Важно
Минфин введет новые КБК для госпошлин и соцвыплат 
Вы считаете расходы на персонал, исходя из зарплатного фонда? Это ошибка, которая приводит к искажению стоимости продукции и неправильному расчёту цен. Помимо оклада, есть налоги, взносы, организация рабочего места, обязательное обучение и ещё дюжина статей, которые работодатели часто упускают из расчета общей стоимости производственного процесса. Разберём, как рассчитать реальную стоимость работника.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- Работодатель платит не только оклад — ещё и налоги и страховые взносы, поэтому «реальная стоимость» сотрудника гораздо выше.
- При окладе 250 000 руб. в месяц (3 000 000 руб. в год) примерная годовая стоимость работника для компании — около 4 300 000 руб.
- Страховые взносы — пенсия, медицина и соцстрах — составляют 30 % до предельной базы и 15,1 % сверх неё (предел в 2026 — 2 979 000 ₽).
- НДФЛ теперь прогрессивный — ставки от 13 % до 22 % в зависимости от годового дохода, и работодатель удерживает его из зарплаты.
- Кроме налогов учитывайте взносы на травматизм, обустройство рабочего места, СОУТ, обучение по ГО и оплату отпусков и больничных, а также добровольные «плюшки» — ДМС и обучение.
Зарплатные налоги и взносы: платим по закону
Помимо оклада, основная часть расходов работодателя состоит из обязательных налоговых платежей и страховых взносов. Работодатель выступает налоговым агентом по отношению к своему работнику, поэтому все эти платежи осуществляет наниматель. Реальная стоимость работника за год, если рассчитать корректно взносы и налоги, с зарплатой 250 000 рублей в месяц составит ориентировочно 4 300 000 руб. Расчет стоимости работника происходит на основе совокупности следующих платежей.
Страховые взносы
Пенсионное, медицинское и социальное страхование объединены в единый платёж.
Стоимость затрат на страхование составляют 30 % в рамках единой предельной величины базы и 15,1 % сверх неё. В 2026 году предельная величина годового дохода установлена на уровне 2 979 000 рублей.
Приведём конкретный пример расчета.
Например, работник получает оклад 250 000 рублей в месяц. За год его доход составляет 3 000 000 рублей:
- на сумму до 2 979 000 рублей работодатель платит следующую стоимость: 2 979 000 × 0,30 = 893 700 рублей;
- на сумму свыше предела (21 000 рублей) наниматель платит из расчета 15,1 % : 21 000 × 0,151 = 3171 рубль;
- итоговый расчет стоимости затрат на взносы: 896 871 рубль.
НДФЛ
С 2025 года введена прогрессивная шкала налогообложения доходов. Работодатель обязан рассчитать налог, исходя из заработной платы своего работника. Удержание налога из зарплаты происходит перед выплатой.
Налоги сегодня составляют 13, 15, 18, 20 и 22 % в зависимости от расчета уровня дохода.
| Объем доходов за год | Ставка НДФЛ | Формула расчета |
|---|---|---|
| до 2,4 млн | 13 % | доход х 13 % |
| до 5 млн | 15 % | (полученный доход — 2,4 млн) х 15 % + 2,4 млн х 13 % |
| до 20 млн | 18 % | (полученный доход — 5 млн) х 18 % + 2,4 млн х 13 % + 2,6 млн х 15 % |
| до 50 млн | 20 % | (полученный доход — 20 млн) х 20 % + 2,4 млн х 13 % + 2,6 млн х 15 % + 15 млн х 18 % |
| от 50 млн | 22 % | (полученный доход — 50 млн) х 22 % + 2,4 х 13 % + 2,6 млн х 15 % + 15 млн х 18 % + 30 млн х 20 % |
При заработной плате в 250 000 рублей расчет выглядит следующим образом:
(3 000 000 — 2 400 000) × 15 % + 2,4 млн х 13 % = 402 000 рублей.
