Инструкция: как составить отчет по расходу топлива

Для кого отчет по ГСМ обязателен

Компании, деятельность которых связана с перевозками и которые владеют транспортом и техникой, работающей на горючем, должны вести отчеты по расходу топлива, так как это позволяет осуществлять его нормирование. Установление норм расхода горючего — добровольное дело компании. Составляя основной отчет с топливом, фирма достигает двух целей:

• контролирует сохранность бензина;
• предотвращает его перерасход (например, хищение водителями).

Количество ГСМ в отчете о работе автомобиля за месяц варьируется для разных субъектов РФ. Известно, что в зимний период нормы расхода горючего повышаются, даты начала и окончания такого периода в Москве и Московской области: с 1 ноября по 31 марта, а для других регионов они сдвигаются: с 15 октября по 15 апреля.

Кто и на основании чего его составляет

На законодательном уровне не закреплено, кто делает материальный отчет по бензину, но в большинстве компаний его составляют сотрудники, использующие в трудовой деятельности автотранспорт, — например, водители, руководители транспортного отдела и т.п., документы передаются в бухгалтерию, где для учета ГСМ применяется счет 10 «Материалы» (Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94Н).

Периодичность составления отчетности устанавливается компанией самостоятельно и может формироваться ежедневно, еженедельно или ежеквартально.

Отчетность осуществляется на основании следующих документов:

1. Чеков в автозаправки.
2. Путевых листов — документов для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).
3. Ведомостей выдачи ГСМ.
4. Талонов при безналичных расчетах.
5. Товарных и товарно-транспортных накладных (ТН и ТТН).

Как правильно заполнить отчет за горюче-смазочные материалы

Унифицированной формы документа не разработано, но многие организации в качестве шаблона берут сведения из Инструкции о порядке поступления, хранения, отпуска и учета нефти и нефтепродуктов на нефтебазах, наливных пунктах и автозаправочных станциях системы Госкомнефтепродукта СССР (утв. Госкомнефтепродуктом СССР 15.08.85 № 06/21-8-446).

В отчетности указывают следующие данные:

• наименование фирмы, отчетный период;
• номер ведомости;
• вид топлива;
• дату;
• ФИО ответственного.

В большинстве случаев документ составляют в виде таблицы, в ней пишут:

• марку авто;
• государственный номер транспортного средства;
• реквизиты путевого листа;
• вид применяемого топлива;
• количество выданного горючего;
• расход и остаток ГСМ на начало и конец отчетного периода;
• показатели спидометра авто.

Вот пример отчета за ГСМ за месяц:

Может пригодиться:

• как составить приказ об утверждении норм расхода топлива;
• включать или нет антифриз в учет по расходу ГСМ.

• Татаркова Наталья
  2022-08-26 14:16:26
  В крупных компаниях отчет менеджера по топливу не всегда возможно получить своевременно: чтобы списать топливо за прошлый период необходимо, чтобы фирма в текущем периоде получила прибыль, в убыточной декларации учесть старые расходы не получится (письмо Минфина России от 24.03.17 № 03-03-06/1/17177).