Что такое документы постоянного хранения

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Документы с постоянным сроком хранения хранят до конца деятельности компании.
2. После этого их отдают в госархив, если компания является его источником.
3. Если не является источником, то хранят минимум 10 лет и уничтожают.
4. Для хранения таких бумаг можно использовать специальное помещение, отправить их в специализированные фирмы или хранить в электронных архивах.
5. Документы систематизируют по номенклатуре дел, нумеруют, подшивают в папки с описью и листом-заверителем.

Что такое документы постоянного хранения

Все организации обязаны соблюдать сроки хранения документации, которые установлены законодательством (ч. 1 ст. 17 ФЗ № 125 от 22.10.2004). Сколько хранить разные виды документов, установлено в специальном Перечне, утвержденном Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019. В нем есть и документы, для которых закон устанавливает срок постоянного хранения.

Документы с постоянным сроком хранения — это те, которые требуется оставлять в фирме до конца ее деятельности, а после этого сдать в госархив. Это правило действует для тех предприятий, которые являются источником формирования государственного архива. А если компания не является таким источником, то обязана хранить их не менее 10 лет, а затем уничтожать в обычном режиме (п. 4.4 Инструкции по применению вышеуказанного Перечня, утвержденной Приказом Росархива № 237 от 20.12.2019). Компания вправе продлевать этот срок на 10, 20, 30 лет вплоть до постоянного.

Вот некоторые документы, срок хранения которых по Перечню Росархива постоянный:

• приказы, распоряжения по основной деятельности, докладные записки, справки, сводки, доклады к ним (п. 19);
• договоры, акты, сведения о реорганизации, ликвидации (п. 26–27);
• уставы, положения компании (п. 28);
• учредительные договоры (п. 29);
• протоколы учредительных собраний (п. 31);
• списки учредителей компаний (п. 32);
• штатные расписания (п. 40);
• годовая отчетность, бухгалтерские балансы (п. 386);
• тарифные сетки (п. 395).

Где хранятся документы постоянного хранения

Правила организации архивов для образовавшейся в компаниях документации регламентирует ФЗ № 125 от 22.10.2004. Если речь идет о госпредприятиях и госорганах, то они обязаны комплектовать все документы с постоянным сроком по группам и отправлять в архивные фонды РФ. Если дело касается частных фирм, то у них есть выбор, где хранить документы с постоянным сроком:

• оборудовать для архива специальную комнату внутри компании;
• сдать документацию другим компаниям, специализирующимся на архивах (коммерческим или государственным);
• сформировать электронные архивные хранилища на постоянный срок.

Советуем прочитать: как подготовить документы к архивному хранению

Если вы решили хранить бумаги внутри компании, то не забывайте, что надо выбрать комнату, которая соответствует всем требованиям. В каких помещениях хранить такие бумаги, подробно прописано в разделах IV и V Правил, утв. Приказом Росархива № 24 от 02.03.2020, и разделе VII Правил, утв. Приказом Росархива № 77 от 31.07.2023. Надо выбирать сухие темные помещения с хорошей вентиляцией, где нет доступа прямых солнечных лучей, подальше от отопительных приборов. Обязательно надо оснастить всеми средствами безопасности: противопожарной, охранной системами сигнализации, огнетушителями. Установить специальные металлические стеллажи, шкафы и др.

Все чаще компании стали выбирать для хранения документации с постоянным сроком электронные архивы. С одной стороны, для этого потребуются дополнительные финансы, чтобы провести специализированное качественное сканирование. С другой — этот способ предпочтителен из-за удобства поиска и снижения риска порчи нужного документа. Требования к электронным архивам указаны в разделе Х Правил из Приказа Росархива № 77.

Как хранятся документы постоянного хранения

Как хранить такую документацию, указано в разделе VI Правил из Приказа Росархива № 77. В нем сказано, что вся документация с постоянным сроком хранения подлежит полному оформлению (п. 48). Документацию формируют по номенклатуре дел и подшивают по специальным папкам в твердой обложке, с описью и листом-заверителем. Только в таком виде их затем разрешено отправлять в архив.

Правила архивации документов в организации

Помните: подготавливать дела к правильному сохранению надо заранее, а не в тот момент, когда придет время отправлять его в архив. Основное правило — уже на стадии создания документа надо определить, каковы его особенности и в какое дело его подшить. Например, распоряжения по основной деятельности надо отделить от приказов по личному составу и систематизировать в отдельные дела.

Иногда такие бумаги смешивают, особенно в мелких фирмах, где один человек выполняет обязанности кадрового работника и делопроизводителя. Но когда надо отправлять такие дела в архив, придется тратить дополнительное время, чтобы их расформировывать и систематизировать заново.

Чтобы этого не происходило, надо соблюдать правила архивации в компании. Расскажу о них подробно — потребуется всего шесть шагов.

Шаг 1

Разделите бумаги по разным принципам. Например, по хронологии (то есть по дате формирования, порядковым номерам) или по алфавиту. Есть еще смешанный вид: сначала размещают их по алфавиту, а затем еще и по хронологии (например, подшивают проекты в алфавитном порядке, а для каждого проекта — по датам создания). Затем распределите их по томам.

Шаг 2

Снимите все скрепки и иные лишние предметы. Не стоит эту работу упускать, поскольку скрепки испортят весь вид оформления: заржавеют, испачкают бумагу, искривят стопку и др.

Шаг 3

Пронумеруйте все листы по порядку — номера ставят в правом верхнем углу. Каждый том надо пронумеровать отдельно. Если в деле он не один, то в каждом надо проставлять номера, начиная с первого листа. На обложке запишите основную информацию (название фирмы, номер, дату и заголовок дела, количество листов, сроки хранения).

Может пригодиться: как пронумеровать и прошнуровать журнал

Шаг 4

Составьте описи каждого дела (с указанием номера, даты, заголовка дела, количества страниц и др.):

Подробнее: как составить опись дел

Шаг 5

Составьте отдельный лист-заверитель для каждого тома документов со сроком постоянного хранения: напишите номер дела по номенклатуре, укажите общее количество листов в деле, поставьте подпись ответственного листа и поставьте дату. Лист-заверитель разрешается составить в произвольном виде или заполнить бланк из Правил Росархива № 77.

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Подробнее: как заполнить лист-заверитель

Шаг 6

Осуществите прошивку документов. Это надо сделать только тогда, когда вы уже сформировали все тома, составили описи. Сложите дела следующим образом: сначала титульный лист, затем внутреннюю опись, всю документацию дела по порядку, затем лист-заверитель.

Может пригодиться: как прошить договор

Часто задаваемые вопросы о документах с постоянным сроком хранения