Алгоритм списания товаров с истекшим сроком годности

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Товары, у которых вышел срок годности, нельзя использовать и продавать.
2. Для проверки таких вещей создается специальная комиссия, которая проводит инвентаризацию.
3. Все действия по списанию оформляют документами — приказами, описями, актами и специальными формами.
4. В бухгалтерии списание записывают отдельными проводками, а кто виноват — выясняют отдельно.
5. В налогах расходы на испорченный товар можно учесть, если есть нужные бумаги и понятна причина убытка.

Какие товары нужно списать по истечении срока годности

Товар с истекшим сроком годности — это такая ценность, которая по истечении срока годности признается непригодной для использования по назначению.

Первая ассоциация с такими ТМЦ — это продукты питания, лекарства, косметика, бытовая химия и любой товар, у которого ограничен срок годности.

В соответствии со ст. 3 Федерального закона № 29-ФЗ от 02.01.2000 запрещается обращение продуктов питания, которые являются опасными и некачественными по органолептическим показателям. В ст. 5 Федерального закона № 2300-I от 07.02.1992 сказано, что товары с истекшим сроком годности, продавать нельзя. В постановлении Главного государственного санитарного врача РФ № 98 от 22.05.2003 устанавливаются требования к срокам годности пищевых продуктов.

Таким образом, ключевой признак для списания ТМЦ — истекший срок годности.

Приведем примеры ТМЦ к списанию по истечении срока годности:

• испорченные фрукты, овощи, молочная и мясная продукция с истекшим сроком годности;
• просроченные шампуни, гели для душа, стиральные порошки, средства для мытья посуды;
• лекарства ненадлежащего качества: например, ст. 59 Федерального закона № 61-ФЗ от 12.04.2010 устанавливает основания и порядок уничтожения лекарственных средств. Лекарства с истекшим сроком годности необходимо списать, они не подлежат продаже.

Какими документами оформить списание

Разберемся, какие документы оформить для списания товаров с истекшим сроком годности.

Создайте в компании специальную комиссию, которая будет:

• проводить инвентаризацию;
• проверять ТМЦ на предмет истекшего срока годности;
• составлять и подписывать документацию;
• принимать решение о списании.

Состав утверждает руководитель распорядительным документом — например, приказом.

Как составить приказ о введении на предприятии комиссии по работе с просроченными товарами

При установлении порчи ТМЦ в ходе инвентаризации, оформите следующие документы:

• график проведения инвентаризации;
• ИНВ-22 (приказ о проведении инвентаризации или иная установленная форма в компании);
• ИНВ-19 (сличительная ведомость);
• ИНВ-26 (ведомость по учету результатов, выявленных инвентаризацией);
• ИНВ-23 (журнал контроля за проведением инвентаризаций);
• ИНВ-3 (инвентаризационная опись).

Конкретный перечень документов и их формы закрепляются в учетной политике компании. Применение унифицированных форм необязательно, разработайте свои, но с учетом ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 и п. 31 ФСБУ 28/2023.

Образец утверждения плана-графика:

Пример утверждения план-графика инвентаризации

Если порча выявлена при приемке товаров, то не принимайте их к учету. Компания может оформить акт об испорченных товарах. На основании такого акта предъявляется письменная претензия поставщику или перевозчику.

Представим, что специальная созданная комиссия ООО «PPT.ru» по установленному плану-графику инвентаризации провела проверку стеллажной системы «А-Б» и выявила порчу 10 пачек сосисок «Молочные», которые оказались просроченными на 7 дней. Комиссия оформила установленные в компании документы, собрала служебные записки и перешла к следующему этапу — составлению акта комиссии о списании.

Может пригодиться: как составить служебную записку о списании ТМЦ

Оформите такой акт по формам:

• ТОРГ-15 (для уценки, списания из-за порчи);
• ТОРГ-16 (списание при истекшем сроке годности);
• самостоятельно разработанной форме и утвержденной в учетной политике.

Подробнее: как заполнить акт о списании товаров по форме ТОРГ-16

Компания «ООО „PPT.ru“» разработала свою форму акта, вот образец:

Как составить акт на списание испорченных товаров

После подписания членами комиссии, акт передали на подпись генеральному директору П.П. Петрову. Бухгалтер в учете делает проводки после того, как визу на акте поставит директор. Приложением к акту служат все подтверждающие документы: описи, ведомости, фотоматериалы и т.д.

Как провести списание в бухгалтерском учете

Списание испорченных ТМЦ в бухгалтерском учете зависит от разных причин:

• списываются ли они в пределах естественной убыли;
• выявлено ли виновное лицо (например, упаковки сосисок не убрали в камеру для хранения, а оставили в углу на складе и забыли про них);
• виновные лица не найдены.

Разберем проводки в различных ситуациях.

Основная проводка, которая формируется в первую очередь:

Дебет 94 Кредит 41 (или 43, если сосиски — готовая продукция).

Эта проводка отражает перенос стоимости испорченных товаров или продукции на счет учета недостач и потерь.

Дальнейшие проводки формируются в зависимости от причин списания.

Подробнее: как работать со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Как провести списание в налоговом учете

Принятие к расходам списанных товаров зависит от причины их выбытия (естественная убыль, виновное лицо установлено или доказано отсутствие вины лица, форс-мажор и т.д.).

Если потери связаны с естественной убылью при хранении или транспортировке, то п. 7 ст. 254 НК РФ разрешает списать их в состав материальных расходов. Нормы убыли устанавливаются правительством РФ.

Если есть виновное лицо, то убытки от списания учитываются в составе прочих или внереализационных расходов (ст. 264, 265 НК РФ) при наличии всех доказательств и документального оформления. Подробнее читайте в Письме Минфина № 03-03-06/1/6428 от 27.01.2023. Взысканная с виновного лица стоимость испорченных товаров отражается в составе внереализационных доходов.

Если виновного лица нет, а продукцию невозможно продать, потому что она испортилась, то стоимость включите в расходы и будьте готовы доказать факт утилизации такой продукции или товаров.

Если недостача обнаружена сверх норм естественной убыли или потерь при транспортировке, то убыток включается в состав внереализационных расходов. Отсутствие виновных лиц подтверждается актом от уполномоченного ведомства (Письмо Минфина № 07-01-09/102353 от 27.12.2019).

Читайте также: что делать, если товар сгорел на складе маркетплейса

Списание товаров с истекшим сроком годности: частые вопросы