Дата подписания договора в ЭДО

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Даты на документах помогают понять, когда совершены важные действия с товаром или услугой.
2. Дата подписания документа в электронной форме обычно считается моментом заключения договора.
3. Если данные в документах и фактические даты различаются, в документе нужно указывать точную дату событий.
4. Важно, чтобы даты на документах и реальные события совпадали, чтобы избежать проблем с законом и партнерами.
5. Иногда документы требуют корректировки после подписания, что может включать аннулирование или добавление соглашения об изменениях.

Почему важна дата подписания в ЭДО

Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», все факты хозяйственной жизни (ФХЖ) должны быть оформлены первичными учетными документами.

И даты этих первичных учетных документов имеют большое значение в бухгалтерском и налоговом учетах, т. к. они являются неотъемлемой частью сделки. Исходя из даты приемки товара, услуг, работ, организация учитывает свои расходы и принимает НДС к вычету.

Учим матчасть: какая дата считается датой подписания договора

Как формируется дата подписания в ЭДО

Если говорить конкретно о заключении договора с помощью ЭДО, то судебная практика и мнения экспертов сходятся на том, что датой заключения договора считается именно день его подписания всеми сторонами квалифицированной электронной подписью. При этом день составления, который обычно указывается в реквизитах, может отличаться от даты подписи.

Подробнее:

• как заключить договор в электронном виде;
• как подписать договор электронной подписью.

Если договор составляется в бумажном виде, то даты его составления и заключения, как правило, совпадают.

Бывают случаи, что в договор включаются специальные условия, которые гласят, что товары, работы, услуги считаются принятыми только после подписания акта о приемке заказчиком. В таких случаях день совершения ФХЖ указывается отдельно.

При использовании ЭДО дата подписания фиксируется автоматически, ею является момент формирования электронной подписи (ЭП). При этом день совершения самого факта хозяйственной жизни вводится пользователем вручную, для этого во многих установленных формах документов есть специальная графа. Если такая графа не предусмотрена, можно обратиться к письму Федеральной налоговой службы от 27.10.2023 № ЗГ-3-26/13966, которое разъясняет правила фиксирования фактов хозяйственной жизни.

Например, если документ о ФХЖ был подписан 23 апреля, а товар был получен неделей ранее, то при подписании счетов, актов, спецификаций и пр. обязательно нужно указать конкретную дату получения товара, так как именно она будет являться точкой отсчета исполнения обязательств сторонами.

По моему опыту, идеальным вариантом было бы подписывать электронные документы день в день со свершением ФХЖ, во избежание каких-либо вопросов или проблем в дальнейшем с исполнением сроков по обязательствам сторон или связанных с налоговой и финансовой деятельностью учреждения.

Был в моей жизни период, когда я работала с государственными закупками, и при заключении контрактов, их исполнении день подписания всех соответствующих документов был крайне важен и при отчетности по закупке на электронных торговых площадках, и при дальнейшем исполнении контракта. А если контракт подразумевал не единичную поставку товара, а, к примеру, поставку товаров в течение полугода отдельными партиями, то мы с поставщиками старались скоординировать работу в ЭДО так, чтобы подписание было день в день с поставкой.

К тому же своевременная подпись в ЭДО в первую очередь дает вам определенную гарантию юридической безопасности от непредвиденных ситуаций и дает право требовать со второй стороны соглашения исполнения обязательств.

Что еще нужно знать о дате подписания документа ЭП

При работе с электронными документами никогда не стоит исключать человеческий фактор, и бывают ситуации, когда договор необходимо исправить уже после того, как он был подписан ЭП одной из сторон. В таких случаях есть два варианта:

• аннулировать изначальную версию договора, составить и подписать новую (с таким вариантом могут возникнуть сложности, если по этому соглашению уже происходили какие-то факты хозяйственной жизни, т. к. фактический момент ФХЖ может впоследствии «не вязаться» с датой заключения договора);
• подписать первую версию и затем приложить и подписать акт корректировки договора (обычно это дополнительное соглашение).

При работе с ЭДО важно отслеживать срок действия ЭЦП и корректность ее работы, так как при заключении договора могут вылезти ошибки, если электронная подпись устарела или цепочка сертификатов не выстраивается из-за каких-то проблем с ПО.

Может пригодиться: как аннулировать электронную подпись

Часто задаваемые вопросы по теме