Как вести книгу покупок с учетом изменений 2026 года

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Книгу покупок ведут организации и ИП, которые вправе уменьшать НДС к уплате.
2. В 2026 году в форму добавили графу «7а», продавец заполняет её, чтобы связать аванс и отгрузку.
3. В книге фиксируют только документы, дающие право на вычет, остальные не отражают.
4. Регистры можно вести на бумаге или в электронном виде. При электронном варианте нужен файл с электронной подписью.
5. Ошибки исправляют дополнительным листом за тот квартал: нельзя зачеркивать или переписывать книгу.

Кто должен вести книгу покупок

Книгу покупок ведут те, кто заявляет вычеты по НДС. Сам режим налогообложения здесь вторичен, важен сам факт работы с налогом. Главное правило простое: есть право на налоговый вычет, значит, операция должна попасть в книгу. В 2026 году регистр обязаны вести:

• организации и ИП на ОСНО и ЕСХН, если они не освобождены от НДС;
• компании и предприниматели на УСН, у которых доход превышает 20 млн руб. и возникает обязанность платить НДС.

Кто и какие операции отражает

Роль участника влияет на содержание записей.

Покупатели и заказчики включают в книгу:

• суммы НДС из счетов-фактур поставщиков;
• вычеты по товарам, работам, услугам и имущественным правам.

Продавцы и исполнители делают записи в другой ситуации, когда принимают налоговый вычет по ранее начисленному налогу:

• после отгрузки в счёт полученного аванса;
• при возврате предоплаты покупателю.

Что отражают упрощенцы, работающие с НДС

Состав записей зависит от применяемой ставки.

Если ставка 10 или 22 %:

• принимают к вычету входной НДС по приобретениям;
• заявляют вычет по авансам после отгрузки или возврата денег клиенту.

Если ставка 5 или 7 %:

• отражают только вычет авансового НДС также после отгрузки либо возврата предоплаты.

Корректировки стоимости

Отдельный блок – корректировочные счета-фактуры. Покупатель фиксирует в них увеличение стоимости, продавец — её уменьшение.

Что изменилось в книге покупок и правилах ее ведения с 2026 года

В 2026 году правила ведения книги покупок не переписали заново. Изменения точечные, но их важно учесть, они затрагивают форму регистра и отдельные реквизиты.

Новая графа «7а»

В форме книги покупок и дополнительного листа появилась новая графа «7а». В ней указывают:

• номер счета-фактуры (или УПД);
• дату документа на отгрузку.

Речь идет о поставках в счет ранее полученного аванса. Эту графу заполняет продавец, когда принимает к вычету НДС с предоплаты после того, как произошла отгрузка, выполнены работы или оказаны услуги. Фактически новая графа «связывает» аванс и последующую реализацию. За счет этого инспекции проще сопоставить вычет с конкретной отгрузкой.

Свежий пример из моей практики:

Новые реквизиты для ИП

Изменился порядок указания данных предпринимателя при подписании книги покупок и дополнительных листов. Теперь ИП обязан указывать ОГРНИП. Ранее применялись реквизиты свидетельства о государственной регистрации. Изменение формальное, но его желательно не игнорировать, неверные реквизиты могут привести к вопросам при проверке.

Остальные правила без изменений

Порядок ведения книги покупок, состав показателей и правила заполнения граф в целом сохранились. Это означает, что:

• логика регистрации документов не изменилась;
• порядок применения налоговых вычетов остался прежним;
• правила заполнения большинства граф сохраняются.

Таким образом, обновления касаются прежде всего формы и отдельных реквизитов. Но аудиторы советуют не расслабляться: даже такие незначительные изменения требуют аккуратности. Соглашусь, поскольку по опыту знаю, что ошибки чаще всего возникают при отражении авансов, а тут с ними связано новое поле, к которому еще надо привыкнуть.

Форма и формат книги покупок в 2026 году

С 1 апреля 2026 года действует обновленная форма книги покупок. Ее по-прежнему утверждает постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, но уже в редакции от 23.01.2026 № 26. В целом структура осталась прежней:

• титульная часть;
• таблица с графами для отражения операций.

Ключевое новшество — появление дополнительной графы «7а». Вести книгу можете в двух вариантах: на бумаге или в электронном виде.

Бумажная форма

Если выбран бумажный вариант, то книгу необходимо оформить «классически» с нумерацией и прошивкой. Если записи формируют в программе, то порядок такой:

• по итогам квартала книгу распечатывают;
• нумеруют и прошнуровывают;
• подписывают.

