Меняем должностную инструкцию

Когда обновить должностной документ

Трудовое законодательство не регламентирует, как и в каких случаях допускается вносить изменения в инструкции сотрудников. ДИ относится к локальным нормативным актам, и поправки в нее вносятся по инициативе работодателя. Выбор законодательно обоснованной процедуры и оформление поправок — самостоятельное решение нанимателя (Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6). ДИ должны отражать изменения, происходящие в организации, — организационно-структурные, производственные, технологические. Кратко перечислим, в каких случаях меняется должностная инструкция сотрудников:

• утверждено новое штатное расписание;
• внесены коррективы в полномочия и обязанности;
• перевод на новую должность;
• работнику вменены дополнительные обязанности;
• организационные или технологические корректировки повлияли на условия труда.

Пригодится:

• универсальный образец должностной инструкции по профстандарту;
• образец приказа об утверждении должностной инструкции.

Установленный и действующий порядок внесения изменений в должностную инструкцию работника зависит от нескольких факторов:

• статуса ДИ — является она частью трудового договора или отдельным документом;
• от времени проведения — до принятия сотрудника на должность или после;
• от характера поправок — конкретизируется ли имеющаяся трудовая функция или вводится новая.

Для соблюдения юридически верной процедуры следует учитывать статус ДИ и вносимые корректировки.

Содержание ДИ не регламентировано законодательством. Она может включать в себя информацию, являющуюся предметом договора, а иногда и нет. В соответствии со ст. 56, 57 ТК РФ к существенным условиям соглашения между работодателем и работником относятся:

• описание трудовой функции;
• условия труда.

Новая функция устанавливается и вводится согласно ст. 72, 72.1 ТК РФ. Без согласия сотрудника это осуществляется на время в случаях, регулируемых ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК. Стоит напомнить о порядке внесения новых положений в договор и сроках оповещения сотрудника:

• в случае сохранения трудовой функции: по инициативе работодателя (когда проводятся организационно-технологические преобразования — с уведомлением за 2 месяца, ИП — за 14 дней) — ч. 1 ст. 74 ТК;
• любые условия (в том числе основная трудовая функция) и в любой момент — по письменному соглашению сторон (ст. 72 ТК).

Если должностная инструкция используется в организации, все правки вносятся следующими способами:

• утверждается новая редакция (с изданием приказа или без него);
• с помощью приказа — вносимые правки четко перечисляются в тексте;
• дополнительным соглашением к договору (ст. 72 ТК).

Практики рекомендуют утверждать ДИ как самостоятельный документ. В договоре следует прописать, что сотрудник обязан выполнять требования ДИ (с которой он знакомится под роспись). Это позволяет:

• не перечислять все обязанности;
• не вносить каждый раз правки — оформляется дополнительное соглашение.

Особенности оформления, если пересматриваются обязательные положения по соглашению сторон

Как правило, в ДИ не содержится детального описания условий труда — дается ссылка на ЛНА. Основные изменения вносятся в связи с корректировкой должностных функций. Изменяют эти условия только по взаимному согласию сторон (ст. 72 ТК). В одностороннем порядке руководитель сделает это в одном случае: доказав, что изменения являются следствием изменений организационных или технологических условий занятости (ст. 74 ТК).

Вот инструкция, как изменить должностную инструкцию работнику по соглашению сторон.

Шаг 1. Вносимые правки обсуждают и устно — это не запрещено. На крупном предприятии разумнее подготовить проект, четко перечислить все поправки в ЛНА для сотрудника и на проекте получить подпись о согласии.

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Шаг 2. Согласованный с работником вариант следует утвердить. Используются два способа:

• грифом на документе «УТВЕРЖДАЮ» и подписью руководителя;
• приказом.

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Шаг 3. Внесение правок в трудовую функцию, отраженных в ЛНА, следует зафиксировать в трудовом договоре. Для этого готовятся два экземпляра дополнительного соглашения. В тексте полностью прописываются пункты ТД, которые согласованы в новой редакции. ТД полностью не переоформляется.

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Дополнительное соглашение визируется руководителем и сотрудником. Работник подписью удостоверяет факт начала работы по измененной ДИ.

Изменения положений ДИ по уведомлению

Совсем иной действует порядок изменения должностной инструкции по инициативе работодателя, когда руководитель принял решение и вносит корректировки, не получив согласия сотрудника. В соответствии со ст. 74 ТК обязательно оформляется официальное уведомление. В тексте следует сделать обоснование: доказать необходимость перемен изменением организационных и технологических условий труда в организации.

