Как заполнить график отпусков на 2025 год

Сроки и форма утверждения графика отпусков

В соответствии со статьей 123 ТК РФ документ следует утвердить за две недели до наступления нового года. Утверждение его в течение двух последних недель декабря — после 17 декабря — является нарушением трудового законодательства. Утвердите его не позднее 17.12.2024.

Существует унифицированная форма Т-7 из постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Но с 01.01.2013 эти формы не являются обязательными к применению (п. 4 ст. 9 закона 402-ФЗ, Информация Минфина России № ПЗ-10/2012). В 402-ФЗ разъясняется, как утвердить свою форму графика отпусков: составить в произвольном виде, включив обязательные реквизиты для первичных документов, и закрепить в учетной политике (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Заполненную форму либо утвердите приказом руководителя, либо попросите последнего в бланк унифицированной формы Т-7 поставить подпись в поле «Утверждаю».

Кроме того, дополнительные дни отдыха появились у сотрудников для прохождения диспансеризации: у «обычных» сотрудников в возрасте до 39 лет — 1 день раз в 3 года, у работников старше 40 — 1 день ежегодно и предпенсионеров — 2 дня ежегодно (ст. 185.1 ТК РФ). Сроки диспансеризации определены Приказом Минздрава России от 27.04.2021 № 404н «Об утверждении порядка проведения профилактического медицинского осмотра и диспансеризации определенных групп взрослого населения».

Вас может заинтересовать: как получить отпуск авансом

Пошаговая инструкция по заполнению графика отпусков

Рассмотрим, как заполнять график отпусков пошагово. Форма должна утверждаться с заполненными столбцами 1–6. Для примера заполнения нами используется Т-7, но разрешено заполнять и в Excel: программа позволяет создать удобный планировщик — умный график.

Шаг 1

Заполняем поле «Наименование организации». Для этого прописываем полное наименование компании без сокращений.

Шаг 2

При наличии профсоюза заполняем поле «Мнение выборного профсоюзного органа»: проставляются дата и надпись «Учтено». При отсутствии таковой указывается «Первичная профсоюзная организация не создана (или отсутствует)».

Шаг 3

Присваиваем номер документу, прописываем дату составления, указываем, на какой период он составляется.

Шаг 4

Заполняем столбцы 1–6. Корректное заполнение документа в течение года подразумевает такие обязательные реквизиты:

• названия структурных подразделений;
• наименование должности;
• ФИО (полностью);
• длительность отдыха в календарных днях;
• дату начала.

Если период отдыха делится на несколько частей, то каждая часть пишется в отдельной строке.

Может быть полезно: как разделить отпуск на части

Подписывает документ начальник отдела кадров:

Как утвердить график и ознакомить с ним сотрудников

После заполнения всех полей и столбцов необходимо утвердить документ: форма Т-7 содержит для утверждения специальное поле. Не помешает издать приказ об его утверждении.

Подробнее: как составить приказ об утверждении графика отпусков

Закон не требует, чтобы работники были ознакомлены с документом (Письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1). Но если так принято в организации, то можно и ознакомить, нарушением это не будет. Подтверждением этого является личная подпись каждого работника либо в ведомости ознакомления с приказами, либо в самом документе. Дополните его столбцом, где работники будут расписываться и проставлять дату ознакомления, и не придется составлять отдельные листы ознакомления.

Я рекомендую знакомить персонал с документом под подпись, чтобы избежать недоразумений и споров. В нашей организации копию утвержденного списка с подписями размещают на информационных стендах.

Надо знать: как ознакомить работников с документами под подпись

Столбцы 7–10 заполняются вручную по мере фактического ухода сотрудников на отдых. Если произошли изменения и время отдыха предоставляется не тогда, когда было запланировано, то в графе 8 указывается основание для переноса — реквизиты приказа о переносе или заявление работника. В графе 9 указывают планируемую дату начала отдыха.

Гр. 10 «Примечание» заполняется при наличии необходимых примечаний. Как пример указывают причину переноса отдыха (по заявлению работника, другое основание), основания для отзыва и др.

Подробнее: можно ли пойти в отпуск не по графику отпусков

Актуальный образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 на 2025 год.

Сроки хранения и ответственность за отсутствие графика

Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводства. Список на 2025 год хранится до 31.12.2028 включительно.

За отсутствие документа виновный привлекается к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа для:

• должностных лиц — от 1000 до 5000 руб.;
• юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Также для юрлиц в качестве меры наказания используется приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Подробнее: какая ответственность грозит работодателям за отсутствие графика отпусков

Часто задаваемые вопросы по теме