Сделать это надо не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Электронный формат

При электронном ведении в 2026 году надо учитывать смену форматов. Переход проходит в два этапа:

• с 1 апреля по 30 июня 2026 года применяется рекомендованный формат (по Письму ФНС от 23.03.2026 № ЕА-36-26/2219@);
• с 1 июля 2026 года начнет действовать обновленный утвержденный формат (изменения в Приказе ФНС от 08.06.2021 № ЕД-7-26/547@).

На практике это больше касается технической стороны. Бухгалтеру достаточно следить, чтобы учетная система регулярно обновлялась.

Какие документы учета регистрируют в книге покупок

В книгу покупок попадают не любые документы, а только те, которые дают право уменьшить НДС к уплате. То есть ключевой критерий — наличие вычета.

Счета-фактуры

Основной массив записей связан именно со счетами-фактурами. В книгу включают:

• счета-фактуры, полученные от поставщиков при покупке товаров, работ, услуг или имущественных прав;
• авансовые счета-фактуры — их отражают не сразу, а после отгрузки или возврата предоплаты;
• документы, оформленные налоговыми агентами (п. 2 и 3 ст. 161 НК РФ), если по ним можете заявить налоговый вычет;
• корректировочные счета-фактуры:
  • у покупателя — при увеличении стоимости;
  • у продавца — при уменьшении.

Документы при импорте

При ввозе товаров счет-фактура не используется. Основанием для вычета служат другие документы. Что отражать:

• таможенные декларации — при импорте из стран вне ЕАЭС;
• заявления о ввозе и уплате косвенных налогов — при поставках из ЕАЭС;
• платежные документы — при подтверждении перечисления НДС на таможне.

БСО и другие документы

В отдельных ситуациях вместо счетов-фактур используют иные документы. Что отражать:

• бланки строгой отчетности (билеты и т.п.) по командировочным расходам;
• документы при внесении имущества в уставный капитал, если в них выделен восстановленный НДС;
• сводные корректировочные документы (например, при возврате товаров в рознице);
• подтверждение возврата аванса (для вычета у продавца);
• документы, фиксирующие согласие покупателя на изменение стоимости.

Когда запись не делают

Сам факт получения счета-фактуры еще не означает, что его надо регистрировать. Нельзя отражать:

• документы по операциям, не облагаемым НДС;
• счета-фактуры с пометкой «Без НДС»;
• любые документы, по которым не возникает права на вычет.

Логика простая: в книге покупок разрешено отражать только те документы, которые уменьшают налог. Если налогового вычета нет, то записи тоже не будет.

Как заполнять книгу покупок по графам

Конкретный набор граф зависит от операции. Но общий принцип один, данные переносят из первичных документов: счетов-фактур, деклараций, платежек. Заполняют только те колонки, где есть показатели.

Краткая навигация по основным графам:

Общие графы. Это базовые поля, которые заполняют почти всегда. Что отражать:

• гр. 1 — номер записи по порядку;
• гр. 2 — код операции (если нужно, допускается указать несколько через «;»);
• гр. 3 — реквизиты документа-основания: номер и дата счета-фактуры либо другого документа (например, таможенной декларации).

Графы по корректировкам. Используются не во всех ситуациях: гр. 4–6 заполняют только при наличии исправленных или корректировочных счетов-фактур. Если корректировок нет, то в этих графах ничего не надо отражать.

Оплата и авансы. Здесь чаще всего возникают вопросы:

• гр. 7 — указывают реквизиты документа, подтверждающего уплату НДС (например, при импорте или при возврате аванса);
• гр. 7а — новая колонка с 2026 года. В ней надо отражать номер и дату документа на отгрузку (счет-фактура или УПД), если речь идет об авансе. Ее заполняет продавец, когда принимает к вычету НДС, начисленный ранее с предоплаты.

Принятие на учет:

• гр. 8 — дата, когда товары, работы, услуги или имущественные права приняты к учету.

Данные о контрагенте:

• гр. 9–10 — сведения о продавце: наименование, ИНН, КПП;
• гр. 11–12 — информация о посреднике, если сделка проходит через агента или комиссионера.

Стоимость и НДС:

• гр. 13 — валюта расчетов и ее код (если расчеты не в рублях);
• гр. 14 — стоимость покупки с НДС либо сумма аванса;
• гр. 15 — сумма налога, принимаемая к вычету.

Прослеживаемые товары. Эти графы актуальны только для отдельных операций:

• гр. 16–19 — сведения по прослеживаемым товарам (номер партии, единица измерения, количество и стоимость без НДС).

