Может ли работодатель хранить копии паспорта, СНИЛС и ИНН?

Содержание

Вопрос: хранение копий личных документов

Работник интересуется, законно ли, что у работодателя в личном деле хранятся копии его паспорта, СНИЛС и ИНН. Требуется понять, обязательно ли давать письменное согласие на такое хранение и может ли работник потребовать вернуть или уничтожить копии этих документов, если согласие не оформлялось.

Ответ: хранение возможно только с согласия

Ответ Онлайнинспекции: действующее законодательство не устанавливает специальный порядок ведения личных дел работников. Вместе с тем копии паспорта, СНИЛС и ИНН относятся к персональным данным, поэтому работодатель вправе хранить их в личном деле только при наличии письменного согласия работника на обработку таких данных. Если письменное согласие на хранение копий документов не получено, эти копии подлежат возврату работнику либо уничтожению работодателем.

Правовое обоснование позиции

Сначала разъясняется, что персональными данными признаётся любая информация, по которой можно прямо или косвенно идентифицировать конкретное физическое лицо. К таким данным относятся реквизиты паспорта, СНИЛС и ИНН, а также их копии.

Обработка персональных данных, включая их получение, хранение, систематизацию и уничтожение, по общему правилу допускается только на основании согласия субъекта персональных данных. Такое согласие должно быть специально оформлено и охватывать соответствующие цели обработки, в том числе хранение копий документов.

Отдельно указывается, что персональные данные не могут храниться дольше, чем это необходимо для достижения целей их обработки, если иной срок не установлен законом или договором. После достижения цели обработки или утраты необходимости в ней персональные данные подлежат уничтожению или обезличиванию, если иное прямо не предусмотрено федеральным законом.

Исходя из этого делается вывод: если работодатель хранит в личном деле копии документов работника, то он обязан иметь надлежащее письменное согласие на такую обработку персональных данных. При отсутствии согласия копии должны быть либо возвращены работнику, либо уничтожены, поскольку закон не даёт работодателю права бессрочно хранить такие данные без правового основания.

Федеральный закон «О персональных данных» № 152-ФЗ, часть 7 статьи 5: хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Вывод: копии допускаются только по согласию

Таким образом, хранить копии паспорта, СНИЛС и ИНН в личном деле работника работодатель может только при наличии его письменного согласия на обработку персональных данных; при отсутствии такого согласия копии должны быть возвращены работнику либо уничтожены.

Отметим, что эта позиция, хотя и является официальной, была сформулирована специалистами Онлайнинспекции в ответ на конкретный вопрос и не может быть применена в отрыве от ситуации запроса пользователя.

Другие разъяснения специалистов сайта Онлайнинспекция.рф:

• Можно ли отменить увольнение во время отпуска с последующим увольнением?
• Как обозначить в табеле обучение по охране труда нового работника?
• Нужно ли платить «вредные» доплаты после переименования должности и начала новой СОУТ?
• Можно ли заменить годы при расчёте отпускных после отпуска по уходу за ребёнком?