Можно ли рассылать расчётные листки через 1С без КЭДО?

Содержание

Вопрос: рассылка расчётных листков через 1С

В организации используется типовой сервис «Кабинет сотрудника» в программе 1С, который позволяет отправлять работникам расчётные листки по заработной плате в электронном виде. Можно ли считать такую электронную рассылку выполнением обязанности по выдаче расчётных листков, если в компании не организован кадровый электронный документооборот и все кадровые документы ведутся только на бумаге?

Ответ: без КЭДО рассылка не заменит письменную форму

Ответ Онлайнинспекции: отправка расчётных листков через сервис 1С «Кабинет сотрудника» не может заменить установленную законом письменную форму извещения о составе заработной платы, если в организации не внедрён электронный документооборот в сфере трудовых отношений. В такой ситуации работодатель обязан выдавать работникам расчётные листки в письменном виде на бумажном носителе, а электронная рассылка может использоваться только дополнительно и не освобождает от выполнения требований Трудового кодекса.

Правовое обоснование позиции

Часть 1 статьи 136 ТК РФ устанавливает обязанность работодателя при каждой выплате заработной платы информировать работника в письменной форме о составе и сумме зарплаты, всех начислениях, удержаниях и общей сумме к выплате. Для этого как раз и применяется расчётный листок.

Часть 2 статьи 136 ТК РФ предусматривает, что форма расчётного листка утверждается работодателем как локальный нормативный акт с учётом мнения представительного органа работников. То есть расчётный листок рассматривается как официальный документ, посредством которого работодатель исполняет свою обязанность по письменному извещению.

Статья 22.1 ТК РФ даёт определение электронного документооборота в сфере трудовых отношений: это создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумаге. Эта же статья уточняет, что её нормы применяются именно к тем документам, для которых трудовое законодательство требует бумажную форму или письменное ознакомление работника.

Из этого следует, что если работодатель хочет заменить бумажный расчётный листок электронным, то он фактически переходит на электронный документооборот в отношении этого документа и должен соблюдать правила, установленные статьями 22.1–22.3 ТК РФ. Если же кадровый электронный документооборот в организации не введён, обязанность по письменному уведомлению работников о начислениях по заработной плате должна исполняться в традиционной бумажной форме.

Согласно части 1 статьи 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника: 1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период; 2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику; 3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний; 4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Вывод: без ЭДО нужны бумажные листки

Таким образом, если в организации не внедрён кадровый электронный документооборот по правилам статей 22.1–22.3 ТК РФ, рассылка расчётных листков через 1С «Кабинет сотрудника» не может считаться исполнением обязанности по письменному уведомлению работников о начислениях. Работодатель должен продолжать выдавать расчётные листки на бумаге, а электронный сервис может использоваться только как дополнительный удобный инструмент.

Отметим, что эта позиция, хотя и является официальной, была сформулирована специалистами Онлайнинспекции в ответ на конкретный вопрос и не может быть применена в отрыве от ситуации запроса пользователя.

Другие разъяснения специалистов сайта Онлайнинспекция.рф:

• Отменят ли увольнение по соглашению сторон при беременности?
• Можно ли обязать водителя дежурить дома в выходные?
• Можно ли иностранцу работать удалённо из-за рубежа?
• Можно ли оформить компенсацию автошколы через ученический договор?