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Справка. Если работодатель вносит изменения в соответствии со ст. 74 ТК, а работник не согласен с меняющимися условиями и предложенными вариантами продолжения трудовых отношений, договор прекращается в соответствии с пунктом 7 статьи 77 ТК.

Если работник не согласен

При трудоустройстве трудовая функция фиксируется двумя способами:

• описывается в ТД, если инструкция оформлена отдельным документом;
• фиксируется в ДИ, когда она часть ТД.

В обоих случаях отсутствие подписи на ЛНА не делает трудовую функцию (обязательные обстоятельства) несогласованной — она регламентируется ТД или считается согласованной, что подтверждается наличием подписи на ТД (для второго случая это установлено апелляционным определением ВС Республики Татарстан от 27.04.2015 по делу № 33-6229/2-15).

Для внесения изменений действует основное правило — корректировка должностных обязанностей работника возможна только после подписания допсоглашения к ТД. В остальных случаях отсутствие подписи не является подтверждением того, что работник не согласен с новой редакцией ДИ, и прямым основанием для:

• привлечения к дисциплинарной ответственности;
• увольнения.

Типичные ошибки

Несоблюдение алгоритма изменения должностной инструкции вызывает замечания трудинспекции или может привести к судебным спорам с сотрудниками.

• Дмитрий
  2021-10-25 07:56:16
  Здравствуйте, скажите, а если трудовой договор ссылается на должностную инструкцию, но её физически нет и никаких доп соглашений я не подписывал и при этом пишут новую должностную инструкцию как я могу законно отказаться от новой редакции и работать дальше по несуществующей ДИ?
• Ирина Михайлова
  2023-10-12 14:00:21
  Что грозит, если изменения в должностную инструкцию внесены неправильно? придет ли Трудовая инспекция? или только начальник оштрафовать может?
• Кадровичка
  2023-10-12 18:50:22
  как правильно поступить, если сотрудник не согласен с внесенными изменениями в должностную инструкцию?
• Коровкина
  2023-10-14 06:10:21
  Могу ли я требовать дополнительную оплату, если мне добавили обязанности в новой должностной?
• Микаэль
  2023-10-15 13:40:22
  изменения в должностной инструкции привели к ухудшению условий труда. что мне делать? я работник
• Наталья К.
  2023-10-17 13:20:23
  Какие особенности внесения изменений в должностные инструкции для дистанционщиков?
• Nina
  2023-10-17 17:10:22
  Какие сроки у меня есть для того, чтобы оспорить новую версию долж. инструкции?
• Евгения Николаевна
  2023-10-18 08:40:23
  можно ли требовать пересмотра изменений, если они внесены без моего согласия?
• Никита Костров
  2023-10-18 08:50:36
  Евгения Николаевна, смотря что меняли, если уточняли трудовую функцию то не можно, если вводили новые обязанности то можно
• Никита Костров
  2023-10-18 08:51:56
  Nina, ст. 392 тк рф - три месяца
• Никита Костров
  2023-10-18 08:52:18
  Наталья К., как правило электронный обмен документами
• Никита Костров
  2023-10-18 08:53:24
  Дмитрий, подписывайте все текущими датами и будет все хорошо, вообще должны были до подписания тд дать ознакомить но теперь они сами виноваты
• Никита Костров
  2023-10-18 08:54:38
  Ирина Михайлова, см. статью 5.27 коап рф
• Никита Костров
  2023-10-18 08:55:14
  Кадровичка, составляйте акт если подписывать не хочет, может не соглашаться, но делать должен
• Никита Костров
  2023-10-18 08:56:07
  Коровкина, можете, но вообще тк рф запрещает требовать от работника работу которая не предусмотрена его трудовым договором, так что требуйте сначала заключения допа, там и по деньгам пишите
• Никита Костров
  2023-10-18 08:56:30
  Микаэль, а что значит привели к ухудшению, не понятно
• Максим
  2023-10-20 04:00:23
  Моей должности внести изменения в ДИ. Добавилось работы. А оплаты - не добавилось. Что делать?
• MureJa
  2023-10-20 15:10:23
  Влияет ли внесение изменений в должностную инструкцию на трудовой договор, если он срочный?