На что обратить внимание:

• пустые графы не заполняют — прочерки не ставят;
• состав заполненных колонок зависит от ситуации (импорт, аванс, корректировка — везде свой набор);
• каждая графа связана с конкретным реквизитом документа, задача бухгалтера — корректно перенести данные и учесть особенности операции.

Образец заполнения при закупке товаров

Образец заполнения книги покупок при закупке товаров

Образец заполнения при принятии к вычету НДС с аванса

Образец заполнения книги покупок при вычете НДС с аванса

Как вносить в нее исправления

Исправлять ошибки зачеркиванием, переписыванием — нельзя. Допускается только один способ — оформление дополнительного листа к книге покупок за тот квартал, в котором допущена неточность.

Как исправить, если ошибка выявлена после закрытия квартала:

• составляют дополнительный лист за этот период;
• в нем отражают данные по ошибочной записи;
• аннулируют некорректную запись и приводят правильные показатели.

Что делать, если форма изменилась? Дополнительный лист оформляют по той же форме, что и сам регистр. Ведь, по сути, это продолжение соответствующего квартала.

На доплисте исправление оформляют в две строки:

• сначала повторяют ошибочную запись и указывают показатели с отрицательным значением, так ее аннулируют;
• затем вносят корректную запись с верными данными.

Такой порядок позволяет корректно заменить ее с сохранением истории записей.

Если ошибка влияет на сумму вычета, то важно оценить последствия:

• вычет завышен — потребуется подать уточненную декларацию по НДС за соответствующий квартал;
• вычет не заявлен или отражен в меньшем размере — его разрешено заявить позже (в пределах установленного срока) либо также подать уточненку.

Что делать с доплистом? Зависит от способа ведения:

• бумажная форма — дополнительный лист распечатывают, нумеруют и подшивают к книге покупок за нужный квартал;
• электронная форма — формируют отдельный файл дополнительного листа по установленному формату.

Аудиторы советуют проверять записи до закрытия квартала, это удобнее и безопаснее. После сдачи декларации любое исправление автоматически усложняет работу.

К чему приведут ошибки в заполнении книги

Сама по себе ошибка в регистре покупок не образует отдельного нарушения. В Налоговом кодексе нет штрафа именно за неправильное ведение этого регистра. Но последствия возникают, если из-за ошибки искажается сумма НДС.

Ошибки, которые не влияют на вычет

Если неточность носит технический характер и не затрагивает сумму налога (например, опечатка в наименовании контрагента или пропуск необязательного реквизита), то негативных последствий, как правило, нет. Отказать в налоговом вычете только из-за таких ошибок ФНС не вправе.

Ошибки, которые влияют на сумму НДС

Если ошибка затрагивает вычет, то последствия уже серьезнее.

1. Завышен вычет — инспекция доначислит НДС, пени и может привлечь к ответственности за занижение налога.
2. Занижен вычет — компания переплачивает налог. Формально нарушения нет, но деньги «зависают» до исправления.

Расхождения с декларацией

Информация о покупках попадает в декларацию по НДС (раздел 8). Если в регистре ошибка — это приведет к расхождениям:

• с собственной декларацией;
• с книгой продаж контрагента.

Такие расхождения автоматически выявляются при камеральной проверке и приводят к требованиям пояснений.

Что чаще всего вызывает вопросы

По опыту инспекция обращает внимание на:

• вычеты по авансам;
• корректировочные счета-фактуры;
• импортные операции;
• несоответствие дат (принятие к учету, регистрация документа, период вычета).

Именно по этим операциям чаще всего возникают запросы и проверки. По моему опыту, многие бухгалтеры недооценивают влияние технических неточностей в книге покупок. Пока декларация «сходится», на мелкие расхождения не обращают внимания, а именно с них чаще всего начинаются запросы налоговой.

Нужно ли отчитываться по книге покупок в налоговую

Отдельно сдавать книгу покупок в налоговую не нужно. Она не является самостоятельной отчетностью.

Как данные книги попадают в налоговую? Сведения отражают в декларации по НДС, в разделе 8. Несмотря на это, инспекция вправе запросить книгу покупок:

• в ходе камеральной проверки декларации по НДС;
• при выездной проверке;
• при выявлении расхождений с данными контрагентов.

По теме: в чем особенности камеральной и выездной налоговой проверки

В этом случае необходимо представить:

• выписку из книги покупок;
• дополнительные листы (если они есть).

Если регистр ведется в электронном виде, то его передают по установленному формату и подписывают электронной подписью.

Книга покупок: частые вопросы