Можно ли фиксировать инструктажи дистанционных работников только в ЭДО?

Навигация

Вопрос: оформление инструктажей дистанционных работников

Работодатель применяет дистанционный труд и проводит инструктажи по охране труда с использованием удалённых форм обучения. Возникает вопрос, можно ли для таких работников оформлять документы о прохождении инструктажей только в системе электронного документооборота, без личной подписи работника на бумажных журналах или актах, и есть ли различия для дистанционных работников, использующих своё оборудование и оборудование работодателя.

Ответ: личная подпись обязательна на бумаге

Ответ Онлайнинспекции: для дистанционных работников, которые выполняют трудовую функцию на собственном оборудовании, проведение инструктажей по охране труда не требуется.

Если дистанционный работник использует оборудование и средства, предоставленные работодателем, такого работника необходимо ознакомить с требованиями охраны труда при работе с этим оборудованием и предоставленными средствами.

Обучение по охране труда и проверка знаний, включая все виды инструктажей, могут проводиться с применением любых доступных работодателю дистанционных технологий. Однако документы, которыми подтверждается прохождение работником инструктажей по охране труда, должны быть лично подписаны работником собственноручной подписью. Оформить такие документы исключительно в системе электронного документооборота нельзя.

Для обмена этими документами с дистанционным работником допускается, например, пересылка по почте с последующим возвратом экземпляров, подписанных работником.

Правовое обоснование позиции

Статья 312.7 Трудового кодекса РФ устанавливает особый порядок обеспечения охраны труда для дистанционных работников. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия труда дистанционных работников в объёме, прямо указанном в этой статье: в том числе ознакомить их с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, которые рекомендованы или предоставлены работодателем. При этом иные обязанности работодателя по охране труда на дистанционных работников не распространяются, если это прямо не закреплено в коллективном договоре, локальных актах или трудовом договоре. Отсюда следует, что при работе на собственном оборудовании работодателю не требуется проводить стандартные инструктажи по охране труда.

Правила обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда, утверждённые постановлением Правительства РФ № 2464, прямо относят инструктажи к формам обучения по охране труда. Эти же Правила допускают проведение обучения и проверки знаний с использованием дистанционных технологий: работникам могут предоставляться материалы, организовываться вебинары, интернет-конференции, электронное тестирование и иные формы удалённого обучения. При дистанционном обучении в соответствии с п. 95 Правил должна быть обеспечена идентификация личности обучающегося работника и контроль соблюдения условий проведения оценки знаний.

Одновременно статья 22.1 Трудового кодекса РФ определяет, что электронный документооборот в трудовых отношениях применяется не ко всем документам. Для ряда документов прямо установлено, что положения об электронном документообороте не действуют. В этом перечне отдельно названы документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе те, которые работник подписывает лично.

Следовательно, даже если обучение и сами инструктажи проводятся с применением дистанционных технологий, документы, подтверждающие их прохождение, не могут существовать только в электронном виде и не могут заменяться электронной подписью в системах ЭДО. Они должны быть оформлены на бумаге и содержать собственноручную подпись работника.

Трудовой кодекс РФ, статья 22.1: Положения указанной статьи и статей 22.2 и 22.3 ТК РФ не применяются в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников, акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

Вывод: ЭДО не заменяет личную подпись

Таким образом, при дистанционном обучении по охране труда и проведении инструктажей с дистанционными работниками можно использовать любые удалённые технологии, но подтверждающие документы об инструктажах должны оформляться на бумаге с личной подписью работника и не могут вестись исключительно в системе электронного документооборота. Для дистанционных работников, работающих на собственном оборудовании, проведение таких инструктажей законом не требуется.

Отметим, что эта позиция, хотя и является официальной, была сформулирована специалистами Онлайнинспекции в ответ на конкретный вопрос и не может быть применена в отрыве от ситуации запроса пользователя.

Другие разъяснения специалистов сайта Онлайнинспекция.рф:

• Допустимо ли в сводной ведомости СОУТ писать «нет факторов» вместо прочерков?
• Может ли работодатель заставить сдавать ежемесячный ПЦР‑тест на COVID‑19?
• Можно ли заезжать домой на обед на служебном авто при разъездной работе?
• Можно ли при 50+ работниках заменить штатного специалиста по охране труда аутсорсингом?
• Может ли работодатель заставить продавца выкупать товар, проданный по ошибке?
• Нужно ли приносить справку об отсутствии судимости только с «синей печатью»?