Чеки, накладные, УПД, акты: как подтверждать расходы по бизнес-карте

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Отчитываться по бизнес‑карте должен тот, кому её выдали.
2. К расходам прикладывают чеки, товарные накладные, УПД или акты.
3. Без первичных документов расходы не признают, и сумма может пойти в доход работника с доначислением налогов.
4. При снятии наличных нужен чек банкомата и подтверждение, на что потрачены деньги.
5. Утвердите внутренние правила и ознакомьте сотрудника под роспись, чтобы избежать споров.

Зачем нужно отчитываться о тратах по бизнес-карте

Начну с того, что представлять отчеты по бизнес-карте обязаны сотрудники, которым она выдана. Если предприниматель работает в одиночку, то он сам отчитывается перед собой, перед налоговой и банком.

Читайте:

• какие покупки можно оплачивать бизнес-картами;
• как снять наличные с бизнес-карты ИП и ООО;
• как вести налоговый и бухгалтерский учет расходов по бизнес-карте.

Когда вопрос касается подотчетного лица, то, представляя отчетность по бизнес-картам, он списывает с себя долг перед компанией. Для этой цели предусмотрен авансовый отчет. К нему прилагаются первичные документы, подтверждающие расходы по бизнес-карте. Они фиксируют не только факт расходования средств, но и указывают на характер трат. Если подотчетное лицо к отчету приложит чек на посещение салона красоты, то документ не будет принят бухгалтерией, так как не соответствует производственному назначению расходов.

Компания (ИП) заботится о представлении отчетности по бизнес-картам по трем причинам:

1. Контроль за расходованием средств по бизнес-карте.
2. Возможность учесть в расходах произведенные затраты при расчете налогов.
3. Соблюдение положений 115-ФЗ от 07.08.2001 (ч. 1 ст. 6).

За какие расходы по карте сотрудник должен отчитаться

Деньги на бизнес-карте — это собственность компании. Сотруднику дано право распоряжаться ими в рамках своих должностных обязанностей и отчитываться за произведенные расходы. То есть «подотчетник» представляет авансовый отчет по бизнес-карте в пределах сумм, потраченных с нее. Бухгалтер проверяет документ и исключает из отчета суммы, которые не соответствуют интересам бизнеса. Сотрудник не вправе совершать покупки в свою пользу. Если такие расходы имеют место, то подотчетное лицо возвращает деньги на карту через банкомат.

Ознакомьтесь с правилами работы с подотчетными лицами

Сотрудник должен отчитаться за все траты, связанные с расходами для нужд компании при:

• совершении покупок;
• оплате представительских и командировочных расходов;
• снятии наличных в банкомате;
• оплате работ и услуг.

Для каждого вида расходов с бизнес-карты предусмотрены отдельные виды документов.

Какие документы нужны по тратам по бизнес-карте

Изначально составьте внутренний локальный акт, в котором закрепите положение, что средства на корпоративной карте приравниваются к подотчетным суммам, и утвердите порядок использования бизнес-карт. На основании локального акта принимаются авансовые отчеты с приложенными документами о произведенных тратах.

На оборотной стороне авансового отчета построчно перечисляются документы, подтверждающие расходы по бизнес-карте, приложенные к отчету

При оплате покупок

Если сотрудник совершает покупку с бизнес-карты у оптового продавца, то менеджер либо бухгалтер оформляет накладную и прилагает кассовый чек. Товарная накладная — первичный документ, подтверждающий факт приобретения товара. Она составляется по унифицированной форме ТОРГ-12 либо в виде первичного документа, разработанного продавцом на ее основании. Важно, чтобы в документе присутствовали необходимые реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Федерального закона 402-ФЗ от 06.12.2011.

Может пригодиться: как заполнить товарную накладную ТОРГ-12 и универсальный передаточный документ

Если продавец — плательщик НДС, то дополнительно представляет счет-фактуру либо составляет единый документ — УПД, заменяющий накладную и счет-фактуру.

При приобретении товара в розничном магазине продавец формирует кассовый чек и прилагает товарный. Продавцы при расчете банковской картой обязаны выдавать кассовый чек (абз. 4 п. 2 статьи 5 Федерального закона 54-ФЗ от 22.05.2003)

При снятии наличных

Сам факт снятия наличных средств через банкомат подтверждается чеком, который автоматически выдает банкомат. Но для «подотчетника» остается обязанность подтвердить, куда он эти средства потратил. Например:

• внес оплату поставщику;
• приобрел товар или услугу за наличный расчет.

Если расчет производится с юридическим лицом, то выдается приходный кассовый ордер и кассовый чек. Когда наличными оплачены услуги — представляются акт об оказании услуг и кассовый чек.

Подробнее: какой чек можно использовать для подтверждения расходов

Что делать, если сотрудник документы не представил

Документальное подтверждение доходов требуется как в бухгалтерском, так и налоговом учете. Вы не сможете принять в расходы траты, произведенные с бизнес-карты и не подтвержденные первичными документами. Такой подход исказит данные учета, увеличит размер налогов. Но это еще не все. Налоговики все потраченные сотрудником деньги включат в его личный доход, доначислят НДФЛ и страховые взносы с пенями и штрафами.

Чтобы этого избежать:

• контролируйте сроки сдачи авансовых отчетов;
• потребуйте, чтобы «подотчетник» вернул бизнес-карту вместе с авансовым отчетом;
• произведите удержание из зарплаты, руководствуясь статьей 137 ТК РФ, если часть расходов не признали в учете.