Погашение задолженности по ошибочно начисленной зарплате

«Зависший» аванс можно списать через прощение долга. Но, такая операция, проводимая до истечения срока исковой давности, требует согласия должника (ст. 415 ГК РФ). Оформить согласие сторон возможно двумя способами:

1. Заключить соглашение о прощении.
2. Направить должнику уведомление о намерении простить его задолженность перед кредитором.

Когда вариант с соглашением не подходит, должнику направляют письменное уведомление и ждут. Если в разумный срок от него не поступает письменное же возражение, значит, должник не возражает.

ГК РФ не уточняет, какой срок является разумным, но на практике при обмене корреспонденцией он не превышает двух недель, максимум — месяца. Предприятие-кредитор определяет разумность самостоятельно.

По истечении разумного срока следует издать приказ о прощении долга, а бухгалтеру на основании этого приказа списать задолженность, оформив бухгалтерскую справку.

Если при выплате аванса удержан НДФЛ, то при прощении долга повторно удерживать налог не нужно, иначе получится двойное налогообложение этой суммы. Это касается и страховых взносов.

Учтите, что прощенная сумма не уменьшает налогооблагаемую прибыль.

На какой счет учёта правильнее всего списывать задолженность сотрудника, если возврата средств точно не будет?

У нас собственники хотят убрать долг из счета 70, так как не хотят видеть его в оборотно-сальдовой ведомости. Законно ли перевести долг на счёт 91 «Прочие расходы», если срок исковой давности ещё не истёк? Какие вообще варианты существуют для списания такой задолженности в бухгалтерском учёте?

Отвечает Дорофеева Ирина

Если исковая давность не истекла, то списать задолженность по излишне выплаченной заработной плате допускается в случае прощения долга.

Для этого следует либо заключить двухстороннее соглашение с должником, либо направить ему уведомление о намерении простить излишне выплаченную сумму. Если в разумный срок возражений от должника не последовало, значит, он согласен с прощением.

Далее издается приказ, на основании которого бухгалтер готовит бухгалтерскую справку.

Спишите задолженность проводкой Дт91 Кт70, но учтите, что для расчета налога на прибыль прощенная сумма не принимается.

Если речь идет лишь об освобождении сч. 70 от «лишних» строк, то могу предложить перевести так раздражающую собственников сумму на сч. 76 или 73 и там «подождать» истечения срока исковой давности.

Можно ли досрочно списать безнадёжную задолженность по зарплате до истечения срока исковой давности, если сотрудник исчез и возвращать долг явно не собирается?

Мы понимаем, что возврата не будет, но трёх лет ещё не прошло. Можно ли как-то документально подтвердить безнадёжность долга и списать сумму без ожидания истечения срока давности? Какой набор документов для этого потребуется?

Отвечает Дорофеева Ирина

Безнадежной, согласно ст. 266 НК РФ, задолженность признается в случае:

• истечения срока исковой давности (в общем случае это составит 3 года с момента ее возникновения);
• если невозможность взыскания подтверждена судебным решением;
• если должник признан банкротом.

Когда не выполняется хотя бы одно из этих условий, задолженность не признается безнадежной.

Тем не менее долг допустимо списать и до истечения трехлетнего срока: например, при прощении долга.

Для этого следует либо заключить двухстороннее соглашение с должником, либо направить ему уведомление. Отсутствие (в разумные сроки) возражений от должника означает его согласие с прощением.

Далее издается приказ, на основании которого бухгалтер готовит бухгалтерскую справку.

Спишите задолженность проводкой Дт91 Кт70, но учтите, что для расчета налога на прибыль сумма прощенного долга не принимается.

Как правильно оформить прощение долга сотрудника по ошибочно выплаченной зарплате?

В случае если собственники требуют простить долг сотрудника, которого давно нет на работе, и списать задолженность по выплате, как правильно юридически и бухгалтерски оформить такое решение, чтобы не было претензий от налоговой?

Отвечает Дорофеева Ирина

Прощение долга до истечения исковой давности — двусторонняя сделка (ст. 415 ГК РФ). Оформить согласие сторон допускается двумя способами:

1. Заключить соглашение.
2. Направить должнику уведомление о намерении простить его долг перед кредитором.

С точки зрения налоговой службы предпочтительнее станет соглашение. Но когда такой вариант не подходит, должнику направляют письменное уведомление и ждут. Если в разумный срок от него не поступает письменного возражения, то считается, что должник не возражает.

ГК РФ не уточняет, какой срок является разумным, но на практике при обмене корреспонденцией он не превышает двух недель, максимум — месяца. Предприятие-кредитор определяет такую разумность самостоятельно.

По истечении разумного срока следует издать приказ о прощении, а бухгалтеру на основании этого приказа — списать задолженность, оформив бухгалтерскую справку.

Спишите задолженность проводкой Дт91 Кт70, но учтите, что для расчета налога на прибыль сумма прощенного долга не принимается.

Возникает ли обязанность включить сумму прощённого долга сотрудника в его налогооблагаемый доход и подавать справку о невозможности удержания НДФЛ?

