Компенсация мобильной связи работникам

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Работодатель может оплачивать связь сам или компенсировать расходы, если работник использует для работы свой телефон.
2. Компания оформляет всё документально — нужны приказы, положения и акты, а размер компенсации обговаривают заранее.
3. Компенсация или оплата связи положена только сотрудникам с трудовым договором, а не исполнителям по ГПХ.
4. Расходы на связь учитывают в бухгалтерии, для этого нужны чеки, отчёты и списки сотрудников.
5. НДФЛ и страховые взносы не удерживаются, если деньги покрывают служебные разговоры, а не личные звонки.

В каких случаях работодатели компенсируют мобильную связь

Представить жизнь без мобильного телефона сейчас просто невозможно. Но некоторым сотовый нужен не только для жизни, но и для работы. Так, без мобильной связи не смогут обойтись:

• менеджеры по продажам, по работе с клиентами — они постоянно ведут переговоры с клиентами;
• консультанты — отвечают на звонки клиентов и оперативно связываются с заказчиками по их запросу;
• секретари — принимают поручения от руководства и звонки от контрагентов;
• курьеры — взаимодействуют с заказчиками;
• аварийщики — выезжают по срочным вызовам др.

Многие компании обеспечивают персонал корпоративной связью — сами закупают сим-карты, оплачивают услуги, а иногда даже покупают смартфоны. Но бывает и наоборот: корпоративной связи нет, персонал использует в работе личные телефоны. Вот тогда и платят компенсацию за использование мобильного телефона, если установили такие правила в локальном НПА и согласовали условия с работником.

Советуем прочитать: какие денежные компенсации положены работникам

Если организация сама оплачивает мобильную связь

То есть ваша компания заключила договор и самостоятельно рассчитывается с оператором. Абонентские номера закрепляются за предприятием, а услуги связи проводят по учетно-платежным документам. Лично работникам ничего компенсировать не надо, ведь вы уже заплатили сотовой компании.

Заключить корпоративный договор вы можете лично в салоне или электронно, подписав электронной подписью. После того как подпишете договор и получите сим-карты, в личном кабинете компании на Госуслугах надо указать сведения (правила, утв. ПП РФ № 844 от 31.05.2021) о:

• вашей компании;
• сотруднике, которому нужна корпоративная симка;
• его корпоративном абонентском номере.

Если мобильную связь оплачивает работник

Когда сотрудник применяет для работы собственный мобильный телефон и самостоятельно платит оператору — как правило, ему назначают компенсацию за использование телефона в служебных целях. Размер и условия возмещения определяются по предварительной договоренности между сторонами.

Кому работодатели могут компенсировать мобильную связь

Связь компенсируют тем, кто работает в компании по трудовым договорам. Не важно, основной это сотрудник или совместитель, постоянный или временный работник. Если приходится использовать личный телефон в рабочих целях, то организация это компенсирует.

Удаленные работники

Дистанционщики — полноценные работники. С ними заключают трудовой договор, они соблюдают правила внутреннего трудового распорядка и другие локальные нормы работодателя, им положены все трудовые, социальные и материальные гарантии. И если удаленщику приходится использовать личный телефон в рабочих целях, то работодатель это компенсирует так же, как и офисному персоналу (ст. 312.6 ТК РФ). Порядок возмещения прописывают в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Гибридный формат

Если сотрудник частично работает на удаленке, а частично — в офисе, то на него распространяются все трудовые гарантии. В компании есть сотрудник с гибридным графиком, который пользуется личным телефоном для работы? Тогда компенсируйте ему расходы, если это установлено в ЛНА.

Исполнители по ГПХ

Компенсация положена только персоналу с трудовыми договорами. Исполнители по гражданско-правовым договорам — ИП, самозанятые, обычные физлица — не вправе требовать возмещения мобильной связи. Они сами финансируют собственные расходы на оказание услуг: если за связь заплатит заказчик, то такой договор ГПХ признают трудовым. Последствия будут серьезные: исполнителя придется брать в штат, доплачивать ему зарплату и все возмещения по ЛНА и доначислять налоги и страховые взносы.

Надо знать: когда договор ГПХ признают трудовым

Как оформить компенсацию за мобильную связь сотруднику

Все зависит от того, кто платит за связь — компания или сам работник.

За мобильную связь платит организация

Нормы, регламентирующие корпоративную связь, вы можете изложить в правилах внутреннего трудового распорядка или разработать отдельный документ: к примеру, положение об использовании мобильных телефонов. Кроме того, надо распорядиться о передаче корпоративных смартфонов и сим-карт и постоянно контролировать соблюдение лимитов. Как все оформить — смотрите в пошаговой инструкции:

Шаг 1. Разработайте локальное положение о корпоративной связи. Укажите в нем:

• список должностей, которым выделяют корпоративные симки и оплачивают связь;
• порядок выдачи смартфонов и сим-карт;
• правила учета затрат;
• порядок возврата корпоративных телефонов и симок при увольнении;
• лимиты связи и др.

