Выдача трудовой книжки при увольнении

Оформление кадровых документов при увольнении

Процедура увольнения сотрудника подходит к концу. Все формальности о сроке предупреждения, документальном оформлении и прочие требования выполнены. Остается только выдача документов при увольнении: в ТК РФ установлено, что при увольнении трудовая книжка выдается работнику в последний рабочий день. Но на практике случаются ситуации, когда он ее не может или не хочет забрать. В этих случаях порядок действий работодателя регулируют нормы ТК РФ и других нормативно-правовых актов.

Запись в трудовой книжке о прекращении отношений между работником и работодателем

Прежде чем отдавать кадровую документацию о стаже на руки работнику, ее следует оформить надлежащим образом. В частности, сделать запись о расторжении трудового договора. Содержание этой записи зависит от причины ухода с работы. В ней обязательно указывается статья, по которой уволен работник, и ее часть.

Кроме содержания, существуют общие правила оформления книжек о стаже:

• записи пронумерованы;
• указан документ, на основании которого сделана запись (обычно это приказ);
• информация заверена подписью уполномоченного лица с расшифровкой Ф.И.О. и должности и круглой печатью (если организация ее использует).

Из правил ведения и хранения ТК, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 следует, необходимо ли знакомить сотрудника с трудовой книжкой при увольнении — это обязательно. Сотрудник подписывается под записью, что он с ней ознакомлен. О том, что книжка получена, работник расписывается отдельно.

Требования о том, через сколько дается расчет и трудовая книжка при увольнении, не изменились, но увеличился срок, в течение которого работодатель выдает бумажную ТК сотруднику, который написал заявление о переводе документации о стаже в электронный формат. На это дается 3 рабочих дня, начиная с даты написания заявления.

Тем работникам, которые перевели данные о стаже в электронный формат, при уходе с работы выдают выписку из ЭТК по форме СТД-Р. Это происходит тоже в последний рабочий день.

Актуально: правила перехода на электронные трудовые книжки

Расчет и выдача документов на руки работнику

Выдача документов сотрудника всегда осуществляется работодателем в последний рабочий день (день увольнения). По нормам ТК РФ сроки выдачи трудовой книжки при увольнении по собственному желанию не отличаются от сроков, установленных при расторжении договора по желанию работодателя. Уволенный сотрудник получает все бумаги лично в руки под подпись: в самой трудовой, в книге учета движения трудовых и личной карточке Т-2. Это предусмотрено нормами статьи 84.1 ТК РФ. Разберемся, какие документы обязан выдать работодатель при увольнении в обязательном порядке:

• ТК вместе с вкладышем в нее (если он заведен);
• оригиналы бумаг, предоставленные ранее (например, медицинская книжка);
• справка о сумме заработка за последние два года;
• сведения об исчисленных и уплаченных страховых взносах (СЗВ-М).

Может пригодиться: какой срок действия у медицинской книжки

Также работник вправе потребовать выдать и ряд других бумаг: копии приказов о приеме на работу, о переводах и т.д. Но то, что при увольнении работника работодатель обязан выдать ему трудовую книжку, является главным правилом, за нарушение которого предусмотрена административная ответственность по КоАП РФ.

Если работника нет на месте

Бывают такие ситуации, когда в последний рабочий день в организации сотрудник на работе отсутствует и у руководства попросту нет возможности отдать ему лично трудовую книжку и другие бумаги. В этом случае обязательно ли забирать трудовую книжку в день увольнения — для самого сотрудника нет. Никаких санкций за то, что он оставит документы о стаже у работодателя, не предусмотрено.

Если человек не имеет возможности забрать документы и получить расчет самостоятельно, он вправе доверить это другому лицу. Для этого составляется и заверяется доверенность, которую представитель предъявляет в отдел кадров организации вместе с документами, удостоверяющими личность. В законодательстве не указано, кто может забрать трудовую книжку вместо работника при увольнении — любой человек, на которого оформлена доверенность владельцем документов.

Работнику обязаны направить письменное уведомление о необходимости явиться при первой возможности и забрать документы. В это же уведомление включают запрос на разрешение направить книжку почтой. Если такое разрешение не получено, делать этого нельзя. Необходимо продолжать хранить все бумаги у себя, дожидаясь, пока человек не заберет их лично или не пришлет доверенное лицо. Аналогичный порядок предусмотрен в том случае, если сотрудник отказался забирать свою ТК. Составляется акт об отказе в день, когда должны отдать трудовую книжку при увольнении с работы, и документы остаются на хранении в организации.

В случае, если работник выбрал электронную трудовую книжку и отсутствует в последний рабочий день или отказывается получать форму СТД-Р на руки, работодатель вправе просто выслать этому сотруднику форму СТД-Р ценным письмом с описью вложения и ничего не хранить у себя (кроме платежного документа и второго экземпляра описи).

Важно понимать, что с момента направления такого уведомления в адрес работника руководство организации освобождается от ответственности за задержку выдачи ТК. Она хранится в организации вместе с документами действующих сотрудников, а кадровик ежегодно составляет опись невостребованных ТК на хранении.

Ответственность организации за нарушение сроков

Если руководство организации забыло, что выдача трудовой книжки при увольнении — это его прямая обязанность, то оно обязано возместить заработную плату за все время такой задержки. В этом случае переносится даже дата расторжения контракта. Новым днем прекращения договора является фактический день выдачи на руки ТК и расчета с остальными бумагами. Для надлежащего оформления этого мероприятия работодатель обязан издать новый приказ и внести новую запись. Прежняя запись о дате прекращения действия контракта становится недействительной. Аналогичный порядок действует при внесении ошибочной записи или некорректной причине увольнения.

