Могу ли я выплачивать зарплату наличными?

Согласно ст. 136 ТК РФ зарплата выдается сотруднику (одно из двух):

• по месту выполнения им работы;
• путем перевода в кредитное учреждение (банк), которое указал подчиненный в заявлении.

Соответственно, закон разрешает использовать два различных способа выдачи денег (в наличной и в безналичной форме). Порядок такой выдачи стороны трудовых отношений прописывают в коллективном или трудовом договоре. Такая позиция поддержана Минтрудом (Письмо № 14-1/ООГ-5961 от 14.10.2024).

Если выдача наличных осуществляется в установленном порядке с оформлением необходимых документов, то претензий со стороны контролирующих органов не появится.

Каким образом налоговая инспекция может узнать о выплате зарплаты наличными?

Я беспокоюсь, сможет ли налоговая служба определить, что я выплатил зарплату работнику наличными деньгами, если деньги выданы из кассы, а никаких особых документов не оформлялось. Какие механизмы есть у налоговой для отслеживания таких платежей?

Отвечает Князева Жанна

Ничего противозаконно в выдаче зарплаты наличкой нет. Главное — такую выдачу надо оформлять правильно. Для это используют расчетно-платежную ведомость, платежную ведомость и (или) расходный кассовый ордер (п. 6 указания № 6658-У от 09.01.2024).

Другое дело, когда деньги выдают в виде «серой» зарплаты в «конверте». За это грозит штраф, доначисление налогов/взносов, административная и даже уголовная ответственность.

Узнать о выплате ФНС может в том числе при проверке работодателя. В рамках проверки налоговая уполномочена приглашать работников для выяснения тех или иных обстоятельств (например, о размере, способах выдачи зарплаты) (ч. 4 п. 1 ст. 31 НК РФ).

Какими документами нужно оформлять выдачу зарплаты наличными?

Если я все-таки решу выдавать зарплату сотрудникам наличными, то какие документы мне обязательно необходимо оформить для подтверждения таких выплат? Достаточно ли кассового ордера, или нужны еще какие-либо подтверждения для бухгалтерии и налоговой?

Отвечает Князева Жанна

При выдаче наличных денег используют такие документы (п. 6 указания № 6658-У от 09.01.2024):

• расчетно-платежную ведомость (форма Т-49);
• платежную ведомость (форма Т-53);
• расходный кассовый ордер (РКО, форма КО-2). Его применяют как разовый случай (при выдаче налички отдельному сотруднику).

Если выплата через кассу носит массовый характер, то бухгалтерия оформляет форму Т-49 или Т-53. В документе необходима подпись получателя дохода. На выданные суммы по платежной и расчетно-платежной ведомостям составляется РКО. Его номер, дату прописывают на последних страницах ведомостей (постановление № 1 от 05.01.2004).

На основании РКО, оформленного на конкретного подчиненного или на общую сумму ведомости, проставляют запись в кассовой книге.

В чем отличие при выплате зарплаты наличными резиденту и нерезиденту РФ?

У меня работают и граждане России, и иностранцы. Разрешено ли всем выплачивать заработную плату наличными, или для нерезидентов Российской Федерации действуют отдельные правила? Чем именно отличается порядок расчетов с такими сотрудниками?

Отвечает Князева Жанна

Нерезиденты в понимании Закона о валютном регулировании — это физлица, которые не имеют вида на жительство в РФ (п. 7 ч. 1 ст. 1 ФЗ № 173-ФЗ от 10.12.2003). Им нельзя платить заработную плату наличными средствами, в отличие от граждан России (Письмо № ШЮ-4-17/4062@ от 21.04.2025).

При этом иностранцам разрешено выдавать оплату в натуральной форме.

Если такой способ входит в систему оплаты труда, то он обязан подтверждаться:

• условием о натуральном расчете в коллективном или трудовом договоре (например, выдача питания);
• заявлением подчиненного о такой форме оплаты;
• в справках о доходах кодами вида дохода (2510, 2520, 2530).

Если не входит, то документы-подтверждения станут такие:

• удержание с натурального дохода НДФЛ;
• указание в справке о доходах кода 4800;
• договор работодателя с третьим лицом (например, на питание иностранцев);
• иными документами, которые подтверждают оказание услуг/работ в интересах нерезидента.

Существует ли максимальный размер зарплаты, которую можно выплатить наличными?

Хочу уточнить, есть ли какой-то лимит или максимальная сумма, которую я могу выдать сотруднику наличными в качестве зарплаты за месяц? Или закон не ограничивает такие суммы, и разрешено обойтись без банковского перевода вообще?

Отвечает Князева Жанна

Работодатель обязан выдать подчиненному оплату за труд полностью. Закон разрешает рассчитываться «живыми» деньгами (ст. 22, 136 ТК РФ). Предел суммы, которую допустимо выдать через кассу в счет зарплаты, законом не установлен.

В трудовом договоре с работником пропишите порядок выдачи налички. В этом случае можете обойтись без перевода денег на банковскую карту.

Какие обязательные уведомления нужно подавать в налоговую при выплате зарплаты наличными?

Меня интересует, надо ли отдельно уведомлять налоговую инспекцию о том, что зарплата сотрудникам выдается наличными, или достаточно сдачи отчетности, как обычно? Если нужно, то в каких формах и когда это делается?

Отвечает Князева Жанна

О том, в какой форме (наличной/безналичной) выдавать подчиненным зарплату, работодатель определяет в трудовом или коллективном договорах. В том числе по инициативе (заявлению) работника.

Отдельных уведомлений в налоговую о «живом» расчете не предусмотрено. Главное — оформляйте выдачу денег надлежащим образом. Отражайте факт их получения в расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости и(или) в расходном кассовом ордере (п. 6 указания № 6658-У от 09.01.2024). В указанных документа обязательно должна стоять подпись получателя.

Какие риски для бизнеса связаны с выплатой зарплаты наличными?

Я слышал, что у выплаты зарплаты налом возникают нюансы и сложности, вплоть до повышенного внимания со стороны фискальных органов. С какими конкретными трудностями или рисками я могу столкнуться, если пойду по этому пути?

Отвечает Князева Жанна

Закон разрешает использовать два различных способа выдачи денег (в наличной и безналичной форме) (ст. 136 ТК РФ). Если деньги из кассы выдают и это сопровождается оформлением необходимых документов (расчетно-платежной ведомостью, платежной ведомостью и(или) расходным кассовым ордером (п. 6 указания № 6658-У от 09.01.2024)), то рисков для бизнеса не возникает.

Можно ли совмещать выплату зарплаты частично на карту, а частично наличными?

Иногда работники просят часть зарплаты получить на карту, а часть — «живыми» деньгами из кассы. Законно ли это, и как правильно оформить такие сочетанные выплаты, чтобы избежать претензий со стороны бухгалтерии или налоговой?

Отвечает Князева Жанна

Закон (ст. 136 ТК РФ) допускает два способа расчета работодателя с подчиненными: наличными деньгами или переводом на карту (безналичный вариант). Прямого запрета на совмещение двух способов нет. Если работник попросил часть дохода перевести на карту, а часть — выдать на руки, то необходимо сделать следующее:

• прописать такой способ расчета в коллективном или трудовом договорах;
• получить от подчиненного заявление соответствующего содержания;
• при выдаче зарплаты из кассы, если это носит единичных характер, оформить расходный кассовый ордер. При массовых случаях — платежную или расчетно-платежную ведомость.