Минтруд рассказал, к каким документам не применяют КЭДО

В Министерство труда и социальной защиты поступило обращение со следующим вопросом: в соответствии с ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ, положения ст. 22.1, 22.3 ТК РФ не могут быть применены в отношении приказов (распоряжений) об увольнении работника, а также документов, которые подтверждают прохождение работником инструктажей по ОТ, включая те, что работник заверил собственной подписью.

Должны ли вышеуказанные документы оформляться только на бумаге или их разрешается оформить и в электронном виде, не соблюдая требования вышеупомянутых статей ТК РФ, с заверением таких документов усиленной квалифицированной цифровой подписью, которая делает электронный документ равнозначным бумажному?

Минтруд в своем письме № 14-6/ООГ-97 от 12.01.2023 ответил на этот вопрос. В соответствии с ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ, положения этой статьи и ст. 22.2, 22.3 ТК РФ не могут быть применены к трудовым книжкам, актам о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказам (распоряжениям) об увольнении работника, документам о прохождении работником инструктажей по ОТ, включая подписываемые работником.

То есть ТК РФ полностью исключает возможность использования КЭДО для вышеуказанных документов, подписывать разрешается только их бумажный вариант. Это связано с тем, что подобные документы имеют особую важность при расследовании несчастных случаев на производстве и нужны для восстановления прав работника с учетом того, что обжаловать увольнение или нарушение трудового законодательства можно в течение непродолжительного времени.

В ведомстве отметили, что вышеназванные документы изъяты из КЭДО в целях защиты интересов работников. Ведь электронный документ можно в одностороннем порядке изменить, например, задним числом, что выгодно работодателю и невыгодно работнику, так как именно даты вручения документов или предоставления сведений важны для исчисления сроков исковой давности по трудовым спорам.

Таким образом, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, документы о прохождении работником ОТ, оформленные на бумаге, не дадут работодателю нарушить права работника, а работник не сможет злоупотребить своими правами.

Читайте дополнительно по теме:

• что такое КЭДО;
• какие существуют системы электронного документооборота;
• нужно ли согласие на электронный документооборот от работников на удаленке;
• какие отчеты сдавать кадровику в текущем году.