Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (КЭДО или ЭКДО) появился недавно, в конце 2021 года, но интерес к нему уже очень высок среди работодателей. В соответствии с частью 4 статьи 22.1 Трудового кодекса кадровый цифровой обмен осуществляется с помощью информационной системы. Крупнейший разработчик программных продуктов в России предлагает рассмотреть ведение КЭДО в 1С с помощью дополнительного сервиса.
КЭДО в 1С
В 1С ведение кадрового электронного документооборота осуществляется с помощью подключения сервиса «1С: Кабинет сотрудника». Это рабочее место работника, которое обеспечивает электронное взаимодействие его с кадровой службой.
Больше статей и инструкций по КЭДО:
Сервис появился в сентябре 2020 года как антикризисная мера. Возможность удаленного взаимодействия с сотрудниками во время пандемии оказалась как нельзя кстати. Работники из дома могли получить расчетные листки о зарплате, подать заявление на отпуска (ежегодный и за свой счет), заказывать справки. Дальнейшее развитие Кабинет получил вместе с вводом в сервис электронной цифровой подписи для работника и утверждением ЭКДО на законодательном уровне. В конце 2021 года разработчик заявил о том, что сервис позволяет организовать КЭДО в 1С, документооборот с ним становится полноценным и соответствующим требованиям Закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ о КЭДО.
На сегодняшний день к электронному обмену доступны:
- документация, которая создается в 1С (список форм, доступных для КЭДО, увеличивается, см. таблицу);
- произвольные документы, которые загружаются в программу.
Для доступа работника к КЭДО реализовано два способа подключения: приложение для смартфона и web-версия.
Электронная цифровая подпись работника создается в его личном кабинете. Он получает облачную усиленную неквалифицированную подпись (УНЭП) бесплатно. Работодатель покупает усиленную квалифицированную подпись (УКЭП).
Кадровый обмен работает в программах:
- 1С:Бухгалтерия предприятия ред. 3;
- 1С:Зарплата и управление персоналом, ред. 3;
- 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, ред. 3;
- 1С:ERP Управление предприятием 2;
- 1С:ERP. Управление холдингом.
Стоимость сервиса «1С: Кабинет сотрудника» зависит от количества подключенных работников.
|
Количество пользователей 1С:Кабинет сотрудника |
Стоимость в месяц, в руб. |
|---|---|
| 10 | 280 |
| 25 | 700 |
| 50 | 1400 |
| 100 | 2800 |
| 200 | 5200 |
| и т. д | и т. д. |
Организация имеет возможность подключить тестовый период на 45 дней бесплатно без ограничения количества пользователей.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, вправе ли работодатель применять электронный кадровый документооборот (ЭКДО) для взаимодействия с несовершеннолетним работником. Используйте эти инструкции бесплатно.
Настройка КЭДО в 1С
КЭДО в 1С: Бухгалтерия, КЭДО в 1С ЗУП и 1С: ERP настраиваются одинаково.
Шаг 1. Находим в разделе «Зарплата» сервис «1С: Кабинет сотрудника», открываем его и в появившемся окне выполним следующие настройки:
- придумаем название для сервиса организации (электронный адрес для доступа в личные кабинеты сотрудников);
- выберем ответственного и тех, кому необходимо сделать личные кабинеты;
- установим флажок на настройке «Использовать кадровый ЭДО»;
- подключим сервис, нажав соответствующую кнопку.
Шаг 2. Откроем кабинет ответственного, для этого перейдем по адресу, который мы только что сформировали (ссылка придет на электронную почту). При первом входе необходимо пройти регистрацию, придумать пароль.
Шаг 3. Через кабинет ответственного лица настраивается возможность кадрового обмена.
Выберем раздел «Администрирование» и перейдем в настройки, включим возможность использовать КЭДО, что позволит программе сформировать корневой сертификат компании. Он используется для формирования ЭЦП сотрудников.
Далее скачаем и сохраним сертификат.
И затем выполним остальные настройки.
Шаг 4. Закончим настройки в программе 1С, выбрав в разделе «Администрирование» — «Обмен электронными подписями» и установив флажок «Электронные подписи».
Сотрудники выпускают ЭЦП в личном кабинете в своем профиле (меню в нижнем правом углу Кабинета).
Использование КЭДО в сервисе 1С
После выполнения настроек у работника и работодателя появляется общее пространство для работы с возможностью удаленно подписывать документы.
|
Возможности для работодателя (для ведения КЭДО используется раздел «Зарплата и кадры» в 1С) |
Возможности для работников (для ведения КЭДО используют сервис «Кабинет сотрудника») |
|---|---|
|
Подготовить кадровую документацию средствами 1С. Загрузить в программу произвольные документы (например, трудовой договор по форме, принятой в компании, дополнительные соглашения к нему). Отправить созданные электронные документы работнику на подпись. Передать расчетные листки в личные кабинеты сотрудников. Получить электронные заявки от работников на получение справок. Отследить подписи сотрудником документа или расчетного листка. |
Получить бесплатную ЭЦП для использования в сервисе. Подписать документы, полученные от работодателя. Ознакомиться с расчетными листками. Подать заявления на отпуск, на налоговый вычет. Заказать справки (2 НДФЛ, с места работы и др.). Сообщить о своем отсутствии (болезнь или по семейным обстоятельствам и др.). Отследить статус обработки своих заявлений. Получить информацию об остатках дней отпуска. Уведомить работодателя об изменении персональных данных. |
При формировании кадровых документов в разделе «Зарплата и кадры» работодатель подписывает документ для отправки работнику, а тот знакомится с документом и подписывает его.
Все кадровые документы обмена в программе 1С поступают в новый раздел «Документы кадрового ЭДО», где сотрудник отдела кадров отслеживает отправку документов и подписи работников.
Конечно, КЭДО ЗУП, специализированная программа для работы с кадрами, дает наиболее полное представление о сервисе электронного документооборота: большой выбор кадровых документов, особые инструменты (например, возможность составления маршрута документа), но те, кто пользуется 1С: Бухгалтерией и имеет небольшой коллектив, могут настроить кадровый обмен для документов приема на работу, отпусков, переводов и увольнений.
Сервис продолжает развиваться. Так, например, кабинет сотрудника в КЭДО 1С с обновлением на май приобрел возможность получать от работодателя новые формы документации: введены приказы, создаваемые при простое. Для работодателя реализована возможность настроить, какие формы передавать в личные кабинеты, а какие нет. Если нужно, то необходимо добавить соответствующую запись в список «Настройки печатных форм» (раздел Настройка – Сервис).