Взносы на травматизм
Один мой знакомый — начинающий предприниматель — нанял двух работников. Он скрупулёзно рассчитал налоги и страховые взносы, составил смету расходов на оплату труда и зарплатный лист. Человек полагал, что произвёл полный и корректный расчет стоимости труда с учетом налогов. По итогам проверки организация получила штраф с доначислением. Оказалось, предприниматель в своих расчетах стоимости забыл про взносы на травматизм — платежи в СФР на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
При расчете учтите, что ставка взносов зависит от класса профессионального риска и варьируется от 0,2 до 8,5 %. Для обычного офисного персонала ставка минимальна — 0,2 %. Для производственных кадров она способна достигать 5–8,5 %. Эти расходы на обязательные взносы нередко упускают из расчета стоимости персонала, хотя они подлежат учету при расчёте в силу закона. При ежемесячном доходе офисного работника в 250 000 руб. объем взносов составит 500 руб./месяц (0,2 % от зарплаты).
Подробнее о страховых взносах на травматизм
Организация рабочего места сотрудника: мебель, техника, расходники
Прежде чем организовать рабочее пространство для своих работников и рассчитать смету на оборудование, обязательно ознакомьтесь с санитарными правилами СП 2.2.3670-20. Так, в соответствии с этими НПА для тех, кто работает сидя (а это подавляющее большинство офисных работников), необходимо предусмотреть минимальное пространство для ног. При расчёте расходов на организацию места работы следует учитывать эти требования:
- высота пространства — не менее 60 см;
- глубина пространства — не менее 45 см на уровне колен и 60 см на уровне стоп;
- ширина пространства — не менее 50 см.
Если работник трудится более 12 часов в день, то обязательно учтите в своих расчетах необходимость оборудования для него места для сна и принятия горячей пищи.
Полезно:
Примерная стоимость покупки стола, кресла, компьютера с учётом актуальных цен составляет около 60 000 рублей. Стоимость компьютерной техники включает персональный компьютер или ноутбук (в зависимости от специфики работы), монитор (желательно диагональ 24 дюйма для комфортного восприятия), клавиатуру, мышь.
Но расходы на обустройство рабочего пространства не ограничиваются покупкой лишь системного блока и монитора. Обязательно учитывайте в расчете стоимость необходимого лицензионного программного обеспечения (текстовые редакторы, графические редакторы, операционная система, CRM и пр.). Этот расчет стоимости ПО критичен, так как игнорирование этого требования чревато привлечением работодателя к ответственности — вплоть до уголовной.
Расчет стоимости расходных материалов варьируется в зависимости от должности работника, но в базовый набор нередко входят:
- пишущие инструменты (ручки, карандаши);
- блокноты и стикеры;
- скоросшиватели и папки;
- копировальная бумага.
Ежегодные затраты на расходники в расчёте на одного работника обычно составляют 2000–5000 рублей в зависимости от типа должности.
Спецоценка условий труда по рабочему месту: обязательна
Специальная оценка условий труда (СОУТ) — это обязательная процедура, предусмотренная ст. 214 ТК РФ и Федеральным законом от 28.12.2013 № 426-ФЗ, для всех работодателей без исключения, включая микропредприятия. Она проводится в отношении каждого рабочего места (за исключением надомников и дистанционных работников).
Читайте: как провести СОУТ
Периодичность проведения СОУТ по общему правилу составляет один раз в 5 лет. Вместе с тем при введении новых вакансий или изменении технологического процесса её следует провести внепланово в течение 12 месяцев со дня наступления этих обстоятельств. По предложению профсоюза или при получении предписания от ГИТ проведение СОУТ необходимо осуществить в течение 6 месяцев.
Стоимость затрат на проведение СОУТ заключается в привлечении аккредитованных организаций. Цена варьируется от 1000 до 5000 рублей за одну вакансию. Перед тем как заключить договор на проведение СОУТ и оценить расчет стоимости таких мероприятий, обязательно проверьте, чтобы подрядчик был внесён в реестр Минтруда.
Обучение по гражданской обороне: обязательно
В отношении своих сотрудников работодатель обязан осуществить вводный инструктаж по гражданской обороне и защите в чрезвычайных ситуациях. Этот инструктаж проводится со всеми новыми работниками в течение первого месяца после трудоустройства, и его осуществляет уполномоченный работник компании или ИП. Время обучения по гражданской обороне и ЧС учитывается при расчете времени труда работника, а значит, де-факто оплачивается из средств организации.
