Разъездной характер работы в 1С: как отразить правильно

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Разъездной характер работы — это когда трудовые обязанности выполняются за пределами офиса.
2. Работодатели должны закреплять такой характер работы в трудовом договоре или отдельном соглашении.
3. Сотрудникам за постоянные разъезды положены компенсации и надбавки.
4. В 1С:ЗУП нужно настроить начисления для расчета сумм компенсаций и надбавок за разъезды.
5. Суточные выплаты до 700 рублей не облагаются налогами, на суммы сверх этого надо начислять НДФЛ и взносы.

Какие сведения о разъездном характере работы отражаются в 1С

С кадрами мы работаем в 1С:ЗУП («Зарплата и управление персоналом»). Там же мы отражаем разъездной характер работы. В ТК РФ нет прямого определения, что такое разъездной характер и какие должности, трудовые обязанности подразумевают постоянные разъезды. В нашей компании разъездной характер работы установлен для клиентского менеджера, водителя и экспедитора. Перечень должностей, чья работа носит разъездной характер, мы закрепили в коллективном договоре и дополнительно разработали положение о разъездном характере работы.

Список должностей с разъездным характером необязательно указывать в локальном акте. Работодатель вправе сделать такой перечень как отдельное приложение к ЛНА или утвердить отдельным приказом, а в положении — прописать порядок компенсации разъездов и документальный учет служебных поездок. Мы в своем локальном положении указали так: «Перечень должностей с разъездным характером работы установлен в приложении к настоящему положению». И приложили к ЛНА список должностей, для которых характерна разъездная работа.

По сути, разъездная — работа, при которой трудовые обязанности выполняются за пределами офиса. Но не надо путать разъезды с командировками: они носят временный характер и ограничены по строкам. Разъезды, предусмотренные рабочими обязанностями, носят постоянный характер и не признаются командировкой (ст. 166 ТК РФ).

Положение о разъездах по работе мы согласовываем с работниками — это обязательное трудовое условие (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Если договорились о разъездах при трудоустройстве, то сразу же согласовываем это в трудовом договоре. Если рабочие поездки появились позже, то заключаем дополнительное соглашение (ст. 72 ТК РФ). В должностной инструкции тоже обязательно прописываем, что работа связана с постоянными разъездами.

По этой теме:

• чем разъездная работа отличается от командировки;
• как составить трудовой договор с разъездным характером работы.

Работодатели (в том числе и наша компания) компенсируют своим сотрудникам постоянные разъезды и назначают:

• компенсационные доплаты и надбавки за работу, отклоняющуюся от нормальных условий;
• возмещение расходов на рабочие поездки.

Если работодатель установил компенсационную доплату — это составная часть зарплаты: в трудовом договоре надо сослаться на ваш внутренний нормативный акт, в котором указаны размер надбавок и порядок их выплаты. Или же конкретизировать условия в тексте соглашения.

Возмещать надо расходы на проезд, наем жилого помещения, суточные и другие затраты, которые произвел сотрудник с разрешения работодателя. Перечень возмещаемых расходов открыт — вы вправе его расширить и добавить другие затраты, которые возникают у ваших работников. Предельные суммы возмещения тоже не ограничены, но необоснованно занижать их нельзя.

Нормы суточных, не облагаемые подоходными налогами и страховыми взносами по единому тарифу: 700 рублей за день разъездов в России и 2500 рублей — за границей. Все, что будет сверх нормы, облагается налогами и взносами. А вот для налога на прибыль и взносов от несчастных случаев суточные не нормируются.

На компенсацию расходов на служебные разъезды НДФЛ и взносы не начисляют. Доплата к окладу за разъездную работу необязательна, но вы вправе ее установить. Учитывайте компенсационную выплату так же, как зарплату, — облагайте НДФЛ, взносами и включайте в расходы. Все эти данные отразите в своей программе 1С:ЗУП.

Подробнее: как оплачивается разъездной характер работы

Как в 1С провести суточные за разъездной характер работы

За день нахождения в служебных разъездах сотрудникам платят компенсацию вместо суточных. Напоминаем, что с 2024 года суточные при разъездах свыше 700 рублей облагаются подоходным налогом и взносами по единому тарифу. К примеру, мы платим компенсацию в 1500 рублей: 700 рублей не облагаем, 800 — облагаем НДФЛ и страховыми взносами. В связи с этим в 1С:ЗУП настроили два начисления за разъездной характер — необлагаемое в пределах нормы и облагаемое сверх нормы.

Подробнее: суточные при разъездном характере работы

Но есть важный нюанс: надбавка за разъезды начисляется как за рабочие, так и за выходные дни, если на них выпадает служебная поездка. Чтобы собрать все разъездные дни за месяц, выберите один из вариантов начисления компенсации и настройте нужный в 1С:ЗУП:

1. Учитывайте дни в разъездах как пользовательский показатель. Зайдите в «Настройку», затем в «Показатели расчета зарплаты». Этот показатель необходимо вводить каждый раз перед расчетом ЗП — формировать документ «Данные для расчета зарплаты». А саму компенсационную надбавку надо настроить или как плановое, или как выстреливающее начисление.
2. Настройте расчет надбавки за разъездной характер в зависимости от календарных дней. Установите в начислении плановый ежемесячный характер. Каждый раз назначайте доплату работнику за каждую поездку.

Как установить разъездной характер работы в 1С:ЗУП

Шаг 1. Зайдите в «Настройки». Затем — в «Начисления».

Шаг 2. Создайте новое начисление в 1С:ЗУП.

Шаг 3. Заполните вкладку «Основное» и укажите:

• назначение доплаты — повременная оплата;
• периодичность начисления — ежемесячно.

Проставьте отметку «Включать в ФОТ».

Шаг 4. Введите вручную формулу, по которой будете рассчитывать надбавку. Создайте показатель расчета — надбавку в процентах.

Шаг 5. Заполните остальные вкладки для регистрации новой надбавки: расчет базы, учет времени, различные зависимости (к примеру, районный коэффициент), приоритет, средний заработок и налогообложение.

Нажмите «Записать и закрыть» и сохраните надбавку за разъезды.

Учет компенсации за разъездной характер работы в 1С:ЗУП 3.1

Компенсация расходов на служебные поездки начисляется проводкой Дт 20 (26, 44) Кт 73. Она включается в расходы, а НДФЛ и взносы начислять на нее не надо.

Подробнее: компенсация стоимости проезда к месту работы сотрудникам

Суточные за разъездной характер тоже проводят через Дт 20 (26, 44) Кт 73. На сумму в пределах 700 рублей НДФЛ и взносы не начисляют, сверх нормы — начисляют. Для налога на прибыль и взносов на травматизм суточные не нормируются.

Разъездной характер в 1С: вопросы и ответы