Важно
Выпустили новые указания по заполнению формы № П-4 
В любой организации есть сотрудники, которые рано или поздно обращаются с просьбой о замене отпуска денежной компенсацией. Я расскажу, вправе ли работодатель отказать в просьбе и как правильно оформить приказ, чтобы не нарушить права работника.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- Дополнительный отпуск можно заменить деньгами при увольнении.
- Сотрудник может попросить заменить отпуск деньгами, если работает в трудных условиях.
- Нельзя заменить отдых денежной компенсацией беременным и несовершеннолетним работникам.
- Для расчета компенсации за неиспользованный отпуск нужны заявление и несколько документов. Они обязаны отдыхать.
- Выплачивают ее в дни выдачи зарплаты, а при увольнении — в последний рабочий день.
В каких случаях можно дополнительный отпуск заменить денежной компенсацией
Дополнительный отпуск допускается не предоставлять, а заменить на денежную компенсацию в двух случаях:
- Увольнение сотрудника. При увольнении работодатель обязан оплатить все неиспользованные работником дни отпуска, независимо от их вида и продолжительности.
- Заявление сотрудника. При его наличии позволено компенсировать два вида допотпуска за:
- рабочий день в условиях ненормированности;
- работу в организациях, расположенных в регионах с особым климатом.
Может пригодиться: как заполнять график отпусков
Дополнительные дни отпуска за вредность допускается заменить выплатой при соблюдении следующих условий:
- Если у сотрудника есть дни, превышающие минимальную (7 дней) продолжительность такого отпуска.
- Если в локальных документах (например, в отраслевом соглашении или коллективном договоре) регламентированы порядок и размеры такой замены (часть 3 статьи 126 и статья 117 ТК).
Например: в соответствии с отраслевым соглашением по агропромышленному комплексу на 2024–2026 годы работнику сельскохозяйственного предприятия установлен допотпуск за вредность — 9 календарных дней. Деньгами он получит выплату только за два дня, так как минимальная продолжительность отдыха за работу во вредных условиях составляет 7 дней, которые сотруднику необходимо отгулять в течение года.
Подробнее: можно ли компенсировать дополнительный отпуск за вредные условия труда
Посмотреть формулировки в упомянутом отраслевом соглашении я рекомендую на официальном сайте Минтруда России.
Когда замена дополнительного отпуска денежной компенсацией невозможна
Заменить дополнительные дни отдыха деньгами не получится, если работник относится к одной из категорий (ст. 126 ТК РФ):
- беременные женщины;
- несовершеннолетние работники;
- трудящиеся во вредных (опасных) условиях (кроме случаев, когда период отдыха превышает 7 дней).
Подробнее: когда отпуск нельзя заменить денежной компенсацией
Расчет и выплата денежной компенсации за дополнительные дни отпуска
Для проведения расчета и выплаты за дополнительные дни отпуска понадобятся следующие документы:
- заявление работника с просьбой заменить отдых деньгами;
- приказ о выплате компенсации;
- расчет размера выплаты за неиспользованные дни дополнительного отдыха.
Алгоритм расчета компенсации одинаковый как при увольнении, так и при замене допотпуска и состоит из четырех шагов:
Шаг 1. Определите период для расчета среднего дневного заработка (он составляет последние 12 календарных месяцев).
Шаг 2. Определите средний дневной заработок. Он рассчитывается так же, как и для отпускных (постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).
Шаг 3. Определите количество дней дополнительного отпуска, который будете компенсировать. Если выплата рассчитывается при увольнении, то необходимо рассчитать, сколько дней допотпуска сотрудник не отгулял за все годы работы в компании.
Посчитайте дни, накопленные за всё время работы, по формуле:
продолжительность ежегодного отпуска = (12 * кол-во полных месяцев работы) – кол-во дней использованного отпуска.
Если работник трудился меньше половины месяца, то его не надо брать для расчета.
Шаг 4. Расчет компенсации. Формула для расчета очень простая:
средний дневной заработок * количество дней отдыха.
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно
Исходя из собственного опыта (я работаю в кадровой системе более 20 лет), рекомендую разъяснять сотрудникам до заключения трудового договора особенности замены неиспользованных дней дополнительного отпуска деньгами, включая размер данной выплаты. Многие сотрудники сознательно не используют положенные им дни отдыха (например, за вредность) в надежде получить приличную сумму. Важно сразу предупредить, что работодатель вправе отказать в выплате — это раз, и сумма компенсации может оказаться очень незначительной — это два. Если работник трудится в особых климатических условиях, то там выплаты, напротив, внушительные, и сотрудники сознательно «копят» дни, чтобы получить дополнительные средства при увольнении.
Выплата средств за дополнительные дни отдыха осуществляется в дни, установленные локальными актами работодателя для выплаты заработной платы. Но если бухгалтер решит перечислить денежные средства в межрасчетный период, то ошибки не будет. Документ на выплату (РКО, платежка, ведомость) формируется аналогично другим выплатам.
Если компенсация выплачивается в связи с увольнением, то её необходимо перечислить в последний рабочий день. Отдельный приказ для этого составлять не нужно.
Подробнее: какие выплаты положены при увольнении
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить замену части неиспользованного отпуска денежной компенсацией. Используйте эти инструкции бесплатно.
Часто задаваемые вопросы по теме:
-
Обязан ли работодатель по просьбе сотрудника заменить неиспользованные дни отдыха денежной выплатой?
За работодателем закреплено право, а не обязанность по заявлению работника выплачивать компенсацию за неиспользованные дни отпуска. Обязанность выплатить деньги за неиспользованные дни отдыха возникает только при увольнении сотрудника.
-
Допускается ли замена деньгами дней отдыха сотруднице, которая готовится стать мамой и не успевает отгулять в текущем году дополнительный отпуск?
Замена отдыха денежной компенсацией беременным женщинам не допускается.
-
Какие выплаты включаются в средний заработок при расчете компенсации за неиспользованные дни дополнительного отдыха?
В расчет среднедневного заработка включаются все выплаты, начисленные сотруднику за трудовую деятельность. Социальные выплаты и пособия в средний заработок не входят (п. 2 постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).