Кроме того, пропишите в ЛНА условие о доступе по корпоративной симке в течение всего рабочего дня. И обязательно установите возможность/невозможность использования корпоративной сим-карты в личных целях. Ознакомьте сотрудников с положением под личную подпись (ст. 68 ТК РФ).

Пропищите в положении основные правила корпоративной связи и установите лимиты и ограничения для сотрудников

Шаг 2. Выдайте сотрудникам корпоративные смартфоны и сим-карты. Обязательно оформите это документально. Для этого издайте приказ о выделении номеров и установлении лимитов. Укажите в распоряжении:

• ФИО и должность работника;
• модель телефона, если передаете смартфон;
• номер телефона;
• лимит.

Сам факт передачи устройства или сим-карты закрепите произвольным актом приема-передачи:

Шаг 3. Отслеживайте соблюдение лимитов. Каждый месяц сотовый оператор передает счета-фактуры, акты и расшифровку услуг связи по каждому номеру. В детализации можете проверить все телефонные разговоры за месяц, как рабочие, так и личные.

Если сотрудник укладывается в установленный лимит, то ничего делать не надо. Если же лимит превышен, то сообщите об этом сотруднику и запросите у него разъяснения: почему он превысил лимит и обосновано ли это его трудовой функцией? А вот сразу же удерживать перерасход из зарплаты нельзя.

Что делать при превышении лимита связи

Работодатели не могут вычитать деньги из зарплаты работника по своей инициативе — удержания производят только в строго определенных случаях (ч. 2 ст. 137 ТК РФ). И удержание перерасхода сотовой связи не входит в их число. Чтобы уменьшить зарплату на сумму перерасхода лимита — надо получить согласие сотрудника.

Если же сотрудник отказался подавать такое заявление, то вы сможете расценить перерасход как материальный ущерб и привлечь его к материальной ответственности (ст. 238, 241, 247 ТК РФ). Инструкция, как провести такое удержание:

1. Потребуйте от работника письменное объяснение, чтобы установить причину возникновения ущерба — в нашем случае перерасхода лимита сотовой связи. Если он откажется, то составьте акт.
2. Подготовьте приказ на удержание денежных средств с работника при перерасходе по сотовой связи и привлечение работника к материальной ответственности. Это надо сделать в течение месяца с того момента, как определили точный размер ущерба (ч. 1 ст. 248 ТК РФ). Так, при перерасходе лимита это месяц с даты получения детализированного отчета, где указана сумма превышения.
3. Если работник согласен и поставил свою подпись под приказом о матответственности, то удержите сумму перерасхода из его зарплаты. Напоминаем, что ущерб удерживают в размере среднего заработка. Но даже если сумма ущерба не превышает среднемесячного заработка, то вы можете удержать не более 20 % от ЗП (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).

За мобильную связь платит сотрудник

А вот инструкция, как оформить компенсацию расходов на сотовую связь сотруднику, который сам оплачивает расходы:

Шаг 1. Издать приказ о компенсации сотовой связи. В нем надо привести перечень должностей работников, которым требуется мобильная связь для выполнения должностных обязанностей, и порядок такой компенсации.

Шаг 2. Прописать в трудовом договоре с каждым работником или дополнительном соглашении к нему условия и размер возмещения.

Шаг 3. Получить от сотрудников, которым возмещают расходы, копию договора с оператором связи. А в конце каждого месяца — запрашивать у них детализированные отчеты, которые подтвердят размер расходов.

Как учитывать расходы на мобильную связь работников в бухгалтерском и налоговом учете

Опять же, порядок учета зависит от того, кто оплачивает сотовую связь.

За мобильную связь платит организация

В таком случае надо учитывать как покупку смартфонов и сим-карт, так и оплату услуг связи.

Затраты на покупку смартфонов

Как правило, стоимость мобильного телефона не превышает 100 000 рублей. Поэтому телефон признают малоценным основным средством и отражают в составе материальных расходов одновременно на:

• ОСНО (для налога на прибыль) — на дату ввода телефона в эксплуатацию;
• УСН «Доходы минус расходы» — сразу же после покупки и оплаты.

Для подтверждения нужны чек, товарные накладные или УПД. Входной НДС, предъявленный продавцом, примите к вычету после получения счета-фактуры. Если работаете на доходно-расходной упрощенке и платите налог на добавленную стоимость по пониженным ставкам, то входной НДС учесть не получится (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Принять смартфон к учету вы можете по приходному ордеру, акту о приеме-передаче ОС-1 или по другому документу. При выдаче телефона работнику надо оформить акт приема-передачи.

