Дебиторка начинается в отделе продаж: с чего платить процент продавцу и как собрать долги клиентов

Содержание

Эта колонка для собственника, который узнал в этом себя, и для его бухгалтера. Потому что начинается такая история, как правило, в отделе продаж.

Отсрочку обещает продавец

Смотрите. Конец месяца, до плана одна сделка. Клиент тянет. Продавец ему: «Давайте заплатите через тридцать дней». Клиент, понятно, соглашается. План закрыт, процент с отгрузки продавец получил. Деньги? Придут, когда придут. Это уже вроде как не его история.

В прошлой колонке я обещал рассказать, почему важно заранее решить, с чего считать процент продавцу: с договора, с отгрузки или с денег на счёте. Вот поэтому. Процент с отгрузки ведёт к чему? Ведёт к тому, что продавцу выгодно раздавать отсрочки. Свои деньги он получает сразу, компания свои ждёт месяцами, а иногда так и не дожидается.

Поэтому я советую считать процент с денег, которые пришли на счёт. Клиента привёл продавец, отношения у него, и напомнить про оплату ему проще всех. Когда его деньги зависят от денег компании, он сам начинает думать, кому дать отсрочку, а кому лучше по предоплате. Условно говоря, сделка для него заканчивается, когда клиент заплатил.

И ещё. Отсрочка на самом деле — кредит, который вы даёте клиенту бесплатно. Поэтому кому её дать и на сколько, решает правило, которое знают все продавцы. Например, до такой-то суммы и на такой-то срок продавец решает сам, больше только через руководителя. А в цене для такого клиента эта отсрочка уже заложена.

Как собрать то, что уже раздали

Вернусь к кондитерскому производству. Наш финансовый директор начала с инвентаризации: кто и сколько реально должен, до какого числа, о чём договаривались. Дальше посмотрели, заложена ли отсрочка в оптовую цену для каждого такого клиента и с кем можно передоговориться. И поехали собирать деньги.

С самыми крупными должниками у неё есть приём, который она называет прямым диалогом. Приходишь и говоришь честно: мы с вами договорились вот так, от своих слов я не отказываюсь. Но если вы сейчас закроете вот эту часть, мне это очень поможет, а мы вам в будущем дадим какую-то преференцию. И многие идут навстречу. Деньги находятся.

Чтобы долги не копились снова, нужен календарь платежей. За три дня до даты оплаты клиенту уходит письмо, за день до неё — звонок с напоминанием. Два простых действия. Сложного тут ничего нет, просто кто-то должен делать это каждый день. Раз в квартал, когда уже горит, поздно. Я бы добавил сюда ещё одно: список должников каждую неделю смотрит руководитель продаж вместе с продавцами, так же, как план.

Что важно бухгалтеру и кадровику

Теперь про бумаги.

Если процент считается с оплаты, это должно быть написано в трудовом договоре или в положении о премировании, на которое договор ссылается. Там же стоит прописать, что считается оплатой и как быть, если клиент платит частями. Иначе в конце месяца спорить будут продавец и бухгалтер, а собственник окажется между ними.

Бывает, что процент уже выплатили с отгрузки, а клиент так и не заплатил. Забрать эти деньги удержанием из зарплаты не выйдет. Удерживать из зарплаты можно только в случаях, которые прямо названы в законе, и неоплаченная сделка к ним не относится. Так что порядок лучше поменять заранее и по соглашению с продавцами, как я писал в прошлый раз про смену схемы оплаты.

Теперь договор с клиентом. Срок оплаты в нём должен стоять, и неустойка за просрочку тоже. А если неустойки нет? Ничего страшного, проценты за просрочку по ставке Центробанка можно взыскать и так. Перед судом с компанией или ИП сначала отправляете претензию и ждёте 30 календарных дней, если в договоре не написан другой срок. И не затягивайте. На всё про всё три года с даты, когда клиент должен был заплатить. Потом для налогов это уже безнадёжный долг, его списывают, и деньги вы, считай, официально похоронили.

По моему опыту, хороший вопрос тут один. Знает ли продавец, когда получит свой процент, если клиент заплатит через два месяца? Если знает, он и отсрочку будет давать с головой. Если нет, будет давать всем подряд, лишь бы закрыть план. А бегать потом за деньгами придётся финансовому директору и бухгалтеру.

Экспертное управление продажами бизнеса в $currentYear году. Практический опыт построения отделов сбыта от RENTROP:

• Испытательный срок продавца: какие цифры смотреть в первые 90 дней, чтобы вовремя увидеть неудачный найм
• Оклад или процент: как собрать зарплату продавца и что прописать в трудовом договоре
• Все статьи колонки "Продажи под управлением — колонка эксперта Станислава Ваксмана"