Как оформить журнал учета персональных данных

Что такое журнал учета персональных данных

Журнал учета персональных данных (ПД) — это не обязательный документ. Законодательство не содержит требований о его наличии на предприятии. Обязанность по наличию документа допустимо закрепить локальным нормативным актом.

Его заводят для контроля работы с ПД и фиксации:

• получения согласий на обработку ПД;
• доступа к личным данным работников;
• передачи ПД третьим лицам и пр.

Заводят либо одну общую книгу для контроля, либо несколько для разных операций (получение согласий на обработку, передача третьим лицам и пр.). Если численность сотрудников невелика, подойдет один общий. При большой численности штата, при наличии множества структурных подразделений целесообразно завести несколько книг.

При проверках предприятия на предмет контроля работы с ПД, при расследовании утечки ПД документ позволит отследить цепочку работы с личной информацией сотрудников.

Подробнее:

• как составить согласие на обработку персональных данных;
• как составить приказ об обработке персданных работников;
• как составить положение об обработке персональных данных.

Кто ведет журнал учета ПД

Если локальным нормативным актом закреплено ведение книги, необходимо назначить ответственных за работу с ним. Если локального акта нет, ответственных назначают приказом.

Ведение поручают сотрудникам, которые работают с ПД: кадровику, юристу, помощнику руководителя. Назначают того сотрудника, который осуществляет сбор согласий на обработку, выдает личные данные в другие подразделения и третьим лицам.

Дополнительно: какие документы входят в личное дело сотрудника

Как выглядит журнал учета персданных

Унифицированная форма законом не утверждена. При разработке собственной формы придерживайтесь рекомендаций:

1. На титульном листе укажите наименование организации. Структурное подразделение указывают, если для каждого предусмотрен отдельный учет. Укажите наименование документа и дату начала его ведения. Укажите Ф.И.О. и должность ответственного лица.
2. Основную часть оформите в табличной форме, предусмотрев графы для:
   • Ф.И.О. и должности лица, запросившего ПД;
   • цели выдачи информации;
   • Ф.И.О. и должности лица, предоставившего данные;
   • перечня выданной информации или документации;
   • даты выдачи документов или информации;
   • даты возврата документов;
   • подписи запросившего и предоставившего сотрудников.
3. Прошейте и пронумеруйте книгу, заверьте печатью.

Вот образец журнала учета персональных данных — титульного листа и табличной части:

Если для работы с ПД используют автоматизированные системы (компьютерные программы, электронные носители и пр.), рекомендуем завести книгу учета машинных носителей личной информации. Это позволит дополнительно обезопасить организацию при проверках.

Читайте также: составляем обязательство о неразглашении персданных сотрудников

Как вести и хранить журнал учета ПД

Документ хранят у ответственного лица. При получении запроса на совершение операций с ПД специалист вносит в документ сведения и собирает подписи у сотрудников, участвующих в работе.

При внесении записей избегайте ошибок и исправлений. Если допустили ошибку, зачеркните всю строку и поставьте подпись. Начните вносить запись с новой строки. Использование корректирующих жидкостей и лент не допускается.

При окончании журнала сдайте его в архив организации.

Может пригодиться: судебная практика по защите персональных данных

• Челозерцева Александра
  2022-11-02 12:11:27
  Рекомендуем утвердить регламент по работе с журналом. В нем отразите порядок ведения, хранения. Это позволит исключить момент неопределенности при работе с журналом.