• Дидух Юлия
  2021-08-31 11:18:16
  Сталкивались ли вы с задержкой трудовой книжки при увольнении? Обычно это выгодно для работников, которые не боятся обращаться в суд. Суды, если работодатель нарушил порядок выдачи трудовой книжки при увольнении работника, назначают компенсацию в размере среднего заработка за весь период задержки.
• Елена
  2021-11-06 15:23:26
  Дидух Юлия, Зависит от независимости суда. Решение от 08.05.2015года о выдаче дубликата трудовой книжки работодатель исполнил в октябре 2019 после представления прокуратуры. Суды ,,не видят,, ни 9 заявлений от работника с просьбой исполнить решение суда, ни 50000 штраф, уплаченный работодателем судебным приставам, штраф мирового судьи за неисполнение вовремя представления прокуратуры по фактам удержания дубликата трудовой книжки работодателем. И т.д. и т.п. Работодатель уведомление не посылал, направил 5 писем работнику с отказом выдать дубликат, несмотря на решение суда от мая 2015 года. Суды не увидели нарушения прав работника! Вопрос- зачем тогда решение суда?! Это коротко. В государстве, где отсутствует правосудие, любая консультация- теория. Поверьте, по трудовым спорам пошла несколько десятков судов. Не думаю, что судьи не знают основ трудового права, сговор, причем даже не скрываемый, демонстративно - показательный! Никому не желаю так разочароваться в своей Родине...
• Anastasia26
  2022-05-13 10:08:20
  Подскажите пожалуйста, я вчера уволилась 12.05.22г, когда должна ориентировочно появится запись об увольнении в эл.трудовой книжке?А то без этой записи не могу устроиться на новую работу(.
• Заррина
  2022-05-23 14:07:42
  Здравствуйте, я устроилась на работу в 14 апреля а завтра хочу написать заявление об увольнении одним днём. Устроили меня официально по тк рф,по договору испытательный срок 3 месяца а со дня моей работы ещё не прошло столько времени. Скажите пожалуйста как мне поступить? И если я напишу заявление то должны ли они мне дать трудовую книжку? Работодатель уверена примет заявление одним днем и мне не придётся отрабатывать, во время оформления мне сказали что тк электронная
• Татьяна Хилькевич
  2022-05-24 06:22:23
  Заррина, С 01.01.21. впервые трудоустроившимся оформляют только электронные труд.книжки. Если это ваша первая работа, то в день увольнения работодатель вам выдает сведения о труд.деятельности у него по форме СТД-Р. А выписку, в которой будут отражены все периоды работы вы сможете заказать через ЛК на госуслугах.
• Андрей
  2022-10-22 06:40:27
  Приветствую! У меня вопрос. Может ли работодатель выслать трудовую книжку заказным письмом с уведомлением в другой город по просьбе работника в связи с переездом, если он не успел забрать её в срок?
• Никита Костров
  2022-10-24 16:36:32
  Андрей, может
• Валентина Сергеевна
  2023-09-14 11:30:15
  Обязан ли работодатель уведомить работника о том, что трудовая книжка готова к выдаче? И как это должно быть оформлено?
• Алексей98
  2023-09-14 13:10:15
  Как быть, если работодатель внёс неверные данные в трудовую книжку? Как можно это исправить?
• Никита Костров
  2023-09-14 16:04:01
  Anastasia26, ефска подается в день издания приказа или на следующий день, возмите стд р и не мучайтесь
• Никита Костров
  2023-09-14 16:04:34
  Валентина Сергеевна, нет, тк просто выдается
• Никита Костров
  2023-09-14 16:05:21
  Алексей98, вот https://ppt.ru/art/tk/ispravlenie
• Ольга Петровна
  2023-09-15 05:50:15
  А какие документы необходимо предоставить работодателю для внесения изменений в трудовую.
• Дмитрий
  2023-09-15 06:40:15
  Я уволился и переехал в другой город. Могу ли я попросить работодателя отправить мне трудовую книжку почтой?
• Анна Михайловна
  2023-09-15 08:10:15
  Мне работодатель задержал выдачу трудовой. Вы учите, что в таком можно обратиться в суд. Но как доказать задержку суду? И какой срок у меня на это есть?
• Игорь
  2023-09-15 10:50:15
  Я слышал, что сейчас многие переходят на электронные трудовые книжки. Это обязательно или можно остаться с бумажным вариантом?
• Катерина
  2023-09-15 14:10:15
  Что делать работнику, если работодатель отказывается выдать трудовую книжку? Куда обращаться?
• Лидия Иванова
  2023-09-15 17:01:11
  Катерина, В трудовую инспекцию
• Лидия Иванова
  2023-09-15 17:01:24
  Игорь, Необязательно
• Лидия Иванова
  2023-09-15 17:02:11
  Дмитрий, Вы увольнялись заочно? Вам должны выдать трудовую книжку в последний день работы.
• Лидия Иванова
  2023-09-15 17:02:59
  Ольга Петровна, Если изменяются личные данные (имя, фамилия), то свидетельство загса или новый паспорт
• Сергей Александрович
  2023-09-15 21:00:15
  У нас уже несколько случаев когда работники уходят, не забирая трудовую книжку. В статье указано, что работодатель обязан хранить трудовую книжку работника, но не сказано, как долго. Интересно, есть ли какой-то срок, после которого работодатель имеет право избавиться от трудовой книжки работника?
• Татьяна
  2023-09-16 07:20:15
  Я устроилась на работу впервые, то мне выдадут только электронную трудовую книжку? И как потом мне будет выдаваться информация о моем стаже?