Инструкция: как учесть денежные документы и переводы в пути

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Денежные документы — это талоны, билеты и извещения, которые должны храниться в кассе.
2. Чтобы их учесть, нужно использовать специальные приходные и расходные документы.
3. Денежные переводы, которые ещё не пришли, учитываются на отдельном счете до их поступления.
4. Бланки строгой отчетности — это особые документы, которые помогают подтверждать операции.
5. Для учета этих бланков и денежных документов используются разные проводки и счета.

Как учитываются денежные документы

Согласно п. 169 Инструкции № 157н, к категории ДД относятся:

• оплаченные талоны на бензин и масла, на питание и т.п.;
• оплаченные путевки в дома отдыха, турбазы и санатории;
• полученные извещения на почтовые переводы;
• почтовые марки, конверты с марками, марки государственной пошлины;
• перевозочные документы (билеты) для проезда железнодорожным, авиационным транспортом, оформленные на бумажном носителе.

Денежные документы и порядок их учета отражаются на счете 201.35 «Денежные документы». Хранение их осуществляется в кассе учреждения.

Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются «Приходными кассовыми ордерами» (форма 0310001) и «Расходными кассовыми ордерами» (форма 0310002). Приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в «Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов» (форма 0310003) отдельно от операций по денежным средствам.

Поступление в кассу отражается в журналах № 4 «Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками» (приобретение) и № 3 «Журнал операций расчетов с подотчетными лицами» (приобретение через подотчетное лицо, возврат от подотчетного лица). Выдача из кассы отражается в журнале № 80 «Журнал по прочим операциям».

По теме: сроки хранения учреждением кассовых документов

Порядок учета переводов в пути

Согласно п. 162 Инструкции, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, учет денежных документов и переводов в пути осуществляется на счете 201.03.

Счет предназначен для учета операций по движению средств учреждения в валюте РФ и в иностранной валюте в пути. Денежными средствами в пути в целях бухгалтерского учета признаются денежные средства, перечисленные учреждению, зачисленные не в один операционный день, а также средства, переведенные с одного счета учреждения на другой счет, в том числе при осуществлении операций с использованием (дебетовых) банковских карт, при условии перечисления (зачисления) денежных средств не в один операционный день.

Учет операций по движению средств на счете ведется в журнале операций с безналичными денежными средствами.

Аналитический учет по счету ведется в разрезе каждого счета в карточке учета средств и расчетов и в журнале операций с безналичными денежными средствами.

Как производится бухучет бланков строгой отчетности

Бюджетные организации часто работают со специально разработанными документами, которые имеют уникальные опознавательные данные и используются для подтверждения какой-либо хозяйственной операции или подтверждают какую-либо информацию о человеке. Законодатель разработал множество видов БСО для организаций, занимающихся разнообразными видами деятельности.

Эти БСО зафиксированы в приказах и письмах Минфина. Кроме того, существует возможность самостоятельной разработки бланка организации при соблюдении условий его оформления, оговоренных в ст. 4.7 закона № 54-ФЗ. Также существуют и требования по обращению с БСО для разных отраслей.

Примерами БСО являются:

• квитанция на прием вещей в камеру хранения;
• абонементная книжка для расчетов за питание учащихся;
• туристическая путевка;
• сертификат;
• диплом;
• больничный лист.

Учреждение должно вести специально разработанный регистр учета — книгу учета бланков строгой отчетности (форма 0504045).

Согласно Инструкции № 157н бухгалтерский учет бланков строгой отчетности отражается на забалансовом счете 03, выданных ответственным лицам с мест хранения или же со склада для их оформления, использования в рамках хозяйственной деятельности учреждения или находящихся у ответственных лиц с момента их приобретения.

Ранее забалансовый счет 03 применяли для учета всех БСО, находящихся как на складе, в местах хранения, так и у лиц, ответственных за выдачу БСО.

Если ранее из состава прочих материальных запасов исключались все БСО, то согласно последним изменениям не учитываются в составе прочих материальных запасов только те БСО, которые выданы ответственным лицам склада или которые приобретены непосредственно ответственными лицами в случае, когда материальные ценности не принимаются на склад.

Подарочная и сувенирная продукция, предназначенная для награждения или дарения, теперь учитывается на забалансовом счете 07 с момента выдачи ее со склада или с момента приобретения в случае, когда материальные ценности не принимаются на склад, и до момента вручения.

Ранее забалансовый счет 07 применяли для отражения всех подарков и сувениров, предназначенных для награждения или дарения, находящихся как на складе и в местах хранения, так и у лиц, ответственных за награждение, дарение, даже в случае одновременного представления ответственными лицами документов о приобретении подарков, сувениров и их вручении.

Однако на сегодняшний день при одновременном представлении лицами, ответственными за их приобретение, вручение и дарение, документов, подтверждающих приобретение и вручение ценных подарков, сувениров, информация о таких материальных ценностях за балансом не отражается.

Также важной процедурой внутреннего учета и контроля является инвентаризация, которая проводится по имуществу и обязательствам, учитываемым на балансовых счетах, в соответствии с учетной политикой. Все результаты и данные о наличии БСО, согласно бухучету, фиксируются в инвентаризационной описи (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (форма 0504086). Если найдены несоответствия, то оформляется ведомость расхождений по результатам инвентаризации (форма 0504092). При недостачах, обнаружении испорченных БСО на основании согласия специальной комиссии оформляется акт о списании БСО (форма 0504816).

В государственных учреждениях, часто работающих с БСО, должен вестись строгий контроль сохранности БСО. Этих целей помогает добиться своевременное и корректное отражение поступлений и выбытий БСО на счетах бухучета.

Подробнее: как составить акт о списании бланков строгой отчетности

Какие проводки использовать

Учет денежных средств и денежных документов отражается следующими бухгалтерскими операциями: