Можно ли брать подписи за график смен до его утверждения?

Содержание

Вопрос: ознакомление до утверждения графика

График работы на будущий месяц был составлен и распечатан заранее, сотрудники расписались в своём ознакомлении с ним за несколько дней до того, как руководитель утвердил этот документ приказом. В результате у графика стоит дата утверждения, например 27.02.2026, а подписи работников об ознакомлении проставлены более ранними датами. Возникает вопрос, является ли такое оформление нарушением трудового законодательства или работодатель вправе так делать.

Ответ: подписи до утверждения — это нарушение

Ответ Онлайнинспекции: знакомить работников с графиком работы нужно только после того, как этот график утверждён работодателем. Допускается сделать это в день утверждения документа или в последующие дни, но не раньше. Если подписи работников об ознакомлении стоят датой, предшествующей дате утверждения графика, такой порядок считается нарушением, поскольку работники фактически расписываются не за утверждённый документ, а за его проект.

Правовое обоснование позиции

Часть 1 статьи 100 ТК РФ определяет, что режим рабочего времени — продолжительность рабочей недели, длительность смен, время начала и окончания работы, перерывы, число смен и чередование рабочих и выходных дней — устанавливается работодателем в локальных актах, коллективном договоре, соглашениях, а при особом режиме для отдельных сотрудников — в трудовом договоре.

График работы или сменности как раз закрепляет конкретное чередование рабочих и нерабочих дней и фактически реализует установленный у работодателя режим рабочего времени. Пока такой график не утверждён, он не может считаться действующим документом, определяющим условия работы сотрудников.

Поэтому надлежащее ознакомление работников возможно только с окончательной, утверждённой редакцией графика. Подпись об ознакомлении должна подтверждать, что работник ознакомлен именно с тем документом, который работодатель официально ввёл в действие. Если же работник расписывается до утверждения, он фактически знакомится с проектом, который ещё может быть изменён, и такая подпись не выполняет свою юридическую функцию.

Исходя из этого, расхождение дат, когда подписи об ознакомлении стоят раньше даты утверждения графика, свидетельствует о нарушении порядка доведения режима рабочего времени до работников.

Трудовой кодекс РФ, статья 100, часть 1: режим рабочего времени должен предусматривать продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя), работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников, продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе, число смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней, которые устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а для работников, режим рабочего времени которых отличается от общих правил, установленных у данного работодателя, - трудовым договором.

Вывод: подписи ставятся после утверждения

Таким образом, работодатель обязан знакомить работников с уже утверждённым графиком работы — в день его утверждения или позже; получение подписей об ознакомлении до даты утверждения графика рассматривается как нарушение порядка установления и доведения до сотрудников режима рабочего времени.

Отметим, что эта позиция, хотя и является официальной, была сформулирована специалистами Онлайнинспекции в ответ на конкретный вопрос и не может быть применена в отрыве от ситуации запроса пользователя.

Другие разъяснения специалистов сайта Онлайнинспекция.рф:

• Можно ли обязать работодателя прописать все фактические функции в должностной инструкции?
• Как связаны квалификация работника и квалификация выполняемой им работы?
• Обязательно ли фото в удостоверении по охране труда на высоте?
• Может ли работодатель установить одинарную оплату работы в выходные с обязательным отгулом?