Работники, уполномоченные на проведение инструктажей, руководитель организации обязаны проходить курсовое обучение не реже одного раза в 5 лет. При расчёте стоимости затрат на гражданскую оборону и ЧС учитывайте среднюю стоимость курсов от 3000 до 10 000 рублей в расчете на одного обучающегося.
Может пригодиться: как узнать категорию организации по ГО и ЧС
Отпускные, больничные, донорские: оплата нерабочего времени
Работодатель платит сотруднику не только за часы, проведённые в процессе работы. Значительная часть расходов приходится на оплату времени, когда работник отсутствует на своем месте, но вправе претендовать на получение средств:
1. Ежегодный отпуск. Каждый работник вправе рассчитывать на 28 календарных дней оплачиваемого отпуска в год. Фактически компания платит за 12 месяцев работы, а работник трудится только 11 месяцев.
2. Оплата больничных листов. Первые три дня болезни оплачиваются за счёт средств работодателя, остальные дни — за счёт средств СФР. Размер больничного зависит от страхового стажа и рассчитывается в процентном отношении от среднего заработка за два предыдущих года по следующим ставкам:
- 60 % от дохода (стаж до 5 лет);
- 80 % от дохода (стаж 5–8 лет);
- 100 % от дохода (стаж более 8 лет).
Сотрудник со стажем 3 года и доходом 250 000 рублей в месяц получит за первые 3 дня больничного: средний дневной заработок (6 000 000 рублей за 2 года / 730 дней = 8219 рублей), умноженный на 60 % по стажу и на 3 дня = 14 794,53 рубля.
В периоды сезонных заболеваний (осень, зима) это будут прямые убытки компании, поэтому следует их учитывать заранее при расчётах стоимости ожидаемых затрат на работников.
3. Донорские дни. Работнику-донору полагается день отдыха в день сдачи крови и дополнительный день отдыха после неё. Чтобы рассчитать стоимость затрат за основу, возьмите размер среднего заработка такого работника в расчете на день.
4. Государственные праздники. В соответствии со ст. 112 ТК РФ наличие нерабочих праздничных дней в месяце не является основанием для того, чтобы рассчитать зарплату работнику со снижением. В январе и мае стоимость трудового дня для компании становится максимальной из-за большого числа праздничных дней, требующих оплаты.
Необязательные траты: соцпакет и корпоративные плюшки
Для повышения конкурентоспособности на рынке труда компании, помимо налогов и взносов, несут дополнительные расходы, которые могут быть признаны расходами для целей налогообложения прибыли. Хотя эти затраты называются необязательными, они часто становятся решающим фактором при найме и удержании талантливых работников:
- ДМС. Строгого расчёта стоимости ДМС не существует, так как объём ДМС определяет сам работодатель. Прежде чем рассчитать стоимость затрат — оцените объём услуг, регион расположения компании. В зависимости от этих критериев стоимость затрат на ДМС способна достигать нескольких десятков тысяч на одного работника в год. Кроме того, расходы на ДМС включаются в состав вычетов по налогам. Но, перед тем как рассчитать вычет, учтите, что он не может превышать 6 % от суммы общих расходов на оплату труда работника. Цена ДМС нередко варьируется в диапазоне от 30 000 до 80000 рублей.
- Обучение и повышение квалификации. Расходы на обучение работников в интересах компании не облагаются налогом на доходы физических лиц. Чтобы рассчитать стоимость обучения — изучите количество и качество курсов, образовательных программ, профессиональный уровень обучающихся работников. Цена на курсы может составлять как пару тысяч рублей, так и несколько десятков.
- Питание, фитнес и корпоративные мероприятия. Если расходы на питание, фитнес-программы или корпоративные мероприятия предусмотрены коллективным или трудовым договором, то они подлежат учету в составе вычетов для целей исчисления налогов с прибыли компании.
Читайте о влиянии ДМС на корпоративную культуру