Если мы списали задолженность как прощение долга, то должны ли показать эту сумму как доход работника физическому лицу, подать справку 2-НДФЛ и начислить/удержать налог, или если удержать невозможно — уведомить налоговую инспекцию?

Отвечает Дорофеева Ирина

Решение этой бухгалтерской задачки зависит от характера задолженности, которую простили работнику.

Если прощена задолженность по излишне выплаченной оплате труда, то с нее, как правило, при выплате удержан НДФЛ, а в конце месяца начислены страховые взносы. Повторно удерживать налог и начислять СВ не нужно, иначе получите двойное налогообложение одной выплаты.

Иная ситуация складывается, если характер выплаты изначально не предполагал удержания НДФЛ. Речь идет о выданных займах, невозвращенных подотчетных суммах, неоплаченном товаре и т.п.

При прощении такой задолженности возникает объект налогообложения налогом на доходы физических лиц. И тогда последует ответ на ваш вопрос: да, вы обязаны исчислить НДФЛ с суммы прощенного долга и включить доход физического лица в отчетность по НДФЛ датой прощения долга. Такой датой служит дата подписания двустороннего соглашения или издания приказа о прощении долга работнику.

Если возможности удержать налог с работника нет, то придется сообщить об этом факте налоговой службе.

Нужно ли уплачивать и доначислять страховые взносы при списании задолженности работника по ошибочно выданной зарплате?

Если долг по данным авансов списывается до истечения срока исковой давности или прощается, то должна ли наша компания начислить и уплатить дополнительные страховые взносы на эту сумму, если взносы ранее не были уплачены?

Отвечает Дорофеева Ирина

Вопрос звучит несколько сумбурно, но мы попробуем разобраться.

Если выплаченный аванс включен в затраты в составе расходов на оплату труда, то с него необходимо удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. В случае если НДФЛ и СВ своевременно исчислены и перечислены в бюджет, повторно (дополнительно) начислять их не нужно.

Однако из вопроса ясно, что СВ уплачены не были. Тогда, при включении выплаченного аванса в состав расходов на оплату труда, взносы следует начислить в дату, соответствующую требованиям законодательства. При необходимости надо подать уточненную отчетность.

Если же выплата аванса не имеет отношения к расходам на оплату труда, то страховые взносы начислять не нужно.

Учтите, что сумма прощенного долга, хотя и относится в Дт счета 91, но при расчете налога на прибыль не учитывается.

Какие риски возникают для бухгалтерской отчётности, если собственники требуют скорейшего списания задолженности по счёту 70, несмотря на неистёкший срок исковой давности?

Я опасаюсь, что, если я спешу выполнить указания собственников и быстро спишу долг, это повлечёт за собой нарушение бухгалтерских стандартов. Насколько такой манёвр рискован при проверках, и какие последствия могут быть для бухгалтера?

Отвечает Дорофеева Ирина

Избежать искажений в бухгалтерской отчетности, которых вы опасаетесь, позволяет создание резерва по сомнительным долгам. Резерв создается и в бухгалтерском, и в налоговом учете. Причем в БУ — в обязательном порядке, а в НУ — если доходы и расходы учитываются по методу начисления (п. 3 ст. 266 НК РФ). Перед формированием резерва следует провести инвентаризацию дебиторской задолженности.

Чтобы подтвердить безнадежность взыскания, необходимо запастись подтверждающими документами. Это будут, например, акт инвентаризации расчетов с персоналом, документы, направленные в адрес должника, уведомления и претензии, оставшиеся без ответа, иные документы. На основании имеющейся информации издается приказ по предприятию, а бухгалтер готовит бухгалтерскую справку с обоснованием списания долга.

Учтите, что даже после списания со счетов бухучета долг не исчезает бесследно. Он учитывается на забалансовом счете 007 в течение 5 лет после списания.

Как правильно поступить, если сотрудник, которому была излишне выплачена зарплата, по штатному расписанию ещё числится, но фактически давно не работает и на связь не выходит?

Сотрудник долго не появляется, но формально не уволен. Возможно ли признать долг безнадёжным в такой ситуации, и стоит ли проводить какие-то дополнительные процедуры — например, попытаться уволить за прогулы перед списанием долга?

Отвечает Дорофеева Ирина

Если работник не является на работу без уважительных причин, то уволить его за прогулы можно, но с соблюдением правил и процедур, установленных ст. 193 ТК РФ.

Необходимо зафиксировать факт отсутствия сотрудника на рабочем месте, получить от него объяснения по этому поводу. Если причина невыхода на работу признана неуважительной, то работодатель вправе принять решение об увольнении.

Учтите, что увольнение без соблюдения установленного порядка часто приводит к восстановлению сотрудника на работе.

Что касается безнадежности долга, то для признания его таковым установлен ряд признаков.

Безнадежной, согласно ст. 266 НК РФ, задолженность признается в случае:

• истечения срока исковой давности (в общем случае это 3 года с момента ее возникновения);
• если невозможность взыскания подтверждена судебным решением;
• если должник признан банкротом.

Когда не выполняется хотя бы одно из этих условий, задолженность не признается безнадежной.