Затраты на покупку сим-карт

На ОСНО затраты на приобретение корпоративных сим-карт без НДС включите в составе прочих расходов, которые связаны с производством и реализацией как затраты на услуги связи. Вы сможете их признать (пп. 25 п. 1 ст. 264, пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ):

• по мере использования услуг по счетам от оператора, если стоимость сим-карт учитывается как аванс за услуги связи, который зачисляется на лицевой счет абонента (поскольку стоимость обычно небольшая, вы сможете зачесть ее в ближайший месяц);
• единовременно, на дату покупки сим-карт, если стоимость сим-карт учитывается как плата за доступ к мобильной сети.

Если заплатили общую сумму, часть из которой зачислена на лицевой счет абонента, а часть — как платеж за доступ к сети, то каждую часть надо учесть отдельно. Платеж за доступ к сети посчитайте как разницу между уплаченной суммой и зачислением на лицевой счет абонента.

На УСН затраты на приобретение сим-карт учитываются в том отчетном периоде, в котором их фактически оплатили (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Входной НДС примите к вычету по общему правилу.

Подтверждением покупки станут чеки, накладные/акты/УПД. Выдачу сим-карт сотрудникам оформите актами приема-передачи.

В бухучете затраты на приобретение корпоративных сим-карт без НДС проводят одним из способов:

• в расходах по обычным видам деятельности как управленческие или коммерческие в том отчетном периоде, в котором их приобрели, — если стоимость сим-карт является платой за доступ к сети;
• как выданный аванс — если стоимость сим-карт учитывается как плата за услуги связи, засчитываемая на лицевой счет абонента;
• как авансовый платеж и плата за доступ к сети — если сумма покупки зачисляется на лицевой счет абонента частично.

Читайте: облагается ли компенсация расходов НДС

Затраты на оплату услуг связи

Можно учесть как на ОСНО для налога на прибыль, так и на доходно-расходной УСН. Главное условие — обоснованность расходов, то есть необходимость использования работниками личного телефона в служебных целях для выполнения должностных обязанностей.

Порядок налогового учета зависит от выбранного тарифного плана:

1. Тариф с поминутной или посекундной тарификацией. Установите лимиты расходов на сотовую связь для каждого работника, исходя из целей разговоров и занимаемой должности. Сверхлимитные расходы без согласования с руководством учесть в налоговых расходах не получится. Если оплачиваете не только звонки, но и мобильный интернет и смс, то можете учесть затраты в составе прочих расходов. Но надо экономически обосновать и подтвердить использование интернета и смс документами.
2. Безлимитный тариф. Контролировать сумму расходов на телефонные разговоры необязательно. Оплата по такому тарифу фиксирована и не зависит от количества и продолжительности разговоров. Более того, необязательно разделять личные и рабочие звонки. Оплата учитывается в налоговых расходах полностью, лимиты для работников устанавливать тоже не надо.

Для подтверждения расходов потребуются:

• перечень должностей, которым необходима мобильная связь (утверждается приказом о введении корпоративной связи);
• договор с оператором связи;
• счета и акты за оказанные услуги;
• детализированные счета и расшифровки оператора, чтобы подтвердить служебный характер разговоров.

Входной НДС учитывается в общем порядке. В бухучете оплата мобильной связи учитывается как расходы по обычным видам деятельности и отражаются по дебету счетов учета затрат 20/26/44 и кредиту 60/76.

Составьте такие проводки:

За мобильную связь платит работник

Компенсацию за мобильную связь можете учесть и для налога на прибыль на ОСНО, и на доходно-расходном УСН. Сумму компенсации в пределах фактических затрат включите в прочие расходы как затраты на услуги связи:

• на ОСНО — на дату, когда возникла обязанность компенсировать затраты работнику (к примеру, на дату отчета от оператора);
• на УСН — после выплаты компенсации сотруднику.

Для подтверждения обоснованности расходов нужны те же документы, что и при оплате корпоративной связи, — приказ о выплате компенсации, трудовые договоры или допсоглашения с сотрудникам, копия договора с оператором и детализированные отчеты. Кроме того, бухгалтер составляет справку с расчетом суммы компенсации за связь.

В бухучете компенсацию включают в расходы по обычным видам деятельности. Выплату проводят в том периоде, когда возникает обязанность компенсировать расходы по условиям трудового договора. К примеру, на дату отчета оператора. Возмещение сотрудникам учитывают по дебету счетов 20/26/44 и кредиту 73.

Бухгалтерские проводки для учета компенсации мобильной связи:

Облагается ли компенсация сотовой связи НДФЛ и страховыми взносами

По правилам работодатели проводят оплату услуг связи сотрудникам без начисления налогов на доходы и страховых взносов. Независимо от того, оплачиваете ли вы связь сами или компенсируете затраты работнику, не облагайте их ни НДФЛ, ни взносами (п. 1 ст. 217, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Превысил сотрудник лимит или нет — тоже не имеет значения.

Ответы на частые вопросы