Инструкция: как составить отчет по расходу топлива

Размер шрифта:

Под отчетом по ГСМ понимается документ, ведущий учет расхода топлива за конкретный период времени. Выясним, какие организации обязаны его составлять и как правильно это сделать.

Для кого отчет по ГСМ обязателен

Компании, деятельность которых связана с перевозками и которые владеют транспортом и техникой, работающей на горючем, должны вести отчеты по расходу топлива, так как это позволяет осуществлять его нормирование. Установление норм расхода горючего — добровольное дело компании. Составляя основной отчет с топливом, фирма достигает двух целей:

  • контролирует сохранность бензина;
  • предотвращает его перерасход (например, хищение водителями).
ВАЖНО!
Нормы расхода горючего в компании устанавливаются ее руководством, которое вправе основываться на распоряжении Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р (ред. от 30.09.2021). Базовая норма расхода бензина зависит от конструкции транспортного средства, от вида используемого горючего и т.п.

Количество ГСМ в отчете о работе автомобиля за месяц варьируется для разных субъектов РФ. Известно, что в зимний период нормы расхода горючего повышаются, даты начала и окончания такого периода в Москве и Московской области: с 1 ноября по 31 марта, а для других регионов они сдвигаются: с 15 октября по 15 апреля.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как учитывать горюче-смазочные материалы. Используйте эти инструкции бесплатно.

Кто и на основании чего его составляет

На законодательном уровне не закреплено, кто делает материальный отчет по бензину, но в большинстве компаний его составляют сотрудники, использующие в трудовой деятельности автотранспорт, — например, водители, руководители транспортного отдела и т.п., документы передаются в бухгалтерию, где для учета ГСМ применяется счет 10 «Материалы» (Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94Н).

Периодичность составления отчетности устанавливается компанией самостоятельно и может формироваться ежедневно, еженедельно или ежеквартально.

Отчетность осуществляется на основании следующих документов:

  1. Чеков в автозаправки.
  2. Путевых листов — документов для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).
  3. Ведомостей выдачи ГСМ.
  4. Талонов при безналичных расчетах.
  5. Товарных и товарно-транспортных накладных (ТН и ТТН).

Как правильно заполнить отчет за горюче-смазочные материалы

Унифицированной формы документа не разработано, но многие организации в качестве шаблона берут сведения из Инструкции о порядке поступления, хранения, отпуска и учета нефти и нефтепродуктов на нефтебазах, наливных пунктах и автозаправочных станциях системы Госкомнефтепродукта СССР (утв. Госкомнефтепродуктом СССР 15.08.85 № 06/21-8-446).

В отчетности указывают следующие данные:

  • наименование фирмы, отчетный период;
  • номер ведомости;
  • вид топлива;
  • дату;
  • ФИО ответственного.

В большинстве случаев документ составляют в виде таблицы, в ней пишут:

  • марку авто;
  • государственный номер транспортного средства;
  • реквизиты путевого листа;
  • вид применяемого топлива;
  • количество выданного горючего;
  • расход и остаток ГСМ на начало и конец отчетного периода;
  • показатели спидометра авто.
ВАЖНО!
Вести учет топлива компания обязана не только потому, что это предусмотрено в налоговом законодательстве (п. 11 ст. 264 НК РФ), но и потому, что организация обязана отчитываться в Федеральную службу государственной статистики по форме № 4-ТЭР (Приказ Росстата от 03.12.2021 № 866).

Вот пример отчета за ГСМ за месяц:

Может пригодиться:

  • 2022-08-26 14:16:26
    В крупных компаниях отчет менеджера по топливу не всегда возможно получить своевременно: чтобы списать топливо за прошлый период необходимо, чтобы фирма в текущем периоде получила прибыль, в убыточной декларации учесть старые расходы не получится (письмо Минфина России от 24.03.17 № 03-03-06/1/17177).
Оставить комментарий Распечатать
Татаркова Наталья специалист по кадровому делопроизводству

С 2012 по 2021 гг. работала в детской библиотечной системе в должности заведующего отделом кадров, в настоящее время работаю в должности специалиста отдела управления персоналом в сети магазинов.