье лицо. Используйте эти инструкции бесплатно.
В каких ситуациях это может быть применимо
После 1 января 2023 года работодатели вправе платить любые личные налоги за своих работников. Например, разрешено заплатить подоходный, транспортный, земельный, имущественный, авансовые платежи за иностранца с патентом (п. 1 ст. 45 НК РФ). Это возможно в любых ситуациях:
- при доначислении по результатам проверки;
- по просьбе физического лица;
- по самостоятельному решению руководителя.
На практике такие ситуации не редкость. Например, у нас один сотрудник через полгода после увольнения стал самозанятым и предложил свои услуги. Директор, забыв о двухлетнем запрете, оплатил услуги с расчетного счета и только после этого поставил меня в известность. Пришлось начислить и уплатить НДФЛ из средств предприятия сверх договорной платы.
Другой случай: у физического лица возник налоговый долг перед ФНС при продаже личного авто. Средств на уплату у него не оказалось, и оно попросило перечислить нужную сумму со счета предприятия, а потом удерживать из зарплаты. Все оформили письменно, поэтому без затруднений ответили на требование ФНС о предоставлении пояснений.
Образец заявления о перечислении НДФЛ за работника
Может пригодиться: как прописать НДФЛ в трудовом договоре
Как провести эту выплату в учете
Порядок бухгалтерского учета зависит от того, возникает ли у физлица облагаемый доход при уплате налога за него работодателем. Рассмотрим три ситуации.
Уплата по просьбе сотрудника с последующим возмещением
Предприятие перечисляет налог в бюджет, а затем получает эту сумму от физического лица или удерживает из зарплаты по заявлению. В этой ситуации:
- у физического лица не возникает дохода, так как налог фактически уплачивается за его счет;
- у работодателя не возникает расхода;
- операция носит расчетный характер без налоговых последствий.
Типовые проводки:
| Дт | Кт | Операция |
| 73 | 51 | Перечислен налог за физическое лицо за счет средств работодателя |
| 70 | 73 | Удержана сумма налога из заработной платы физического лица |
Уплата доначисления по результатам проверки
В этом случае деньги, перечисленные в бюджет:
- не признаются доходом физлица;
- не отражаются в расходах организации;
- отражаются только как исполнение обязанности агента.
Типовые проводки:
| Операция | Проводка |
| Начислена сумма по акту проверки | Дт 91.2 Кт 68 |
| Доначисление отправлено агентом в бюджет | Дт 68 Кт 51 |
Уплата за сотрудника без дальнейшего возмещения
Предприятие может добровольно уплатить НДФЛ-налог за физлицо без дальнейшего возмещения. Тогда у физика возникает налогооблагаемая экономическая выгода.
Такая уплата:
- не является расходом организации;
- не связана с оплатой труда;
- учитывается как расчеты по прочим операциям.
Типовые проводки:
| Операция | Проводка |
| Начислен доход физического лица | Дт 91.2 Кт 73 |
| Удержан НДФЛ-налог с дохода | Дт 73 Кт 68 |
| Удержанная сумма отправлена агентом в бюджет | Дт 68 Кт 51 |
| Выплачен доход за вычетом удержания | Дт 73 Кт 50 (51) |
Пример
Условие:
- зарплата сотрудника за месяц — 71 328 руб.;
- НДФЛ — 13 %;
- налог удержать забыли и выдали на руки всю сумму — 71 328 руб.;
- налоговый агент перечислил НДФЛ за счет собственных средств.
Расчет:
- НДФЛ с зарплаты, который должен быть удержан: 71 328 × 13 % = 9273 руб.;
- уплата НДФЛ за сотрудника образует доход физического лица: 9273 руб.;
- НДФЛ с этого дохода: 9273 × 13 % = 1205 руб.;
- общая величина НДФЛ к перечислению в бюджет: 9273 + 1205 = 10 478 руб.
Проводки:
| Дт | Кт | Сумма, руб. | Операция |
| 20 (26, 44) | 70 | 71 328 | Начислена заработная плата |
| 70 | 68 | 9273 | Начислен НДФЛ-налог с заработной платы |
| 70 | 50 | 71 328 | Выплачена зарплата полностью без удержания |
| 91.2 | 73 | 9273 | Начислен доход в виде уплаты НДФЛ из средств работодателя |
| 73 | 68 | 1205 | Начислен НДФЛ |
| 68 | 51 | 10 478 | Агент перечислил совокупный НДФЛ в бюджет (9273 + 1205) |
Используйте онлайн-калькуляторы НДФЛ
Уплата НДФЛ за физлицо организацией — это доход физлица. Что с этим делать?
При уплате налога за сотрудника главное — просчитать налоговые последствия. Подсказки приведены в письмах Минфина. В письме от 18.08.2023 № 03-03-06/1/78128 сказано, что у физлица не возникает налогооблагаемого дохода, если:
- одно физлицо уплатило за другое;
- налоговый агент заплатил за физическое лицо из собственных средств по акту проверки с доначислением.
Кроме того, не возникает облагаемого дохода, если перечисленная сумма впоследствии удержана агентом из заработной платы (Письмо Минфина от 19.08.2022 № 03-04-06/81342).
В остальных случаях у физлица возникает облагаемый доход, им является экономическая выгода в сумме налогового платежа (п. 1 ст. 41 НК РФ). Организация, будучи налоговым агентом, обязана удержать НДФЛ с такого дохода.
