Инструкция: составляем расписку о получении трудовой книжки

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Трудовая книжка хранится у работодателя и выдается только по расписке.
2. Получить ее можно при увольнении, по заявлению для соцстрахования или если нужны данные о работе.
3. Расписку надо писать от руки, чтобы при споре можно было провести проверку почерка.
4. Если работник не пришел за книжкой, его уведомляют письмом с просьбой забрать или согласиться на отправку почтой.
5. Оформленная расписка подтверждает получение книжки и защищает работодателя от ответственности за ее хранение.

Что говорит закон о расписке на получение трудовой книжки

Согласно законодательству, при оформлении на основное место работы трудовая книжка передается работодателю. С этого момента ответственность за ее ведение и хранение ложится на кадровика, на которого приказом возложены указанные обязанности. Порядок закреплен ТК РФ и подробно изложен в Приказе Минтруда РФ № 320н от 19.05.2021.

Советуем прочитать: как вести трудовую книжку

Трудкнижки являются бланками строгой отчетности и их необходимо хранить в организациях в специальных металлических шкафах (сейфах) либо отдельных запираемых комнатах, исключающих доступ к ним третьих лиц. Выдача их на руки строго ограничена. Трудовая под расписку, согласно нормативным актам, выдается только по таким причинам:

• при увольнении сотрудника — в последний рабочий день (ст. 80 и 66.1 ТК РФ, п. 36 порядка, утв. Приказом № 320);
• при подаче работником заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ, п. 35 порядка, утв. Приказом № 320);
• в целях обязательного социального страхования (обеспечения), например, при оформлении пенсии, социальных льгот и т. д., — по личному заявлению работника в течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК РФ, п. 34 порядка из Приказа № 320).

В остальных случаях ТК РФ предписывает выдавать выписки или заверенные копии трудкнижки. Но на практике иногда оригиналы документов, подтверждающих стаж, требуют и банки от клиентов, которые планируют взять кредит, и государственные структуры, например, управление по вопросам миграции МВД, при оформлении загранпаспортов или оформлении визы в другую страну.

Может пригодиться:

• как оформить выписку из трудовой книжки;
• как заверить копию трудовой книжки.

Как оформляется расписка о получении трудкнижки

Порядок оформления увольнения закреплен в ст. 84.1 ТК РФ. Для завершения рабочих отношений работнику в день увольнения необходимо подойти в отдел кадров для ознакомления с приказом и получения трудовой книжки. Дополнительно личную подпись сотруднику необходимо проставить в журнале учета движения этих бланков. Обязательно указывать дату.

Иногда сотрудники по разным причинам отказываются ставить подпись. В таких случаях составляется акт, который необходимо приложить к журналу учета движения ТК.

Если работник не явился в день увольнения в отдел кадров, ТК РФ предписывает направить ему письменное уведомление с просьбой явиться в организацию для получения трудовой книжки либо дать согласие на отправление ее по почте. Такая мера снимает с работодателя ответственность за несвоевременную выдачу документации и освобождает от последствий в случае споров.

То, что работодатели, помимо перечисленных мер, требуют от работника написать такую бумагу, что получил документы при увольнении, — это их личная инициатива. Поскольку эта мера не обязательна, она является вариантом подстраховки, например, при расставании с конфликтным человеком.

Образец расписки о получении трудовой при увольнении

Целесообразно указать не только на получение трудовой, но и перечислить все полученные на руки документы

Подробнее: как выдать трудовую книжку при увольнении

Зачем получать расписку, что работник получил документы

А вот если у вас возникла необходимость забрать бумаги, подтверждающие стаж, на время: для предъявления в СФР, оформления социальной льготы или по другим уважительным причинам, то вам надо знать, что выдается трудовая книжка на руки работнику под расписку по личному заявлению. В случае положительного решения кадровый работник составляет акт приема-передачи, а подчиненный собственноручно пишет расписку.

В такой ситуации данная мера является обязательной, так как оформленная расписка на получение трудовой книжки в случае судебных разбирательств или утери послужит подтверждением факта выдачи ее на руки владельцу. К ней рекомендуется приложить заверенную копию всей книжки, чтобы в случае ее утраты у работодателя оставалась возможность подсчитать стаж работника для оформления дубликата.

Работнику необходимо помнить, что, согласно ч. 2 ст. 62 ТК РФ, он обязан вернуть документ строгой отчетности работодателю не позднее трех рабочих дней со дня получения его из органа, осуществляющего социальное страхование (обеспечение). Это означает, что не стоит затягивать с возвратом, и как только надобность в нем по месту требования заканчивается, сразу же предоставить его назад в кадровое подразделение.

Еще по теме: как составить акт приема-передачи дел при увольнении

Правила и требования к составлению расписки о получении трудкнижки

Расписка о получении трудовой книжки на руки пишется от руки (в случае разногласий сторон проводят экспертизу почерка) в свободной форме на обычном листе бумаги, но разрешено использовать и фирменный бланк организации.

Пример расписки в получении трудовой книжки пишите без исправлений и ошибок. Если же они есть, лучше, если вы составите новую бумагу. Бланк с исправлениями не примут в качестве доказательства в судебном органе.

Образец расписки в получении на руки трудовой книжки

Чтобы документ о получении на руки трудкнижки был оформлен правильно, в нем рекомендуется указать следующие сведения:

• название организации;
• дату составления документа;
• Ф.И.О., дату рождения, паспортные данные, адрес регистрации и(или) проживания;
• номер трудовой книжки и вкладыша к ней (при наличии), причину получения;
• далее перечислить все остальные получаемые бумаги и справки (в случае увольнения работника);
• заверить все записи личной подписью работника.

Если работник просит выдать трудовую на время, например, для получения загранпаспорта, укажите следующим образом:

Не забудьте указать, когда работник собирается вернуть трудовую книжку работодателю

А это образец, как написать расписку о предоставлении книжки на руки для Социального фонда:

Укажите, что обязуетесь вернуть в течение 3 дней после получения ее от СФР

Если документы получает иное лицо (по нотариально заверенной доверенности), то этот момент необходимо отразить, указав Ф.И.О. доверенного лица, номер доверенности и т. д. Если необходима расписка в получении трудовой книжки умершего работника, то она берется с родственника, предъявившего документы, подтверждающие родство.

Укажите не только Ф.И.О. владельца трудовой книжки, но и родственника, который ее получает

Подробнее: доверенность на получение трудовой книжки третьим лицом

Вправе ли работодатель не выдать трудкнижку под расписку

Как уже сказано, в случае расторжения рабочих отношений работодатель обязан выдать подчиненному все полагающиеся документы в день увольнения (ч. 4-6 ст. 84.1 ТК РФ). В противном случае организация обязана возместить работнику средний заработок за все дни задержки. Для этого необходимо издать новый приказ об увольнении и в трудовой книжке произвести другую запись с указанием той даты, когда была произведена фактическая выдача официальных бумаг.

В других случаях, кроме вышеуказанного и приведенных в ст. 62 ТК РФ, работодатель в выдаче бумаг вправе отказать.

Часто задаваемые вопросы об оформлении расписки о получении трудовой книжки