Что такое структурные подразделения и как организовать их работу на предприятии

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Структурное подразделение — часть компании, которая отвечает за конкретные задачи и не является самостоятельным юрлицом.
2. Они бывают внутренние (отделы, цеха или департаменты) и обособленные (филиалы, представительства и отделения).
3. Чтобы всё работало четко, компания оформляет приказ об организации, положение об отделе и штатное расписание.
4. Руководители таких частей — менеджеры среднего звена, которые планируют, организуют и контролируют работу сотрудников.
5. Филиал похож на мини‑компанию — он ведёт ту же деятельность, может иметь собственный баланс и вносится в ЕГРЮЛ.

Что считается структурным подразделением организации

Структурное подразделение компании — выделенный в ее структуре элемент, наделенный определенным функционалом. Подразделение занимается выполнением одного или нескольких бизнес-процессов, необходимых для функционирования компании в целом. Законодательного определения структурного подразделения нет. В 2014 году ФНС со ссылкой на постановление Пленума Верховного Суда РФ указала, кого относить к структурным подразделениям. Это филиалы, представительства, отделения, отделы, цеха, участки, секторы и т. д. (Письмо ФНС от 04.04.2014 № ГД-4-3/6205@).

Какими могут быть структурные подразделения

Структурные подразделения делятся на две группы:

• внутренние;
• обособленные.

Ко внутренним относятся, например, отделы, департаменты, службы, цеха и т.д. Обычно отделы — небольшие элементы структуры для решения одной задачи. Департамент представляет собой более крупный элемент организации, состоящий из нескольких мелких. Например, экономический департамент включает в себя планово-экономический отдел, бухгалтерию, ревизионный отдел. Цеха — подразделения, отвечающие за выпуск определенной продукции, или конкретный участок производства.

Обособленные подразделения находятся вне юридического адреса фирмы. Определение обособленного структурного подразделения есть в НК РФ. По п. 2 ст. 11 НК РФ им является любое территориально обособленное от компании подразделение, в котором созданы рабочие места на срок более одного месяца.

К ним относят представительства, филиалы и отделения. Отделения создаются для обслуживания определенной территории. Самый яркий пример — отделения банков. Функциями представительств является представление интересов головной организации. Например, по привлечению клиентов. Филиал — уменьшенный формат головной компании, с таким же функционалом, но в другом населенном пункте.

Филиалы и представительства подлежат постановке на учет в отделениях ФНС по месту своего нахождения.

Советуем прочитать:

• как открыть обособленное подразделение;
• как отчитываются обособленные подразделения.

В одной организации могут быть структурные подразделения нескольких видов. Наименования каждого составляющего элемента устанавливает сама организация, и они иногда отличаются от приведенных мною.

Как и какими документами на предприятии регламентировать структуру подразделений

Грамотно задокументированная структура организации позволяет:

• официально закрепить обязанности каждого отдела;
• построить систему подчиненности;
• обеспечить прозрачность бизнес-процессов.

Основными документами, регламентирующими структуру, являются:

• приказ об утверждении организационной структуры;
• положения об отделе, департаменте, филиале и т.д.;
• штатное расписание.

Приказ об утверждении организационной структуры

Приказ устанавливает общую структуру организации. В документе можете указать и функциональные роли каждого отдела. Если первоначальная структура компании определена, то добавление в него нового подразделения также оформляется приказом. Привожу пример своего приказа о создании отдела.

Пример приказа о создании отдела

Вас может заинтересовать: как создать тендерный отдел

Положение о структурном подразделении

В положении более подробно отражаются:

• цели, задачи и функции отдела;
• его ответственность;
• порядок управления;
• порядок взаимодействия с другими элементами организации и т.д.

Чем детальнее расписана зона ответственности каждого из отделов, тем проще и эффективнее станет система взаимодействия между всеми структурными единицами. Кроме того, это позволяет избежать наложения одних и тех же обязанностей на разные отделы. И не оставляет пробелов, когда часть функционала выпадает из обязанностей структурных единиц.

Штатное расписание

Штатное расписание фиксирует всю организационную структуру компании. В унифицированной форме № Т-3 предусмотрен отдельный столбец для указания отдела. В целом штатное расписание позволяет увидеть иерархичную структуру компании, количество работников в каждом структурном подразделении в разрезе должностей.

К какому типу менеджмента относятся руководители структурных подразделений

Руководители структурных подразделений — это связующее звено между руководством компании и специалистами. Относятся они к менеджменту среднего уровня (middle-менеджменту). Основные функции руководителей элементов структуры организации:

• планирование деятельности своего отдела;
• организация работы персонала;
• управление работниками;
• контроль результатов деятельности;
• представление интересов своего структурного подразделения.

В чем особенности филиалов как структурных подразделений

Филиал по своему функционалу схож с головной организацией. По своей сути это территориально-обособленная «мини-компания» внутри большой компании:

• ведет ту же деятельность, что и основное юридическое лицо;
• имеет своего руководителя, который действует на основании доверенности;
• напрямую работает с поставщиками и клиентами;
• может иметь самостоятельный баланс и самостоятельно платить налоги.

Отличительными особенностями филиала являются:

• указание филиалов в уставе;
• запись о создании филиала вносится в ЕГРЮЛ.

Может пригодиться: как получить копию устава ООО, а также выписку из ЕГРЮЛ