Какую трудовую книжку вести в 2026 году, если у работника на руках бумажная?

Навигация

Вопрос

При приёме на работу в 2026 году у соискателя имеется оформленная ранее бумажная трудовая книжка. Заявление о переходе на электронную форму сведений о трудовой деятельности ранее не подавалось. Требуется понять, обязан ли работодатель продолжать вести бумажную трудовую книжку или необходимо оформлять электронную.

Ответ

Ответ Онлайнинспекции: если работник не подавал письменного заявления о переходе на электронную форму сведений о трудовой деятельности, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку. Выбор работника в пользу бумажной формы, сделанный в переходный период или сложившийся из-за отсутствия заявления, сохраняется и при последующем трудоустройстве к другим работодателям. При желании работник вправе позднее подать заявление о переходе на электронную форму, после чего работодатель будет формировать сведения по статье 66.1 ТК РФ, а бумажная книжка вестиcь перестанет.

Правовое обоснование позиции

Переход на электронные сведения о трудовой деятельности регулировался федеральным законом: до 31.12.2020 работник подавал заявление — о сохранении бумажной трудовой книжки или о переходе на электронную. Если заявление не подавалось, за работником сохранялось ведение бумажной книжки, и это право переносится при смене работодателя. Работник, сохранивший бумажную форму, может в любой момент передумать и подать заявление о переходе на электронную.

Трудовой кодекс РФ устанавливает, что трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже, а работодатель ведёт трудовые книжки на работников по основному месту работы, за исключением случаев, когда по закону книжка не ведётся.

Трудовой кодекс РФ, статья 66: трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Работодатель (за исключением работодателей ‒ физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведёт трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной, за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведётся. Порядок ведения, хранения, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, а также порядок выдачи трудовых книжек определяется Правительством Российской Федерации.

Вывод

Таким образом, при наличии у работника бумажной трудовой книжки и отсутствии заявления о переходе на электронную работодатель продолжает вести бумажную книжку. Перевод на электронный формат возможен только по письменному заявлению работника.

Отметим, что эта позиция, хотя и является официальной, была сформулирована специалистами Онлайнинспекции в ответ на конкретный вопрос и не может быть применена в отрыве от ситуации запроса пользователя.

Другие разъяснения специалистов сайта Онлайнинспекция.рф:

• Нужно ли расследовать несчастный случай по пути на работу и как оформить документы?
• С какого дня считать второй месяц при досрочном сокращении — с фактической или плановой даты?
• Можно ли требовать от работодателя мотивированный отказ по ст. 64 ТК РФ?
• Будет ли 31 декабря 2025 выходным при шестидневке с выходным в понедельник или в субботу?
• Можно ли изменить запись «уволен по собственному желанию» на «в связи с выходом на пенсию» задним числом?
• Можно ли выплатить компенсацию за дополнительный отпуск во время больничного?