Как оформить приказ на право подписи документов

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Руководителю нелегко подписывать все документы компании самому.
2. Он может передать это право другим сотрудникам через специальный приказ.
3. Это позволит работникам подписывать определенные внутренние документы за директора.
4. Документы для других организаций требуют доверенности, а не приказа.
5. Приказ должен содержать название, даты, имена сотрудников и перечень документов.

Что такое приказ на право подписи документов

Не всегда всю первичную и иную документацию в организации подписывает руководитель. По разным причинам он передает такое полномочие иным лицам. Если требуется подписывать внутреннюю документацию компании, то издается приказ (распоряжение) о наделении правом подписи за директора иных сотрудников. Руководствуясь им, уполномоченный сотрудник подписывает за директора документы, которые перечислены в распоряжении. Например, трудовые договоры, доверенности, акты, счета-фактуры и т.д.

Может пригодиться: как оформить доверенность на право подписи документов

Кто и зачем составляет приказ на право подписи документов

Его составляет руководитель в целях передачи полномочий на подписание определенных бумаг сотрудникам компании. Причины, по которыми осуществляется передача таких полномочий, бывают следующие:

1. Большой объем документооборота, который гендиректор не в состоянии физически визировать в одиночку. Передача осуществляется, как правило, заместителям.
2. Для создания условий оперативного и эффективного решения производственных вопросов. Документооборот перераспределяется по сотрудникам, которые решают профильные задачи. Так, бухгалтеру передается полномочие подписывать финансовую документацию, кадровику — кадровую и т.д.
3. В период отсутствия директора — на время отпуска, командировки, болезни и т.д.

Мне как-то задал вопрос кадровик, который хотел узнать, обязательно ли издавать приказ о передаче полномочий подписывать кадровую документацию, если его полномочия закреплены в трудовом договоре и должностной инструкции. Нет, необязательно. Но удобнее закрепить это распоряжением на тот случай, если придется подтверждать соответствующее полномочие перед третьими лицами. Его в таком случае удобнее направить в качестве подтверждения, а не направлять копию трудового договора и должностной инструкции, которые содержат персональные данные работника.

Как составить приказ о наделении правом подписи

Нормативно утвержденного образца законодательно не установлено. Он составляется в произвольной форме по общим правилам делопроизводства, принятым в организации. Так, распоряжение готовится на бланке организации. В его текст включите следующие данные:

1. Наименование документа, его номер и дату издания.
2. Цели издания. Например: «В целях соблюдения сроков оформления первичной документации» или «Для эффективного и оперативного решения производственных вопросов».
3. ФИО и должность сотрудника(ов), которому(ым) передаются полномочия подписывать документы.
4. Перечень документации, которую сотрудник вправе подписывать за директора. Например, вся первичная документация, кадровая, счета-фактуры, доверенности и т.д.
5. Срок, в течение которого сотрудник уполномочен подписывать документацию. Например, во время ежегодного отпуска директора, до 31 декабря текущего года. Если срок не указан, то полномочие действует до отмены распоряжения или увольнения уполномоченного на подписание сотрудника.
6. Образец подписи уполномоченного сотрудника(ов).
7. Подпись руководителя и сотрудников об ознакомлении с распоряжением.

Вам будет полезно узнать: кому принадлежит право первой и второй подписи

При подготовке приказа о передаче права подписи документов предлагаем воспользоваться нашими образцами.

Шаблон:

Пример заполнения:

Может быть полезно: как передать директору право подписи за главного бухгалтера

Часто задаваемые вопросы по приказу о наделении правом подписи документов