Важно
Утверждена новая форма счета‑фактуры и книг покупок-продаж 
Пополнение бизнес-карты происходит путем перечисления на нее безналичных средств или внесения денег через банкомат. Одна из ситуаций, при которой пополняется баланс бизнес-карты, это возврат средств подотчетным лицом либо компанией-партнером (ИП). Расскажу, когда это происходит и как отразить операцию в бухгалтерском и налоговом учете.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- Возврат денег на бизнес‑карту бывает когда сотрудник снял лишние наличные, платёж не дошёл или нужно внести платёж по кредитке.
- Для учёта нужен первичный документ — банковская выписка или квитанция из банкомата, и к ним прикрепляют авансовый отчёт при необходимости.
- В бухучёте операцию отражают проводками на счёт 55, а дальше все зависит от причины возврата и контрагента.
- В налоговом учёте важно, был ли принят НДС к вычету — при возврате его восстанавливают, а прибыль от этого не меняется.
- Если сотрудник гасит свой займ — налога нет при рыночном проценте, иначе возникает выгода и НДФЛ удерживают — 35 % при окончательном погашении.
В каких случаях случается возврат денег на корпоративную карту
Подотчетное лицо вправе снимать наличные деньги с бизнес-карты, которую ему предоставила в пользование компания. Если оно сняло больше наличных денег, то обязано вернуть их путем зачисления через банкомат. Это одна из ситуаций возврата денежных средств. Но бывают и другие варианты:
- Сотрудник снял наличные деньги по ошибке, используя вместо своей личной бизнес-карту.
- Компания произвела предоплату за товары или услуги, воспользовавшись бизнес-картой, но не получила полный спектр услуг, или товары поставлены не в полном объеме.
- Внесение средств для погашения минимального платежа, если бизнес-карта кредитная.
Узнайте, какие покупки можно оплачивать бизнес-картой
В моей практике была ситуация, когда работник, получив во временное пользование бизнес-карту, возвращал на нее сумму займа, который ему ранее предоставил работодатель. Аудиторы при проверке не сделали замечание.
Как учесть возврат на бизнес-карту
При отражении операций по возврату денежных средств на бизнес-карту бухгалтер ориентируется на положения 402-ФЗ от 06.12.2011, что касается бухгалтерского учета, и положения НК РФ — при отражении операций в налоговом учете.
Бухгалтерский учет
Операции возврата денежных средств отражаются на основании первичных документов. По ним бухгалтер определяет экономический смысл операции и подбирает проводки.
Подробнее об этом: какими документами можно подтвердить расходы по бизнес-карте
Ниже показаны типовые варианты в зависимости от сути возврата:
| Хозяйственная операция | Документы | Дебет счета | Кредит счета |
|---|---|---|---|
| Компания — исполнитель услуги вернула часть денег за не полностью оказанную услугу | Акт выполненных работ с расхождениями, выписка (отчет) банка о поступлении средств на бизнес-карту | 55 | 76 |
| Поставщик возвратил средства на бизнес-карту из-за недопоставки товара | Выписка (отчет) банка по бизнес-карте, платежное поручение | 55 | 60 |
| Возвращены средства на корпоративную карту для оплаты минимального платежа | Выписка с расчетного счета, платежное поручение, квитанция из банкомата | 55 | 51 (71) |
| Сотрудник внес деньги в погашение собственного займа перед компанией — работодателем | Квитанция из банкомата, отчет банка | 55 | 73 |
Налоговый учет
Отражение операций по возврату денег на бизнес-карту зависит от применяемой системы налогообложения — точнее, от способа отражения доходов:
- метод начисления;
- кассовый метод.
Если подотчетное лицо возвращает деньги в кассу, то объекта налогообложения не возникает в любом случае, так как снятие средств не отражается в качестве расхода и не уменьшает налогооблагаемую базу.
Когда деньги возвращаются от поставщика, здесь правила таковы:
- если компания приняла НДС к вычету при перечислении аванса, то налог нужно восстановить (проводка Дт 76 (НДС с авансовых, выданных Кт 68.2). НДС с авансов восстанавливается по правилам ст. 170 НК РФ;
- на налог на прибыль факт возврата денег не влияет (ст. 247, 249, 271 НК РФ);
- в УСН на сумму возврата уменьшаются доходы того налогового (отчетного) периода, в котором произведен возврат (ст. 346.17 НК РФ).
Если организация — владелец бизнес-карты — возвращает деньги, чтобы внести оплату минимального платежа, то здесь тоже не наблюдается объекта налогообложения. Сам факт внесения средств не говорит о том, что уплачены проценты банку за пользование кредитными средствами.
Интересная ситуация возникает, если сотрудник вносит деньги на карточку компании в счет погашения займа. Если заем выдан под рыночный процент и у сотрудника не возникает экономической выгоды, то налоговых последствий нет. Если же заем окажется беспроцентный или под льготный процент ниже ключевой ставки — у сотрудника возникает материальная выгода. В этом случае с суммы выгоды удерживается НДФЛ по ставке 35 % (при окончательном погашении займа).
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы оформить авансовый отчет, если оплату подотчетное лицо проводило с корпоративной карты.
Пример: учет возврата на бизнес-карту в программе 1С
Работник имеет возможность внести обратно в организацию деньги, снятые ранее с бизнес-карты и оставшиеся неиспользованными. Для отражения подобной операции в бухгалтерской программе «1С:Бухгалтерия» используется банковская выписка по бизнес-карте.
Например, подотчетное лицо Пэпэтэшина П.П. сняла с бизнес-карты 25 000 рублей для расходов в командировке. Всю сумму она не потратила и возвратила в течение 3 дней деньги на карточку компании в сумме 10 000 рублей.
Для отражения операции в программе «1С:Бухгалтерия» бухгалтер использует документ «Входящее платежное поручение».
Для этого откройте раздел «Банк и касса», перейдите в подраздел «Банковские выписки».
Выберите пункт меню «Поступление». Заполните необходимые поля следующим образом:
- поставьте соответствующую дату операции;
- укажите бухгалтерский счет для бизнес-карты 55 («Специальные счета в банках»);
- введите номер банковского счёта, к которому привязана карта сотрудника;
- выберите вид операции «Возврат от подотчетного лица»;
- впишите сумму возвращенных денег на бизнес-карту;
- установите статью «Возврат подотчетной суммы».
Когда подотчетное лицо возвращает деньги на бизнес-карту через банкомат, операция в программе 1С: Бухгалтерия отражается в поступлении на расчетный счет
Проверьте все поля и проведите документ.
Еще читайте: как вести учет расходов по бизнес-картам в «1С:Бухгалтерия»
